Apa permintaan penawaran?

Juga dikenal hanya sebagai permintaan penawaran, permintaan penawaran adalah ajakan formal bagi pemasok untuk mengirimkan tawaran kepada pelanggan potensial dengan harapan mengamankan bisnis dari individu, perusahaan, atau organisasi nirlaba tersebut.Kadang -kadang disebut sebagai permintaan proposal atau RFP, permintaan penawaran mencakup syarat dan ketentuan yang akan mengatur hubungan kerja, serta memberikan harga bahwa penerbit kemungkinan akan diinginkan.Sementara tawaran bisa agak informal, mereka sering didokumentasikan dengan baik, dan terstruktur dengan cara yang memungkinkan entitas yang meminta tawaran untuk membandingkan semua pengajuan dengan relatif mudah.

Proses untuk membuat permintaan penawaran relatif mudah.Entitas penerbit mengidentifikasi produk apa yang diperlukan, termasuk rincian apa pun tentang aplikasi khusus atau fitur yang diperlukan, kemudian mengundang pemasok yang dipilih untuk mengirimkan tawaran formal untuk bisnis.Biasanya, ada batasan tentang bagaimana tawaran dapat diserahkan, dan tanggal jatuh tempo yang dengannya penerbit harus menerima tawaran agar dapat dipertimbangkan.Kegagalan untuk mengikuti pedoman yang dilakukan oleh penerbit biasanya mengarah pada pengecualian otomatis dari pertimbangan setelah evaluasi tawaran yang diterima sedang berlangsung.

Inti dari permintaan penawaran adalah harga untuk setiap barang atau layanan yang akan disediakan berdasarkan ketentuan kontrak.Kutipan harga harus jelas, singkat, dan sepenuhnya relevan dengan kebutuhan yang dinyatakan dan tersirat dari penerbit penawaran.Meskipun biasanya ada beberapa ruang dalam respons untuk pemasok untuk memasukkan data lain, harga harus selalu disajikan pada satu matriks, lebih disukai pada satu halaman jika memungkinkan.Bukan hal yang aneh untuk matriks disusun sebagai perlekatan pada tubuh utama respons.

Ketika memutuskan bagaimana mengatur matriks penetapan harga dan di mana memasukkan data dalam badan tanggapan terhadap permintaan penawaran, penting untuk memperhatikan dengan cermat lembar proposal penawaran atau dokumen lain yang dibuat oleh penerbit.Matriks penetapan harga harus disusun dengan cara yang memungkinkan penerbit untuk mengikuti aliran umum yang sama dari permintaan saat mengevaluasi tanggapan.Jika ada instruksi khusus tentang di mana dalam respons untuk menempatkan matriks, pastikan itu dilakukan.Melakukan hal itu membantu menunjukkan mata pemasok untuk detail serta memudahkan penerbit untuk dengan cepat menemukan data yang ingin ditinjaunya selama proses pemilihan vendor akhir.

Dalam situasi di mana permintaan penawaran sangat mendasar, dan tidak memberikan banyak detail tentang struktur dan penempatan informasi dalam tanggapan, responden mungkin ingin memanfaatkan proposal boilerplate, juga dikenal sebagai templat proposal.Banyak bisnis memelihara boilerplate yang dapat dengan cepat disesuaikan dengan harga dan informasi dasar lainnya yang relevan dengan permintaan penawaran tertentu.Ada juga sejumlah templat proposal umum yang tersedia untuk diunduh, beberapa di antaranya tanpa biaya.Namun, sumber daya generik ini hanya boleh digunakan ketika pemasok yang mengeluarkan permintaan penawaran tidak memilih untuk memasukkan rincian spesifik tentang bagaimana respons harus disusun.