Hồ sơ hành chính là gì?

Hồ sơ hành chính là bất kỳ loại tài liệu nào liên quan đến cách quản lý hoặc chạy của một tổ chức.Các chuyên gia lưu giữ hồ sơ hành chính để họ có thể có lịch sử hoạt động, cuộc họp, khách hàng và tài chính.Trong một số trường hợp, một hồ sơ hành chính có thể được yêu cầu cho các mục đích pháp lý.Những tài liệu này thường được lưu trữ điện tử.Tuy nhiên, khi cần có hồ sơ hành chính chính thức, các chuyên gia có thể in các tài liệu trên giấy được đánh dấu hoặc niêm phong để cho thấy rằng chúng là hồ sơ được ủy quyền.Một người quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng hồ sơ hành chính để đưa ra quyết định tài chính.Ví dụ, nếu anh ta hoặc cô ta đang lên kế hoạch ngân sách cho một dự án cụ thể, anh ta hoặc cô ta có thể truy cập hồ sơ để tìm hiểu bao nhiêu đã chi trong quá khứ.Hồ sơ hành chính tài chính cũng có thể được sử dụng trong các quy trình kiểm toán được thực hiện nội bộ cho mục đích lập kế hoạch tài chính hoặc bên ngoài bởi các cơ quan quản lý.Nó cũng phổ biến cho một hồ sơ hành chính được lưu giữ cho mục đích quản lý cơ sở.Trong các kịch bản khi người quản lý phải giám sát các cơ sở để đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe, hồ sơ có thể hữu ích để chứng minh rằng anh ta hoặc cô ta đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết.Nếu một vụ tai nạn xảy ra tại một cơ sở, người quản lý có thể tạo ra các hồ sơ hành chính cần thiết để cho thấy rằng anh ta hoặc cô ta không chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại hoặc trường hợp gây tổn hại cơ thể nào.

Một hồ sơ hành chính có thể cực kỳ quan trọng khi tuân theo hợp đồng.Nếu một cá nhân bị buộc tội hành xử theo cách trái với các điều khoản của hợp đồng, hành động pháp lý có thể xảy ra.Trong trường hợp này, hồ sơ hành chính có thể được sử dụng để chứng minh sự vô tội hoặc tội lỗi của cá nhân. Hồ sơ hành chính thường được sử dụng trong các trường hợp khi một doanh nghiệp hoặc cơ quan bị buộc tội hoạt động theo cách gây bất lợi cho sức khỏe hoặc an toàn môi trường hoặc công cộng.Trong những trường hợp này, một thẩm phán có thể yêu cầu một tổ chức gửi hồ sơ hành chính của mình.Một hồ sơ, trong kịch bản này, có thể là một dấu vết giấy giúp các quan chức pháp lý hiểu các bước mà một tổ chức đã thực hiện.Các thẩm phán có thể sử dụng các tài liệu này để xác định xem một tổ chức có hành xử độc ác hay không.Trong một số trường hợp, các nhà quản lý và giám đốc điều hành có thể thuê các trợ lý lưu giữ hồ sơ về các cuộc họp và hành động được thực hiện.Công việc được theo dõi kỹ thuật số, chẳng hạn như giao dịch tài chính và nhập dữ liệu, cũng có thể được sử dụng trong một hồ sơ hành chính.