Τι είναι η απόδειξη επιχείρησης;

Μια απόδειξη επιχείρησης είναι ένα αρχείο συναλλαγής.Τις περισσότερες φορές, τεκμηριώνει μια πώληση, αλλά μια επιχείρηση μπορεί να εκδώσει μια απόδειξη για οτιδήποτε θέλει να αποδείξει ότι έλαβε ή διαχειρίζεται, όπως δωρεά αγαθών, ώρες εργασίας ή συμμετοχή.Οι επιχειρήσεις δημιουργούν αποδείξεις για να συμμορφωθούν με τους νόμους περί προστασίας των καταναλωτών και να καθορίζουν αρχεία για φορολογικούς σκοπούς.Όσο μια απόδειξη παρουσιάζει ορισμένες βασικές πληροφορίες, μπορεί να χρησιμοποιήσει σχεδόν οποιαδήποτε μορφή.Συνήθως, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα χαρτιά που παράγονται από υπολογιστή ως αποδείξεις στις λιανικές πωλήσεις και τα τιμολόγια σε συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων.

Ο πιο συνηθισμένος τύπος επιχειρηματικής απόδειξης είναι το αρχείο που εκδίδεται για λιανική πώληση.Οι περισσότερες δικαιοδοσίες απαιτούν από τις επιχειρήσεις να παρέχουν αποδείξεις στους πελάτες εάν η πώληση είναι κάτι περισσότερο από ένα συγκεκριμένο όριο.Οι αποδείξεις παρέχουν στους πελάτες την απόδειξη της συναλλαγής και αποδεικνύουν στις φορολογικές αρχές ότι η επιχείρηση παρακολουθεί τις πωλήσεις για φορολογικούς σκοπούς.Μια τυπική απόδειξη υποδεικνύει την ημέρα και την ώρα της συναλλαγής, τα αντικείμενα που πωλούνται ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες, την τιμή, τις εκπτώσεις, το ποσό του εφαρμοσμένου φόρου και τον τρόπο πληρωμής.Με τον πολλαπλασιασμό των μηχανογραφικών ταμειακών καταλόγων και των μεθόδων ηλεκτρονικής πληρωμής, οι περισσότεροι λιανοπωλητές διαθέτουν ένα σύστημα πώλησης που δημιουργεί αυτόματα ένα τυπωμένο αρχείο ως μέρος της συναλλαγής.

Οι επιχειρήσεις που αγοράζουν από άλλες επιχειρήσεις συνήθως ολοκληρώνουν τη συναλλαγή χρησιμοποιώντας μια εντολή αγοράς και ένα τιμολόγιο.Το τιμολόγιο απαριθμεί τα στοιχεία που πρόκειται να πωληθούν και διαθέτει μια γραμμή υπογραφής όπου ο αγοραστής υποδεικνύει ότι τα προϊόντα παραλήφθηκαν σε καλή κατάσταση.Παρόλο που το τιμολόγιο διαφέρει σε μορφή από το αρχείο λιανικής πώλησης, είναι εξίσου έγκυρο ως επίσημη απόδειξη επιχειρήσεων.

Σε ορισμένες καταστάσεις, μια επιχείρηση παράγει αποδείξεις για συναλλαγές που δεν είναι τόσο στάνταρ όσο μια πώληση.Η παραλαβή της επιχείρησης σε αυτές τις περιπτώσεις είναι πιθανότατα μια μορφή που συμπληρώνεται με το χέρι με τις πληροφορίες που είναι ιδιαίτερα για το γεγονός.Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που λαμβάνει δωρεά αγαθών μπορεί να εκδώσει μια απόδειξη στον δωρητή για φορολογικούς σκοπούς.Συχνά, αυτή η απόδειξη συμπληρώνεται με το χέρι με τις λεπτομέρειες της δωρεάς, καθώς τα αγαθά επιθεωρούνται μετά τη μεταφορά.

Παραδοσιακά, μια απόδειξη επιχειρήσεων είναι ένα φυσικό κομμάτι χαρτί που ανταλλάσσεται μεταξύ των μερών.Με τη διάδοση του Διαδικτύου, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του κινητού υπολογιστών, οι επιχειρήσεις έχουν αναπτύξει νεότερους τρόπους για να παρέχουν στους πελάτες τα αρχεία των συναλλαγών.Ορισμένες επιχειρήσεις προσφέρουν σε αποδείξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες ή μεταφέρουν τις πληροφορίες ηλεκτρονικά χρησιμοποιώντας εφαρμογές κινητού τηλεφώνου.Αυτές οι νεότερες μέθοδοι έχουν αλλάξει τη φύση της απόδειξης της επιχείρησης κατά την εξοικονόμηση πόρων στη διαδικασία.