Τι είναι ένα διοικητικό αρχείο;

Ένα διοικητικό αρχείο είναι οποιοδήποτε είδος εγγράφου που σχετίζεται με τους τρόπους με τους οποίους διαχειρίζεται ή εκτελείται ένας οργανισμός.Οι επαγγελματίες διατηρούν διοικητικά αρχεία, ώστε να έχουν ιστορικό επιχειρήσεων, συναντήσεων, πελατών και οικονομικών.Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να απαιτείται διοικητικό αρχείο για νομικούς σκοπούς.Αυτά τα έγγραφα συχνά αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.Όταν τα επίσημα διοικητικά αρχεία απαιτούνται, ωστόσο, οι επαγγελματίες ενδέχεται να εκτυπώσουν έγγραφα σε χαρτί που είναι υδατογραφημένα ή σφραγισμένα για να δείξουν ότι είναι εξουσιοδοτημένα αρχεία.

Ένας διευθυντής επιχειρήσεων μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα διοικητικό αρχείο για να λάβει οικονομικές αποφάσεις.Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζει πόσο να προϋπολογισμός για ένα συγκεκριμένο έργο, μπορεί να έχει πρόσβαση σε αρχεία για να μάθει πόσα δαπανήθηκαν στο παρελθόν.Τα οικονομικά διοικητικά αρχεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε διαδικασίες ελέγχου που εκτελούνται εσωτερικά για σκοπούς οικονομικού σχεδιασμού ή εξωτερικά από ρυθμιστικούς οργανισμούς.

Είναι επίσης κοινό για ένα διοικητικό αρχείο που πρέπει να διατηρηθεί για τη διαχείριση των εγκαταστάσεων.Σε σενάρια όταν ένας διαχειριστής πρέπει να επιβλέπει τις εγκαταστάσεις για να διασφαλίσει ότι συμμορφώνονται με τους κανονισμούς ασφαλείας και υγείας, τα αρχεία μπορούν να βοηθήσουν στην απόδειξη ότι έλαβε τις απαραίτητες προφυλάξεις.Εάν ένα ατύχημα εμφανιστεί σε μια εγκατάσταση, ένας διευθυντής μπορεί να παράγει τα απαραίτητα διοικητικά αρχεία για να δείξει ότι δεν είναι υπεύθυνος για τυχόν ζημίες ή περιπτώσεις σωματικής βλάβης.

Ένα διοικητικό αρχείο μπορεί να είναι εξαιρετικά σημαντικό όταν πρόκειται να ακολουθήσει μια σύμβαση.Εάν ένα άτομο κατηγορείται ότι συμπεριφέρεται κατά τρόπο αντίθετο με τους όρους μιας σύμβασης, θα μπορούσαν να προκύψουν νομικές ενέργειες.Σε αυτή την περίπτωση, τα διοικητικά αρχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποδείξουν την αθωότητα ή την ενοχή των ατόμων.

Τα διοικητικά αρχεία χρησιμοποιούνται συχνά σε περιπτώσεις που μια επιχείρηση ή ο οργανισμός κατηγορείται ότι λειτουργεί με τρόπο που είναι επιζήμια για την περιβαλλοντική ή τη δημόσια υγεία ή την ασφάλεια.Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένας δικαστής μπορεί να απαιτήσει από έναν οργανισμό να υποβάλει το διοικητικό του αρχείο.Ένα ρεκόρ, σε αυτό το σενάριο, μπορεί να είναι ένα μονοπάτι χαρτιού που βοηθά τους νομικούς αξιωματούχους να κατανοήσουν τα βήματα που έλαβε ένας οργανισμός.Οι δικαστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα έγγραφα για να διαπιστώσουν εάν ένας οργανισμός συμπεριφέρεται κακόβουλα ή αυταρχικά.

Ένα διοικητικό αρχείο μπορεί να διατηρηθεί από οποιονδήποτε επαγγελματία σε έναν οργανισμό που έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τις διαχειριστικές αποφάσεις.Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαχειριστές και τα στελέχη ενδέχεται να προσλάβουν βοηθούς που διατηρούν αρχεία συναντήσεων και ενεργειών που εκτελούνται.Οι εργασίες που παρακολουθούνται ψηφιακά, όπως οι χρηματοπιστωτικές συναλλαγές και η εισαγωγή δεδομένων, μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε διοικητικό αρχείο.