Những lời khuyên tốt nhất để duy trì hồ sơ biên chế là gì?

Các yêu cầu lưu giữ hồ sơ biên chế khác nhau rất nhiều từ quyền tài phán này sang quyền tài phán tiếp theo, vì vậy chủ doanh nghiệp nên làm quen với luật pháp trong khu vực của họ.Một số tài liệu có thể cần được giữ lại liên quan đến thuế biên chế, lợi ích nhân viên và hồ sơ về số giờ làm việc.Họ cũng nên xem xét giữ cả bản sao kỹ thuật số và giấy của hồ sơ bảng lương.Nếu có thể, các tài liệu giấy nên được lưu trữ trong tủ chống cháy để ngăn chúng bị hư hại.

Nên tìm hiểu hồ sơ biên chế có thể cần phải được lưu giữ bao lâu.Điều này có thể thay đổi từ quốc gia này sang quốc gia khác, và thường được điều chỉnh bởi các cơ quan doanh thu địa phương.Theo quy định, hầu hết các hồ sơ cần được giữ lại ở bất cứ đâu từ bốn đến mười năm sau khi các giao dịch đã xảy ra. Chủ sở hữu doanh nghiệp cũng nên xác định hồ sơ biên chế cụ thể nào cần được lưu giữ.Một số người quan trọng có thể bao gồm các tài liệu chứng minh một số loại thuế đã được giữ lại từ tiền lương của nhân viên.Một cá nhân cũng có thể cần phải giữ các hồ sơ cho thấy anh ta đã được trả bao nhiêu và số giờ làm việc.Thực hành lưu giữ hồ sơ biên chế này có thể giúp chứng minh các nhân viên được trả ít nhất mức lương tối thiểu địa phương, nếu có.Nó cũng có thể giúp thiết lập việc tuân thủ luật lao động trẻ em, nếu có.Nếu doanh nghiệp đóng góp cho một quỹ hưu trí hoặc trả một phần phí bảo hiểm nhân viên của mình, tài liệu về việc này cũng nên được lưu.Nếu nhân viên được thanh toán theo hoa hồng, người giám sát cũng có thể cần lưu lại các báo cáo bán hàng của Companys. Cả hai bản sao kỹ thuật số và giấy của hồ sơ nên được lưu giữ.Điều này là để có một tệp sao lưu trong trường hợp một bộ hồ sơ bị phá hủy.Các bản ghi kỹ thuật số nên được lưu giữ trên các thiết bị lưu trữ có thể tháo rời, chẳng hạn như ổ cứng, đĩa hoặc ổ đĩa flash, ngoài việc có chúng trên ổ cứng máy tính.Các bản sao giấy nên được khóa trong tủ chống cháy nằm trong khu vực không dễ bị ngập lụt, vì điều này có thể giúp đảm bảo sự an toàn của các tài liệu này. Việc lưu giữ hồ sơ biên chế có thể là một phần quan trọng trong hoạt động thường xuyên của bất kỳ doanh nghiệp nào.Làm như vậy thường dễ dàng nếu công việc được theo kịp một cách thường xuyên.Tiết kiệm tài liệu một cách có trật tự và trong khoảng thời gian cần thiết có thể tiết kiệm cho người quản lý rất nhiều nỗi đau trong trường hợp kiểm toán hoặc bán doanh nghiệp.