Τι είναι το τηλεφωνικό γραφείο;

Ένα πίσω γραφείο τηλεφωνικού κέντρου είναι το τμήμα ενός τηλεφωνικού κέντρου που αφιερώνεται σε διάφορους τύπους διοικητικών, υποστήριξης και γραφικών δραστηριοτήτων που είναι απαραίτητες για τη λειτουργία της επιχείρησης.Όπως και κάθε περιβάλλον back office, ο τομέας μιας επιχείρησης τηλεφωνικού κέντρου θα αντιμετωπίσει ζητήματα όπως η διατήρηση των αρχείων της εταιρείας, η διαχείριση λογαριασμών υποχρεώσεων και απαιτήσεων που σχετίζονται με τη λειτουργία και ακόμη και τη διαχείριση βασικών γραφείων που βοηθούν στην προώθηση της επικοινωνίας μεταξύτα τμήματα και με τους πελάτες.Όταν η λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου περιλαμβάνει τη λήψη παραγγελιών από πελάτες, το back office του τηλεφωνικού κέντρου συνήθως θα χειρίζεται επίσης τις εργασίες που σχετίζονται με την εκπλήρωση των παραγγελιών.

Οι περισσότερες από τις λειτουργίες που σχετίζονται με ένα back office του τηλεφωνικού κέντρου είναι οι ίδιες με οποιονδήποτε άλλο τύπο επιχειρηματικής επιχείρησης.Ένα καλό παράδειγμα αυτών των λειτουργιών έχει να κάνει με τη λογιστική διαδικασία.Αυτό το μέρος ενός γραφείου θα περιλαμβάνει ένα λογιστικό τμήμα που κατηγορείται για τη διαχείριση των υποχρεώσεων και των απαιτήσεων της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας και της έκδοσης τιμολογίων στους πελάτες και την παραλαβή των πληρωμών σε αυτούς τους πελάτες.Ανάλογα με τον τύπο του εμπλεκόμενου τηλεφωνικού κέντρου, η λογιστική προσπάθεια μπορεί να επικεντρωθεί στην προετοιμασία και την αποστολή τιμολογίων σε άλλες εταιρείες που αναθέτουν σε τρίτους ορισμένες λειτουργίες στο τηλεφωνικό κέντρο ή συνεργάζονται με το λογιστικό τμήμα για την επιχείρηση που κατέχει και εκμεταλλεύεται το τηλεφωνικό κέντρο για τη δική τουεσωτερικοί σκοποί.

Δεν είναι ασυνήθιστο για ένα back office του τηλεφωνικού κέντρου που λειτουργεί αποκλειστικά προς όφελος μιας συγκεκριμένης εταιρείας να συμμετέχει επίσης στη διαδικασία εκπλήρωσης της τάξης.Εδώ, το τηλεφωνικό κέντρο λαμβάνει μια παραγγελία και το προωθεί στο κέντρο εκπλήρωσης.Από εκεί, τα προϊόντα προετοιμάζονται για παράδοση στον πελάτη, συμπεριλαμβανομένης της συσκευασίας των αντικειμένων και του προγραμματισμού της αποστολής με υπηρεσία ταχυμεταφορών ή άλλου τύπου αποστολής.Στη συνέχεια, οι λεπτομέρειες διαβιβάζονται στο λογιστικό τμήμα, το οποίο μπορεί να χρεώσει για την παραγγελία συν την αποστολή εγκαίρως.

Το ακριβές φάσμα των λειτουργιών που χειρίζεται ένα back office του τηλεφωνικού κέντρου θα εξαρτηθεί από τη φύση της εμπλεκόμενης επιχείρησης καθώς και τον τρόπο με τον οποίο είναι δομημένη αυτή η εταιρεία.Ως επί το πλείστον, οποιοσδήποτε τύπος διοικητικής δραστηριότητας και δραστηριότητας υποστήριξης που διεξάγεται από το κέντρο θα θεωρηθεί ως λειτουργία back office.Όταν κάποια από αυτές τις λειτουργίες διαταράσσονται για οποιονδήποτε λόγο, η επίδραση στις επιχειρήσεις του μεσαίου και του μπροστινού γραφείου του τηλεφωνικού κέντρου μπορεί να επηρεαστεί σημαντικά, προκαλώντας μεγάλη δυσκολία για τη λειτουργία στο σύνολό της.