Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τρόποι για να λάβετε απογραφή;

Η λήψη αποθέματος αποτελεί μέρος της βασικής διαδικασίας υπεύθυνης διαχείρισης και ελέγχου των επιχειρήσεων.Με την περιοδική διεξαγωγή φυσικής καταμέτρησης, είναι δυνατόν να διασφαλιστεί ότι όλα τα σχετικά στοιχεία λογοδοτούνται σωστά και ότι τα τρέχοντα έγγραφα που σχετίζονται με την αξία του αποθέματος είναι ακριβή.Ακολουθούν μερικοί από τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους οι εταιρείες έχουν διαχειριστεί αυτό το είδος ελέγχου υλικών κατά τη διάρκεια των ετών.

Μια προσέγγιση που έχει τιμηθεί με το χρόνο για να πάρει το απόθεμα είναι γνωστή ως αριθμός κύκλου.Χρησιμοποιείται για πολλά χρόνια σε κλωστοϋφαντουργικά φυτά, αυτή η προσέγγιση απαιτούσε τη διεξαγωγή τακτικών φυσικών αποθεμάτων ενός τμήματος των υλικών που αποθηκεύονται στα καταστήματα εφοδιασμού σε επίπεδο φυτών.Πολλές εταιρείες κλωστοϋφαντουργίας διαχειρίζονται τις προμήθειές τους χρησιμοποιώντας αυτό που είναι γνωστό ως κώδικες υλικών, κάτι που είναι απλά ένας εύκολος τρόπος να κατηγοριοποιηθούν διάφορα εξαρτήματα και υλικά που σχετίζονται με τη λειτουργία ενός συγκεκριμένου τμήματος στο εργοστάσιο.

Ένας τυπικός αριθμός κύκλων θα προσδιορίσει έναν περιορισμένο αριθμό κωδικών υλικών για την απογραφή κάθε ημερολογιακό μήνα.Οι επιλεγμένοι κώδικες υλικού θα υπόκεινται σε φυσική καταμέτρηση, με κάθε μονάδα κάθε στοιχείου που αναφέρεται κάτω από αυτούς τους κωδικούς που υπολογίζονται φυσικά.Το αποτέλεσμα του αριθμού κύκλων συγκρίνεται με τα αρχεία που διατηρούνται από τις αποδείξεις και τα ζητήματα αυτών των αντικειμένων και οι διαφορές μεταξύ των δύο σημειώνονται και συμφιλιώνουν.Οι μετρήσεις κύκλου είναι συνήθως δομημένες ώστε να επιτρέπουν σε ολόκληρο το απόθεμα να υπολογίζεται φυσικά κατά τη διάρκεια του έτους και μπορεί συχνά να κάνει πολύ πιο εύκολη τη διαδικασία της ετήσιας συμφιλίωσης πλήρους καταστημάτων.

Χάρη στη χρήση του σύγχρονου λογισμικού, είναι επίσης δυνατή η γρήγορη απογραφή μιας επιλεγμένης ομάδας αντικειμένων με μεγάλη ευκολία.Για παράδειγμα, η δημιουργία εκτύπωσης του ποσού των προμηθειών γραφείου που πρέπει να είναι σε ετοιμότητα είναι πολύ απλή.Η τυπωμένη αναφορά θα αντικατοπτρίζει πόσο από κάθε στοιχείο θα πρέπει να αναμένει το ζήτημα σε ένα συγκεκριμένο τμήμα, από την ημερομηνία που τραβήχτηκε η αναφορά.Αυτή η προσέγγιση απαιτεί να καταγράφονται όλες οι αποδείξεις και τα ζητήματα στη βάση δεδομένων πριν από την παραγωγή της αναφοράς.Διαφορετικά, ο αριθμός θα είναι απενεργοποιημένος.

Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μια διαδικασία που εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη χρήση του FIFO και του LIFO.Ακρωνύμια για το Πρώτα στο τελευταίο , και Τελευταία στην πρώτη αντίστοιχα, αυτός ο τύπος διαχείρισης αποθεμάτων βασίζεται σε ακρίβεια καταγεγραμμένη όταν φτάνουν τα αντικείμενα και όταν εκταμιεύονται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα της εταιρείας.Με αυτήν την προσέγγιση, οι υπόλοιπες μονάδες ενός δεδομένου αντικειμένου ελέγχονται φυσικά μετά τις αποδείξεις και τα ζητήματα της ημέρας έχουν εισαχθεί στη βάση δεδομένων της αλυσίδας εφοδιασμού.Αυτή η διαδικασία συχνά επιτρέπει στις μικρές επιχειρήσεις που πρέπει να διατηρούν τα αποθέματα στο ελάχιστο για φορολογικούς σκοπούς να γνωρίζουν πάντα ακριβώς τι έχουν στο χέρι και να αναλάβουν δράση εάν δεν μπορεί να ληφθεί υπόψη ένα σημαντικό ποσό ενός συγκεκριμένου στοιχείου.

Οι διαδικασίες απογραφής μπορούν να είναι πολύ περίπλοκες ή πολύ απλές, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας.Επιλέγοντας τον σωστό τύπο συστήματος και λογισμικού παρακολούθησης και είναι επιμελής σε μονάδες φυσικής καταμέτρησης σε τακτική βάση, είναι δυνατόν να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία των υλικών διατηρούνται ακριβείς ανά πάσα στιγμή.Αυτό καθιστά την αποτίμηση όλων των τύπων αποθεμάτων, που κυμαίνονται από τις πρώτες ύλες έως τα τελικά προϊόντα, πολύ πιο εύκολη από ό, τι θα ήταν διαφορετικά.