Τι είναι ένα τμήμα προμηθειών;

Ένα τμήμα προμηθειών είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση της αγοράς αγορών για τον οργανισμό.Υπάρχουν δύο τύποι υπηρεσιών αγορών ή προμηθειών: συγκεντρωτικά και αποκεντρωμένα.Σε ένα κεντρικό μοντέλο, όλα τα αιτήματα για υλικά ή αγαθά είναι επικεντρωμένα σε αυτό το τμήμα.Σε ένα αποκεντρωμένο μοντέλο, τα μεμονωμένα τμήματα μπορούν να επεξεργαστούν τις δικές τους αγορές.

Ανεξάρτητα από το οργανωτικό μοντέλο που χρησιμοποιείται, η δραστηριότητα των προμηθειών υπόκειται σε περισσότερη εξέταση και αναθεώρηση από οποιαδήποτε άλλη διαδικασία.Η χρήση πόρων της εταιρείας για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών πρέπει να βασίζεται στην τήρηση συγκεκριμένων πολιτικών και διαδικασιών για τη μείωση της πιθανότητας απάτης ή κλοπής.Συνήθως, ο τύπος δραστηριότητας παρακολουθείται από το τμήμα λογιστικής και τον εσωτερικό έλεγχο.

Σε ένα τμήμα προμηθειών, ο Διευθυντής είναι υπεύθυνος για τον στρατηγικό σχεδιασμό, την ανάπτυξη πολιτικής και την παροχή συμβουλών σε ανώτατα στελέχη.Οι περισσότεροι οργανισμοί διαθέτουν υπεύθυνες προμηθειών που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση της αίτησης για διαδικασία προτάσεων, προσφορών προσφορών και άλλων σχετικών διαδικασιών.Η πιο κατώτερη θέση σε ένα τμήμα προμηθειών είναι ο αγοραστής.Ένας αγοραστής είναι συνήθως υπεύθυνος για ένα συγκεκριμένο εμπόρευμα ή τύπο προϊόντος.Αυτός ή αυτή εκδίδει τις απαιτήσεις και τις παραγγελίες αγοράς σε εγκεκριμένους προμηθευτές, με βάση τις εσωτερικές ανάγκες.

Ο κύριος σκοπός ενός τμήματος προμηθειών είναι η διαχείριση της διαδικασίας που χρησιμοποιείται για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών από τον οργανισμό.Ο προχωρημένος σχεδιασμός, η αγορά ομάδων και η διαπραγμάτευση τιμών είναι όλες οι στρατηγικές που χρησιμοποιούνται για τη μείωση του κόστους και την αύξηση της κερδοφορίας.Στους περισσότερους οργανισμούς, η εφαρμογή στρατηγικών προμηθειών χρησιμοποιείται για τη μείωση των γενικών και λειτουργικών δαπανών χωρίς να διακυβεύεται η υπηρεσία προς τους πελάτες.

Προκειμένου να πληρούν τις προϋποθέσεις για μια θέση σε ένα τμήμα προμηθειών, οι περισσότεροι οργανισμοί απαιτούν ένα ελάχιστο δίπλωμα κολλεγίων στις επιχειρήσεις, στις προμήθειες, στη διοίκηση επιχειρήσεων ή σε ένα σχετικό τομέα.Προκειμένου να γίνει υπεύθυνος αγορών, διευθυντής ή διευθυντής, είναι συχνά απαραίτητο ένα πτυχίο πανεπιστημίου ή επαγγελματική πιστοποίηση.Αυτές οι θέσεις έχουν μεγαλύτερο βαθμό ευθύνης και τόσες πολλές επιχειρήσεις απαιτούν περισσότερη εκπαίδευση.

Η αυξημένη χρήση της τεχνολογίας στις επιχειρήσεις έχει οδηγήσει στην ανάπτυξη και υιοθέτηση ηλεκτρονικών προμηθειών ή ηλεκτρονικών συμβάσεων.Χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο, οι εταιρείες μπορούν να αγοράσουν προϊόντα από ιστότοπους προμηθευτών, να υποβάλλουν την παραγγελία ηλεκτρονικά και να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τα τιμολόγια.Αυτή η διαδικασία μειώνει τις αναποτελεσματικότητες, μειώνει το κόστος τόσο για τον προμηθευτή όσο και για τον πελάτη και γίνεται όλο και πιο δημοφιλής.Σε πολλές επιχειρήσεις, η μετάβαση σε ηλεκτρονικές προμήθειες είναι αργή, λόγω της πολυπλοκότητας της τεχνολογίας και της πλήρους αλλαγής της επιχειρηματικής διαδικασίας που απαιτείται.Ωστόσο, αυτός ο τομέας της προμήθειας αναμένεται να αυξηθεί, λόγω της πιθανής εξοικονόμησης κόστους και της αυξημένης απόδοσης.