Apa itu catatan administratif?

Catatan administratif adalah segala jenis dokumen yang terkait dengan cara -cara di mana suatu organisasi dikelola atau dijalankan.Profesional menyimpan catatan administratif sehingga mereka mungkin memiliki sejarah operasi, pertemuan, klien, dan keuangan.Dalam beberapa kasus, catatan administratif mungkin diperlukan untuk tujuan hukum.Dokumen -dokumen ini sering disimpan secara elektronik.Namun, ketika catatan administrasi resmi diperlukan, para profesional dapat mencetak dokumen di atas kertas yang ditandai atau disegel untuk menunjukkan bahwa mereka adalah catatan resmi.

Seorang manajer bisnis dapat menggunakan catatan administrasi untuk membuat keputusan keuangan.Misalnya, jika dia merencanakan berapa banyak anggaran untuk proyek tertentu, dia dapat mengakses catatan untuk mempelajari berapa banyak yang dihabiskan di masa lalu.Catatan administrasi keuangan juga dapat digunakan dalam proses audit yang dilakukan secara internal untuk tujuan perencanaan keuangan atau secara eksternal oleh lembaga pengatur.

Juga umum untuk catatan administrasi disimpan untuk tujuan manajemen fasilitas.Dalam skenario ketika seorang manajer harus mengawasi fasilitas untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan peraturan keselamatan dan kesehatan, catatan dapat membantu untuk membuktikan bahwa ia mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan.Jika suatu kecelakaan terjadi di suatu fasilitas, seorang manajer dapat menghasilkan catatan administratif yang diperlukan untuk menunjukkan bahwa ia tidak bertanggung jawab atas kerusakan atau contoh kerusakan tubuh.

Catatan administratif dapat menjadi sangat penting ketika mengikuti kontrak.Jika seseorang dituduh berperilaku dengan cara yang bertentangan dengan ketentuan kontrak, tindakan hukum dapat terjadi.Dalam hal ini, catatan administratif dapat digunakan untuk membuktikan bahwa seseorang tidak bersalah atau bersalah.

Catatan administratif sering digunakan dalam kasus ketika bisnis atau agen dituduh beroperasi dengan cara yang merugikan kesehatan atau keselamatan lingkungan atau masyarakat.Dalam kasus ini, hakim mungkin mensyaratkan bahwa suatu organisasi menyerahkan catatan administratifnya.Catatan, dalam skenario ini, mungkin merupakan jejak kertas yang membantu pejabat hukum untuk memahami langkah -langkah yang diambil organisasi.Hakim dapat menggunakan dokumen -dokumen ini untuk menentukan apakah suatu organisasi berperilaku jahat atau berubah -ubah.

Catatan administrasi dapat disimpan oleh profesional mana pun dalam organisasi yang memiliki akses ke informasi mengenai keputusan manajerial.Dalam beberapa kasus, manajer dan eksekutif mungkin mempekerjakan asisten yang menyimpan catatan pertemuan dan tindakan yang dilakukan.Pekerjaan yang dilacak secara digital, seperti transaksi keuangan dan entri data, juga dapat digunakan dalam catatan administrasi.