Apa kiat terbaik untuk retensi catatan penggajian?

Persyaratan retensi catatan penggajian sangat bervariasi dari satu yurisdiksi ke yang berikutnya, sehingga pemilik bisnis harus terbiasa dengan undang -undang di daerah mereka.Beberapa dokumen yang mungkin perlu dipertahankan pajak penggajian, tunjangan karyawan, dan catatan jumlah jam yang dikerjakan.Mereka juga harus mempertimbangkan menyimpan salinan digital dan kertas dari catatan penggajian.Jika memungkinkan, dokumen kertas harus disimpan di kabinet bukti kebakaran untuk mencegahnya rusak.

Adalah ide yang baik untuk mengetahui berapa lama catatan penggajian mungkin perlu disimpan.Ini dapat bervariasi dari satu negara ke negara berikutnya, dan biasanya diatur oleh agen pendapatan lokal.Sebagai aturan, sebagian besar catatan perlu disimpan di mana saja dari empat hingga sepuluh tahun setelah transaksi terjadi.

Pemilik bisnis juga harus menentukan catatan penggajian spesifik apa yang perlu disimpan.Beberapa yang penting dapat mencakup dokumen yang membuktikan pajak tertentu ditahan dari upah karyawan.Seorang individu mungkin juga perlu memegang catatan yang menunjukkan berapa banyak dia dibayar dan jumlah jam kerja.Praktik retensi catatan penggajian ini dapat membantu membuktikan bahwa anggota staf dibayar setidaknya upah minimum lokal, jika ada.Ini juga dapat membantu menetapkan kepatuhan terhadap undang -undang pekerja anak, jika berlaku.

Pilihan retensi catatan penggajian lainnya dapat mencakup upah lembur, tunjangan karyawan, pembayaran liburan, atau pembayaran sakit.Jika bisnis berkontribusi pada dana pensiun atau membayar bagian dari premi asuransi karyawannya, dokumentasi ini juga harus disimpan.Jika karyawan dibayar atas komisi, seorang pengawas mungkin perlu menyimpan laporan penjualan perusahaan juga.

Salinan catatan digital dan kertas harus disimpan.Ini agar ada file cadangan jika satu set catatan dihancurkan.Catatan digital harus disimpan pada perangkat penyimpanan yang dapat dilepas, seperti hard drive, disk, atau flash drive, selain memilikinya di hard drive komputer.Salinan kertas harus dikunci di kabinet tahan api yang terletak di daerah yang tidak rentan terhadap banjir, karena ini dapat membantu memastikan keamanan dokumen -dokumen ini.

Retensi catatan penggajian dapat menjadi bagian penting dari operasi reguler dari bisnis apa pun.Melakukan hal itu biasanya mudah jika pekerjaan ini disimpan secara teratur.Menyimpan dokumen secara tertib dan untuk jumlah waktu yang diperlukan dapat menghemat banyak sakit hati jika terjadi audit atau penjualan bisnis.