Τι είναι ένα προχωρημένο σημείωμα αποστολής;

Ένα προχωρημένο σημείωμα αποστολής (ASN) είναι μια ειδοποίηση για την επικείμενη παράδοση ενός πακέτου.Είναι επίσης γνωστή ως προειδοποίηση εκ των προτέρων αποστολής, ειδοποίηση παράδοσης ή προωθητική σημείωση πλοίων.Το έγγραφο συνήθως αποστέλλεται αυτόματα, μέσω ηλεκτρονικών μέσων, όταν δημιουργείται ένα δελτίο συσκευασίας.Ένα τυπικό προχωρημένο σημείωμα αποστολής θα περιλαμβάνει μια λεπτομερή λίστα των στοιχείων που αποστέλλονται, εκτός από τον αναμενόμενο χρόνο και μεθόδους παράδοσης.

Είναι συνηθισμένο για ένα προκαταβολικό σημείωμα αποστολής για να ενημερώσει τον πελάτη πώς ένα πακέτο έχει συσκευαστεί εκτός από αυτό που αυτόπεριέχει.Αυτό συνήθως θα είναι μια απάντηση ή επιβεβαίωση των οδηγιών που ο πελάτης έχει δώσει στον πωλητή κατά τη διάρκεια της παραγγελίας.Πολλοί προμηθευτές διαθέτουν συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές για τη συσκευασία και την προετοιμασία του ASN σύμφωνα με τις δύο κατευθυντήριες γραμμές της εταιρείας και τις προδιαγραφές ορισμένων πελατών.

Οι περισσότερες προχωρημένες σημειώσεις αποστολής αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI), το οποίο είναι ένα σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων παρόμοιο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.Αυτό το είδος συστήματος είναι τυπικά ρυθμίζεται μεταξύ ενός πελάτη και ενός προμηθευτή προκειμένου να επιταχύνει τη μεταφορά διαφόρων ειδών πληροφοριών.Προκειμένου να λειτουργήσει το σύστημα, ο πωλητής και ο πελάτης πρέπει να συμφωνούν σχετικά με το είδος του συστήματος που θα χρησιμοποιήσει και τον τρόπο χρήσης του.Δύο από τα πιο δημοφιλή συστήματα EDI είναι το UN/EDIFACT και το ANSI X.12.Ενώ υπάρχουν πολλές ομοιότητες μεταξύ των συστημάτων EDI, είναι κοινό για κάθε εταιρεία που τις χρησιμοποιεί θα έχει επίσης συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο χρήσης τους για την αποστολή πληροφοριών όπως το ASNS.που δημιουργήθηκε από το σύστημα του πωλητή.Αυτός είναι επίσης συνήθως ένας τρόπος για να ενημερώσετε τον πελάτη ότι το πακέτο βρίσκεται σε διαμετακόμιση.Μέρος της ολίσθησης συσκευασίας μπορεί να καταρτιστεί καθώς η παραγγελία συγκεντρώνεται, όπως σε μια αποθήκη.Η λίστα επιλογής, η οποία δημιουργείται από πληροφορίες στην παραγγελία του πελάτη, επιτρέπει στους υπαλλήλους να προετοιμάζουν το πακέτο να γνωρίζουν ποια στοιχεία θα συμπεριλάβουν.Οι πληροφορίες από αυτή τη λίστα μπορούν συχνά να μεταφερθούν απευθείας στο ASN.

Μία από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες εκδόσεις της ηλεκτρονικής λίστας συσκευασίας είναι το EDI 856. Αυτό το έγγραφο παραθέτει όλα όσα θα εμφανιστούν στην τυπωμένη λίστα που θα λάβει ο πελάτης με το πακέτο.Τα περισσότερα ASNs θα έχουν επίσης πληροφορίες πελάτη, όπως διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου και πελάτη και πληροφορίες παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένης της τιμολόγησης, της ποσότητας και του αριθμού του προμηθευτή.