Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι υποστήριξης του διοικητικού βοηθού;

Τα μέλη του προσωπικού υποστήριξης του διοικητικού βοηθού διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο σε πολλές εταιρείες, παρέχοντας διοικητική και γραφική υποστήριξη.Αυτοί οι επαγγελματίες εργαζόμενοι εκτελούν σε όλους τους τύπους περιβάλλοντος γραφείου από δικηγορικά γραφεία σε ιατρικά γραφεία.Οι εκπαιδευμένοι βοηθοί είναι γνώστες στις διαδικασίες γραφείου και έχουν ισχυρές επιχειρηματικές και υπολογιστικές δεξιότητες.

Οι δικηγορικές εταιρείες χρησιμοποιούν μεγάλο αριθμό μελών υποστήριξης του διοικητικού βοηθού για να χειρίζονται εργασίες όπως η μεταγραφή και η ρύθμιση αρχείων περιπτώσεων.Οι νομικοί βοηθοί σχεδιάζουν αλληλογραφία στο αίτημα του δικηγόρου και μιλούν σε ρυθμιστές σχετικά με το καθεστώς των απαιτήσεων.Οι βοηθοί προγραμματίζουν επίσης ραντεβού για τον πληρεξούσιο, συμπεριλαμβανομένων διαμεσολάβων και καταθέσεων.Οι μεγάλες δικηγορικές εταιρείες έχουν γενικά ομάδες που υποστηρίζουν τομείς δικαίου και αποτελούνται από τον πληρεξούσιο, τον Paralegal και τον νομικό βοηθό.

Οι γιατροί διαθέτουν προσωπικό διοικητικής υποστήριξης για να βοηθήσουν το μπροστινό γραφείο και το ιατρικό προσωπικό.Οι ιατρικοί βοηθοί χαιρετούν τους ασθενείς, προγραμματίζουν ραντεβού και θέτουν πληροφορίες ασθενών σε διαγράμματα.Μερικοί ιατρικοί βοηθοί εκτελούν προηγμένες εργασίες, συμπεριλαμβανομένης της συνοπτικής ιατρικής εγγραφής και της προετοιμασίας των προϋπολογισμών γραφείων.

Οι επιστήμονες έχουν προσωπικό υποστήριξης σε εργαστήρια που εργάζονται ως βοηθοί έρευνας.Ο διοικητικός βοηθός σε επιστημονικό περιβάλλον ερευνά πληροφορίες και προετοιμάζει τις ημερήσιες διατάξεις.Το προσωπικό διοικητικής υποστήριξης λαμβάνει ερευνητικές σημειώσεις και παρακολουθεί τις προθεσμίες του έργου.Άλλα καθήκοντα περιλαμβάνουν γραφικά καθήκοντα, όπως το άνοιγμα της αλληλογραφίας και της αγοράς εργαστηρίων.

Τα ανώτερα στελέχη, όπως ο πρόεδρος της εταιρείας, έχουν συνήθως διοικητικούς βοηθούς που εργάζονται απευθείας γι 'αυτούς.Ο Βοηθός προγραμματίζει συναντήσεις πελατών καθώς και ταξιδιωτικά σχέδια για την εκτελεστική εξουσία.Ορισμένα από τα καθήκοντα εργασίας αυτός ο βοηθός θα περιλαμβάνει τη σύνταξη επιστολών, τη διαχείριση τιμολογίων και την προετοιμασία αναφορών.Σε ορισμένες εταιρείες, ο διοικητικός βοηθός θα βοηθήσει επίσης τους διαχειριστές των τμημάτων καθώς και τα στελέχη.

Οι εταιρείες ακινήτων χρησιμοποιούν τη διοικητική υποστήριξη βοηθού για να προγραμματίσουν εμφανίσεις για σπίτια και να καταγράψουν σπίτια προς πώληση.Οι βοηθοί ακινήτων έχουν συνήθως ένα υπόβαθρο στην προετοιμασία εγγράφων ακινήτων και εμπειρίας μάρκετινγκ.Ορισμένοι οργανισμοί απαιτούν από το προσωπικό υποστήριξης να έχει άδεια ακίνητης περιουσίας για να εργαστεί στον οργανισμό.Οι δεξιότητες γραφικού σχεδιασμού είναι ένα πλεονέκτημα για αυτή τη θέση, καθώς τα μέλη της διοικητικής υποστήριξης ακινήτων προετοιμάζουν φυλλάδια και φυλλάδια για πράκτορες.

Οι περισσότεροι επαγγελματίες υποστήριξης διοικητικών βοηθών έχουν τουλάχιστον ένα δίπλωμα γυμνασίου καθώς και μαθήματα στη λογιστική, τη διαχείριση των μαθηματικών και των γραφείων.Μερικοί βοηθοί έχουν επίσης πιστοποίηση στις γραμματειακές επιστήμες.Τα άτομα που επιθυμούν να εργαστούν ως ειδικός υποστήριξης του διοικητικού βοηθού θα πρέπει να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν μια ποικιλία προγραμμάτων λογισμικού υπολογιστών και να είναι σε θέση να είναι πολλαπλές εργασίες.Τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας που απαιτούνται σε αυτή τη θέση είναι η δυνατότητα να μάθουν γρήγορα και να λειτουργούν καλά υπό πίεση.