Τι είναι το back office;

Το back office είναι ένας συλλογικός όρος που αναφέρεται στο τμήμα μιας επιχειρηματικής επιχείρησης που επικεντρώνεται στον χειρισμό των απαιτούμενων καθηκόντων για τη διατήρηση μιας επιχείρησης.Αυτή η ονομασία προέρχεται από την παράδοση της στέγασης αυτών των λειτουργιών στο πίσω μέρος μιας επιχειρηματικής εγκατάστασης, μακριά από το ευρύ κοινό.Μια ρύθμιση αυτού του τύπου ήταν κάποτε πολύ συνηθισμένη με όλους τους τύπους επιχειρήσεων και εξακολουθεί να ισχύει για τη διάταξη πολλών διαφορετικών τύπων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, όπως καταστήματα λιανικής πώλησης και άλλοι χώροι όπου οι πελάτες είναι πιθανό να επισκεφθούν τις εγκαταστάσεις.

Η παραδοσιακή ρύθμισηΓια έναν τόπο επιχειρηματικής δραστηριότητας ζήτησε τρεις διαφορετικές περιοχές στη γενική αρχιτεκτονική των επιχειρήσεων.Πρώτον, το μπροστινό γραφείο παρείχε μια περιοχή όπου οι πελάτες θα μπορούσαν να αλληλεπιδρούν με το προσωπικό πωλήσεων και άλλους.Το μεσαίο γραφείο ήταν συχνά ο χώρος των γραφικών και διοικητικών λειτουργιών, καθώς και η περιοχή όπου οι αξιωματικοί της εταιρείας έχουν χώρο γραφείων.Ένα back office στεγάζει λειτουργίες που βοηθούν να διατηρηθούν τα άλλα δύο τμήματα σε τέλεια κατάσταση λειτουργίας, καθιστώντας ουσιαστικά την καρδιά της επιχειρηματικής διαδικασίας.Δομή εταιρείας.Το τμήμα λογιστικής αποτελεί μέρος αυτής της ομάδας και είναι υπεύθυνο για την ακριβή καταγραφή των χρηματοπιστωτικών συναλλαγών που πραγματοποιούνται ως η συνεχιζόμενη λειτουργία της επιχείρησης.Μεταξύ των πολλών λειτουργιών που χειρίζεται αυτό το τμήμα, το προσωπικό που εργάζεται σε αυτόν τον τομέα θα χειριστεί θέματα όπως η διασφάλιση ότι οι μισθοδοσίες προετοιμάζονται έγκαιρα, οι πληρωμές στους πωλητές γίνονται σε τακτική βάση και ότι οι πληρωμές που λαμβάνονται από τους πελάτες είναι με ακρίβεια δημοσιεύονται σε κάθε έναλογαριασμός πελάτη.

Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της Εταιρείας είναι επίσης μέρος της δομής του Back Office.Ο τομέας αυτός είναι υπεύθυνος για τη συνεργασία με τους διαχειριστές για την εξασφάλιση υπαλλήλων για ανοικτές θέσεις, την ανάπτυξη και την επίβλεψη της σχέσης μεταξύ της εταιρείας και κάθε εργαζομένου, δημιουργεί διαδικασίες πρόσληψης, πειθαρχικών και τερματισμού και παρεμβαίνει όταν υπάρχει πρόβλημα μεταξύ οποιωνδήποτε δύο υπαλλήλων της επιχείρησης.Οι προσπάθειες του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν άμεσο αντίκτυπο τόσο στο μεσαίο όσο και στο μπροστινό γραφείο, καθώς και στο προσωπικό που προσωπικό αυτών των περιοχών.

Μια πιο πρόσφατη προσθήκη στο back office είναι το Τμήμα Πληροφορικής.Αυτή η περιοχή είναι συχνά υπεύθυνη για οποιοδήποτε είδος ηλεκτρονικού δικτύου που λειτουργεί μέσα στην εταιρεία, καθώς και για τη διαχείριση τηλεπικοινωνιακών λειτουργιών για την επιχείρηση.Ένα τμήμα πληροφορικής ασχολείται επίσης συχνά με την επιλογή και την εγκατάσταση διαφόρων τύπων εξοπλισμού επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων υπολογιστών, τηλεφωνικών συστημάτων και άλλου εξοπλισμού που σχετίζεται με τη διαδικασία επικοινωνίας.

Ο χαρακτηρισμός ενός back office δεν σημαίνει ότι οι λειτουργίες που διαχειρίζονται σε αυτόν τον τομέα έχουν ελάχιστη σημασία για την ευημερία της εταιρείας.Στην πραγματικότητα, οι λειτουργίες back office καθιστούν δυνατή τη σωστή λειτουργία των υπόλοιπων στοιχείων της επιχείρησης.Για το λόγο αυτό, πολλές επιχειρήσεις θεωρούν το back office για να είναι πραγματικά το επιχειρησιακό θεμέλιο της εταιρείας και να προχωρήσουν σε μεγάλο βαθμό για να βεβαιωθούν ότι λειτουργεί με μέγιστη απόδοση.