Yêu cầu đấu thầu là gì?

còn được gọi đơn giản là yêu cầu đấu thầu, yêu cầu đấu thầu là một sự mời chào chính thức cho nhà cung cấp để gửi giá thầu cho một khách hàng tiềm năng với hy vọng đảm bảo kinh doanh của cá nhân, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận đó.Đôi khi được gọi là yêu cầu đề xuất hoặc RFP, yêu cầu đấu thầu bao gồm các điều khoản và điều kiện sẽ chi phối mối quan hệ làm việc, cũng như cung cấp giá mà nhà phát hành có thể tìm thấy mong muốn.Mặc dù giá thầu có thể có phần không chính thức, nhưng chúng thường được ghi chép lại và được cấu trúc theo cách cho phép thực thể yêu cầu giá thầu so sánh tất cả các bài nộp một cách dễ dàng.Quá trình tạo yêu cầu đấu thầu tương đối đơn giản.Thực thể phát hành xác định những sản phẩm cần thiết, bao gồm bất kỳ chi tiết nào về các ứng dụng hoặc tính năng đặc biệt được yêu cầu, sau đó mời các nhà cung cấp được chọn để gửi giá thầu chính thức cho doanh nghiệp.Thông thường, có những hạn chế về cách gửi giá thầu và một ngày đáo hạn mà nhà phát hành phải nhận được giá thầu để xem xét.Việc không tuân theo các hướng dẫn được đưa ra bởi nhà phát hành thường dẫn đến việc loại trừ tự động khỏi việc xem xét sau khi việc đánh giá các giá thầu nhận được đang được tiến hành.Trọng tâm của bất kỳ yêu cầu đấu thầu nào là giá cho mỗi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp theo các điều khoản của hợp đồng.Báo giá giá phải rõ ràng, súc tích và hoàn toàn phù hợp với các nhu cầu đã nêu và ngụ ý của nhà phát hành đấu thầu.Mặc dù thường có một số phòng trong phản hồi cho nhà cung cấp bao gồm các dữ liệu khác, giá phải luôn được trình bày trên một ma trận, tốt nhất là trên một trang nếu có thể.Không có gì lạ khi ma trận được cấu trúc như một sự gắn kết với phần thân chính của phản ứng.Khi quyết định làm thế nào để thiết lập ma trận định giá và nơi bao gồm dữ liệu trong phần thân của phản hồi đối với yêu cầu đấu thầu, điều quan trọng là phải chú ý đến bảng đề xuất đấu thầu hoặc các tài liệu khác do nhà phát hành tạo.Ma trận giá phải được cấu trúc theo cách cho phép nhà phát hành tuân theo cùng một luồng chung của yêu cầu khi đánh giá các phản hồi.Nếu có các hướng dẫn cụ thể về nơi trong phản hồi để đặt ma trận, hãy đảm bảo rằng điều đó được thực hiện.Làm như vậy giúp chứng minh mắt nhà cung cấp để biết chi tiết cũng như giúp nhà phát hành dễ dàng tìm thấy dữ liệu mà họ muốn xem xét trong quá trình chọn nhà cung cấp cuối cùng.Trong các tình huống yêu cầu giá thầu rất cơ bản và không cung cấp nhiều chi tiết về cấu trúc và vị trí thông tin trong phản hồi, người trả lời có thể muốn sử dụng đề xuất nồi hơi, còn được gọi là mẫu đề xuất.Nhiều doanh nghiệp duy trì các nồi hơi có thể nhanh chóng được tùy chỉnh với giá cả và các thông tin cơ bản khác liên quan đến một yêu cầu đấu thầu cụ thể.Ngoài ra còn có một số mẫu đề xuất chung có sẵn để tải xuống, một số trong số chúng miễn phí.Tuy nhiên, các tài nguyên chung này chỉ nên được sử dụng khi nhà cung cấp đưa ra yêu cầu đấu thầu không chọn bao gồm các chi tiết cụ thể về cách cấu trúc phản hồi.