Bộ phận mua sắm là gì?

Một bộ phận mua sắm có trách nhiệm quản lý hoạt động mua hàng cho tổ chức.Có hai loại bộ phận mua hàng hoặc mua sắm: tập trung và phi tập trung.Trong một mô hình tập trung, tất cả các yêu cầu về vật liệu hoặc hàng hóa là trung tâm của bộ phận này.Trong một mô hình phi tập trung, các bộ phận riêng lẻ có thể xử lý các giao dịch mua của riêng họ.Bất kể mô hình tổ chức được sử dụng, hoạt động mua sắm có thể được xem xét kỹ lưỡng và xem xét hơn bất kỳ quy trình nào khác.Việc sử dụng các nguồn lực của công ty để mua hàng hóa và dịch vụ phải dựa trên việc tuân thủ các chính sách và thủ tục cụ thể để giảm khả năng gian lận hoặc trộm cắp.Thông thường, loại hoạt động được giám sát bởi bộ phận kế toán và kiểm toán nội bộ.Trong một bộ phận mua sắm, Giám đốc chịu trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược, phát triển chính sách và cung cấp tư vấn mua sắm cho quản lý cấp cao.Hầu hết các tổ chức có nhân viên mua sắm chịu trách nhiệm quản lý yêu cầu quy trình đề xuất, đấu thầu đấu thầu và các quy trình liên quan khác.Vị trí cơ sở nhiều nhất trong một bộ phận mua sắm là người mua.Người mua thường chịu trách nhiệm cho một loại hàng hóa hoặc loại sản phẩm cụ thể.Anh ấy hoặc cô ấy phát hành các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp được phê duyệt, dựa trên nhu cầu nội bộ.

Mục đích chính của bộ phận mua sắm là quản lý quy trình được sử dụng để mua hàng hóa và dịch vụ của tổ chức.Lập kế hoạch nâng cao, mua theo nhóm và giá đàm phán là tất cả các chiến lược được sử dụng để giảm chi phí và tăng lợi nhuận.Trong hầu hết các tổ chức, việc thực hiện các chiến lược mua sắm được sử dụng để giảm chi phí chi phí và chi phí vận hành mà không ảnh hưởng đến dịch vụ cho khách hàng.Để đủ điều kiện cho một vị trí trong một bộ phận mua sắm, hầu hết các tổ chức yêu cầu bằng tốt nghiệp đại học về kinh doanh, mua sắm, quản trị kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan.Để trở thành nhân viên mua hàng, quản lý hoặc giám đốc, bằng cấp đại học hoặc chứng nhận chuyên nghiệp thường là cần thiết.Các vị trí này có mức độ trách nhiệm cao hơn và rất nhiều công ty yêu cầu giáo dục nhiều hơn. Sự gia tăng sử dụng công nghệ trong kinh doanh đã dẫn đến việc phát triển và áp dụng mua sắm điện tử, hoặc mua sắm điện tử.Sử dụng Internet, các công ty có thể mua sản phẩm từ các trang web của nhà cung cấp, gửi đơn đặt hàng điện tử và nhận hóa đơn điện tử.Quá trình này làm giảm sự thiếu hiệu quả, giảm chi phí cho cả nhà cung cấp và khách hàng, và ngày càng trở nên phổ biến.Trong nhiều công ty, việc chuyển sang mua sắm điện tử là chậm, do sự phức tạp của công nghệ và sự thay đổi hoàn toàn trong quy trình kinh doanh cần thiết.Tuy nhiên, khu vực mua sắm này dự kiến sẽ tăng lên, do tiết kiệm chi phí tiềm năng và tăng hiệu quả.