Apa itu departemen pengadaan?

Departemen Pengadaan bertanggung jawab untuk mengelola kegiatan pembelian untuk organisasi.Ada dua jenis departemen pembelian atau pengadaan: terpusat dan terdesentralisasi.Dalam model terpusat, semua permintaan bahan atau barang menjadi pusat departemen ini.Dalam model yang terdesentralisasi, masing -masing departemen dapat memproses pembelian mereka sendiri.

Terlepas dari model organisasi yang digunakan, aktivitas pengadaan tunduk pada lebih banyak pengawasan dan peninjauan daripada proses lainnya.Penggunaan sumber daya perusahaan untuk membeli barang dan jasa harus didasarkan pada kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur tertentu untuk mengurangi kemungkinan penipuan atau pencurian.Biasanya, jenis kegiatan dipantau oleh departemen akuntansi dan audit internal.

Di departemen pengadaan, direktur bertanggung jawab atas perencanaan strategis, pengembangan kebijakan, dan memberikan saran pengadaan kepada manajemen senior.Sebagian besar organisasi memiliki petugas pengadaan yang bertanggung jawab untuk mengelola permintaan proses proposal, tender tawaran, dan proses terkait lainnya.Posisi paling junior di departemen pengadaan adalah pembeli.Pembeli biasanya bertanggung jawab atas komoditas atau jenis produk tertentu.Ia mengeluarkan permintaan pembelian dan pesanan kepada pemasok yang disetujui, berdasarkan kebutuhan internal.

Tujuan utama departemen pengadaan adalah untuk mengelola proses yang digunakan untuk pembelian barang dan jasa oleh organisasi.Perencanaan lanjutan, pembelian kelompok, dan harga yang dinegosiasikan adalah semua strategi yang digunakan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas.Di sebagian besar organisasi, implementasi strategi pengadaan digunakan untuk mengurangi biaya overhead dan operasional tanpa mengorbankan layanan kepada pelanggan.

Untuk memenuhi syarat untuk posisi di departemen pengadaan, sebagian besar organisasi membutuhkan diploma perguruan tinggi minimum dalam bisnis, pengadaan, administrasi bisnis, atau bidang terkait.Untuk menjadi petugas pembelian, manajer, atau direktur, gelar sarjana atau sertifikasi profesional sering diperlukan.Posisi -posisi ini memiliki tingkat tanggung jawab yang lebih besar, dan begitu banyak perusahaan membutuhkan lebih banyak pendidikan.

Peningkatan penggunaan teknologi dalam bisnis telah menghasilkan pengembangan dan adopsi pengadaan elektronik, atau eProcurement.Menggunakan Internet, perusahaan dapat membeli produk dari situs web pemasok, mengirimkan pesanan secara elektronik, dan menerima faktur secara elektronik.Proses ini mengurangi ketidakefisienan, mengurangi biaya untuk pemasok dan pelanggan, dan menjadi semakin populer.Di banyak perusahaan, transisi ke pengadaan elektronik lambat, karena kompleksitas teknologi dan perubahan lengkap dalam proses bisnis yang diperlukan.Namun, area pengadaan ini diperkirakan akan tumbuh, karena potensi penghematan biaya dan peningkatan efisiensi.