Ποια είναι τα βήματα για τη συμφιλίωση των μικρών μετρητών;

Το Petty Cash είναι ένα μικρό χρηματικό ποσό που μια εταιρεία θα διατηρεί για άδειες δαπάνες.Η συμφιλίωση με τα μετρητά είναι η διαδικασία εξέτασης των αποδείξεων για μικρά μετρητά και ταιριάζουν με το σύνολο του αρχικού ποσού μετρητών.Τα βήματα περιλαμβάνουν συχνά την αναθεώρηση μεμονωμένων αιτήσεων μικρών μετρητών, την ανάλυση των αποδείξεων για τα χρήματα που δαπανώνται, την εξισορρόπηση των μετρητών, την απόσπαση των καταχωρήσεων του περιοδικού και την αναπλήρωση των χρημάτων.Το λογιστικό τμήμα συνήθως χειρίζεται αυτά τα καθήκοντα, αν και οι μικρές εταιρείες μπορούν να βασίζονται σε ιδιοκτήτες ή γραμματέα.

Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν ένα μικρό έγγραφο ή αίτημα για μικρά μετρητά.Αυτό ενδέχεται να χρειαστεί εξουσιοδότηση διαχειριστή, ώστε η εταιρεία να αποφεύγει να δίνει χρήματα για λόγους μη επιχειρήσεων.Αυτό βοηθά επίσης τους λογιστές να παρακολουθήσουν ποιος έχει μικρά κεφάλαια σε μετρητά και παρακολουθεί με αυτά τα άτομα για να εξασφαλίσει ότι τα χρήματα δεν κλέβονται από τον εργαζόμενο.Το αίτημα Petty Cash θα επιστρέψει επίσης στον λογιστή μαζί με την απόρριψη μετρητών και την απόδειξη αγοράς για τη συμφιλίωση των μικρών μετρητών.

Οι λογιστές πρέπει να αναλύσουν προσεκτικά τις αποδείξεις όταν περνούν από τη συμφιλίωση των μικρών μετρητών.Αυτό επιτρέπει στους λογιστές να ανακαλύψουν εάν τα χρήματα δαπανήθηκαν ακατάλληλα ή ότι τα αγαθά που αγοράστηκαν δεν χρειάστηκαν από την εταιρεία.Η βασική διαδικασία για τη συμφιλίωση των μεμονωμένων αποδείξεων είναι να ταιριάζει με την αρχική αίτηση για κεφάλαια στα μετρητά και την παραλαβή των υπολειμμάτων.Μόλις ολοκληρωθεί, ο λογιστής θα συμβιβάσει στη συνέχεια ολόκληρα τα μικρά κεφάλαια μετρητών.

Η συμφιλίωση των μικρών μετρητών περιλαμβάνει τη λήψη του αρχικού ισοζυγίου του μικρού κιβωτίου και την αφαίρεση των συνολικών δαπανών που βασίζονται στις επιστρεφόμενες αποδείξεις.Ο λογιστής μπορεί στη συνέχεια να προσθέσει τα μετρητά στο πλαίσιο και να το συγκρίνει με το υπολογιζόμενο σχήμα.Εάν τα στοιχεία ταιριάζουν, η συμφιλίωση των μικρών μετρητών είναι πλήρης.Οι διαφορές μπορεί να απαιτούν από τον λογιστή να βρει το σφάλμα και να ανακαλύψει εάν τα μετρητά είναι υψηλότερα ή χαμηλότερα από το υπολογιζόμενο σχήμα.Οι εταιρείες ενδέχεται να μην βλέπουν αυτές τις διαφορές ως υλικό, με αποτέλεσμα μια ελλιπής συμφιλίωση.

Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία αντιστοίχισης παραλαβής, ο λογιστής θα δημιουργήσει μια καταχώρηση περιοδικών για να δημοσιεύσει τις δαπάνες στο λογιστικό βιβλίο.Οι μεγάλοι οργανισμοί μπορούν να δημοσιεύσουν το ποσό σε λογαριασμό διάφορων εξόδων.Οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να επιθυμούν να διαχωρίσουν αυτές τις δαπάνες, ώστε να μην έχουν μεγάλους λογαριασμούς διαφόρων εξόδων.Μόλις δημοσιεύσει, ο λογιστής θα υποβάλει αίτηση για την ανανέωση των μικρών κεφαλαίων μετρητών.Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την αποστολή αίτησης επιταγής στο Τμήμα πληρωτέων λογαριασμών, ζητώντας εξουσιοδότηση από τον ιδιοκτήτη ή τον διευθυντή και την εξαργύρωση της επιταγής στην τράπεζα της εταιρείας.Τα κεφάλαια θα μεταβούν στη συνέχεια στο κουτί ταμειακής χρήσης.