Τι είναι το αίτημα για προσφορά;

Επίσης γνωστό ως αίτημα προσφοράς, ένα αίτημα για προσφορά είναι μια επίσημη πρόσκληση για έναν προμηθευτή να υποβάλει προσφορά σε έναν πιθανό πελάτη με την ελπίδα να εξασφαλίσει την επιχείρηση αυτού του ατόμου, της εταιρείας ή του μη κερδοσκοπικού οργανισμού.Μερικές φορές αναφέρεται ως αίτημα για πρόταση ή RFP, το αίτημα προσφοράς περιλαμβάνει τους όρους και τις προϋποθέσεις που θα διέπουν τη σχέση εργασίας, καθώς και θα παράσχει τιμολόγηση ότι ο εκδότης είναι πιθανό να βρει επιθυμητό.Ενώ οι προσφορές μπορεί να είναι κάπως ανεπίσημες, είναι συχνά καλά τεκμηριωμένες και δομημένες με τρόπο που επιτρέπει στην οντότητα να ζητά προσφορές να συγκρίνουν όλες τις υποβολές με σχετική ευκολία.

Η διαδικασία για τη δημιουργία μιας αίτησης για προσφορά είναι σχετικά απλή.Η οντότητα έκδοσης προσδιορίζει ποια προϊόντα είναι απαραίτητα, περιλαμβάνει οποιεσδήποτε λεπτομέρειες σχετικά με ειδικές εφαρμογές ή χαρακτηριστικά που απαιτούνται και στη συνέχεια προσκαλεί επιλεγμένους προμηθευτές να υποβάλουν επίσημη προσφορά για την επιχείρηση.Συνήθως, υπάρχουν περιορισμοί σχετικά με τον τρόπο υποβολής της προσφοράς και μια ημερομηνία λήξης με την οποία ο εκδότης πρέπει να λάβει την προσφορά για να ληφθεί υπόψη.Η μη τήρηση των κατευθυντήριων γραμμών που τίθεται σε εφαρμογή από τον εκδότη συνήθως οδηγεί σε αυτόματο αποκλεισμό από την εξέταση μόλις τεθεί σε εξέλιξη η αξιολόγηση των ληφθέντων προσφορών.

Στο επίκεντρο οποιασδήποτε αίτησης για προσφορά είναι η τιμολόγηση για κάθε αγαθό ή υπηρεσία που πρέπει να παρέχεται σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης.Τα αποσπάσματα τιμολόγησης πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές και εντελώς σχετικές με τις δηλωμένες και σιωπηρές ανάγκες του εκδότη προσφορών.Ενώ υπάρχει συνήθως κάποιο δωμάτιο στην απάντηση για τον προμηθευτή για να συμπεριλάβει άλλα δεδομένα, η τιμολόγηση θα πρέπει πάντα να παρουσιάζεται σε μία μόνο μήτρα, κατά προτίμηση σε μία μόνο σελίδα, αν είναι δυνατόν.Δεν είναι ασυνήθιστο για τη μήτρα να είναι δομημένη ως προσκόλληση στο κύριο σώμα της απόκρισης.

Όταν αποφασίζουμε πώς να ρυθμίσετε τη μήτρα τιμολόγησης και πού να συμπεριλάβετε τα δεδομένα στο σώμα της απάντησης στην αίτηση προσφοράς, είναι σημαντικό να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στο φύλλο πρότασης προσφοράς ή σε άλλα έγγραφα που δημιουργούνται από τον εκδότη.Ο πίνακας τιμολόγησης θα πρέπει να είναι δομημένη κατά τρόπο που να επιτρέπει στον εκδότη να ακολουθεί την ίδια γενική ροή του αιτήματος κατά την αξιολόγηση των απαντήσεων.Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με το πού στην απάντηση για να τοποθετήσετε το Matrix, βεβαιωθείτε ότι αυτό γίνεται.Με αυτόν τον τρόπο βοηθά να αποδείξει το μάτι του προμηθευτή για λεπτομέρειες καθώς και να διευκολύνει τον εκδότη να βρει γρήγορα τα δεδομένα που επιθυμεί να αναθεωρήσει κατά τη διάρκεια της επιλογής του τελικού πωλητή.

Σε καταστάσεις όπου το αίτημα για προσφορά είναι πολύ βασική και δεν παρέχει πολλές λεπτομέρειες σχετικά με τη δομή και την τοποθέτηση πληροφοριών στην απάντηση, ο ερωτώμενος μπορεί να θέλει να χρησιμοποιήσει μια πρόταση boilerplate, επίσης γνωστή ως πρόταση πρότασης.Πολλές επιχειρήσεις διατηρούν boilerplates που μπορούν γρήγορα να προσαρμοστούν με τιμολόγηση και άλλες βασικές πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο αίτημα προσφοράς.Υπάρχουν επίσης πολλά γενικά πρότυπα προτάσεων που είναι διαθέσιμα για λήψη, μερικά από αυτά χωρίς χρέωση.Ωστόσο, αυτοί οι γενικοί πόροι θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όταν ο προμηθευτής που εκδίδει το αίτημα για προσφορά δεν επιλέγει να συμπεριλάβει συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο δομής της απάντησης.