Τι είναι μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας;

Η ροή εργασίας αποτελείται από τα στάδια που περνάει μια επιχείρηση ή υπάλληλος προκειμένου να παρέχει ένα προϊόν ή υπηρεσία στους πελάτες της.Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας είναι όταν αυτά τα στάδια βοηθούνται από υπολογιστές ή άλλα μηχανήματα.Προκειμένου να αυτοματοποιηθεί η διαδικασία ροής εργασίας, κάποιος πρώτα πρέπει να καταρρεύσει τα βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία.Αφού η επιχείρηση έχει μια σταθερή αντίληψη σε κάθε βήμα της διαδικασίας ροής εργασίας, η δημιουργία μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασίας περιλαμβάνει την εισαγωγή της διαδικασίας ροής εργασίας στο λογισμικό διαχείρισης ροής εργασίας, το οποίο στη συνέχεια αυτοματοποιεί τη διαδικασία.

Τα κύρια οφέλη της αυτοματοποιημένης ροής εργασίας είναι ότι εξοικονομεί χρόνο εργασίας γιαεργαζόμενοι και επομένως σώζει τα χρήματα της εταιρείας.Το αυτοματοποιημένο λογισμικό ροής εργασίας έχει δυνατότητες αναφοράς, οπότε μια εταιρεία μπορεί να εντοπίσει πότε χρειάζεται πρόσθετα μέλη του προσωπικού για να χειριστεί το φόρτο εργασίας ή όταν η επιχείρηση έχει περισσότερα μέλη του προσωπικού από ό, τι λειτουργεί για να κάνουν.Η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας εξαλείφει τις χειροκίνητες διαδικασίες εισαγωγής δεδομένων ή την παράδοση ενός αρχείου στο επόμενο άτομο που πρέπει να εργαστεί στο αρχείο.Αντ 'αυτού, αφού ολοκληρωθεί η πρώτη εργασία, τα αυτοματοποιημένα συστήματα ροής εργασίας προειδοποιούν το επόμενο άτομο της επόμενης εργασίας και όλοι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία έχουν πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες.

Ένα παράδειγμα μιας αυτοματοποιημένης ροής εργασίας που χρησιμοποιείται είναι αυτή ενός νοσοκομείου.Με την αυτοματοποιημένη ροή εργασίας, όταν ένας ρεσεψιονίστ ελέγχει έναν ασθενή στο σύστημα στην αίθουσα αναμονής, η νοσοκόμα λαμβάνει μια ειδοποίηση στον υπολογιστή που περιμένει ένας ασθενής και σε ποιο δωμάτιο.Αφού η νοσοκόμα συγκεντρώνει πληροφορίες από τον ασθενή και εισάγει στον υπολογιστή, ο γιατρός λαμβάνει μια ειδοποίηση για τον ασθενή και σε ποιο δωμάτιο περιμένει ο ασθενής.Όταν η νοσοκόμα και ο γιατρός εισάγουν πληροφορίες, η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας παράγει τις πληροφορίες πίσω στον ρεσεψιονίστ, ο οποίος διαχειρίζεται το φορτίο του ασθενούς.

Σε αυτό το παράδειγμα, η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας αποθηκεύει το προσωπικό από την εισαγωγή δεδομένων ασθενούς στο σύστημα υπολογιστή ή το αρχείο ασθενούς πολλές φορές mdash;Όταν ο ρεσεψιονίστ ελέγχει τον ασθενή, όταν η νοσοκόμα βλέπει τον ασθενή και πάλι όταν ο γιατρός βλέπει τον ασθενή.Αυτό μειώνει τους χρόνους αναμονής των ασθενών, επειδή μετά την είσοδο του ρεσεψιονίστ των πληροφοριών του ασθενούς κατά το check-in, οι πληροφορίες ωθούν αυτόματα στον υπολογιστή της νοσοκόμας και πάλι στον γιατρό, αφού η νοσοκόμα εισάγει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τον ασθενή.Αυτή η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας παρέχει στο νοσοκομείο μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και τελικά του επιτρέπει να παρέχει καλύτερη φροντίδα στους ασθενείς.