Τι είναι η μεταγραφή εγγράφων;

Η μεταγραφή εγγράφων μετατρέπει τα έγγραφα χαρτιού σε μια επεξεργάσιμη ψηφιακή μορφή.Αυτό μπορεί να γίνει για αναγνωσιμότητα, μετατροπή σε ψηφιακά αρχεία ή διάφορους άλλους λόγους.Οι επιχειρήσεις είναι διαθέσιμες για να εκτελέσουν αυτό το έργο έναντι αμοιβής ή οι εταιρείες μπορούν να χειριστούν τις ανάγκες μεταγραφής τους εσωτερικά.Για ορισμένα είδη εγγράφων, μπορεί να απαιτείται ειδικός χειρισμός στη διαδικασία μετατροπής λόγω ευαίσθητης από τα έγγραφα φύση ή ηλικία.Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία ειδικότητας.

Αυτή η διαδικασία μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους.Ορισμένες εταιρείες σαρώνουν έγγραφα και χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα για να μετατρέψουν τις τυπωμένες πληροφορίες σε μια επεξεργάσιμη ψηφιακή φόρμα.Ένας τεχνικός εξετάζει τη μεταγραφή του μηχανήματος για να διορθώσει τυχόν σφάλματα.Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν ανταλλαγές χαρακτήρων ή αντικαταστάσεις, μετατοπισμένα πεδία και άλλα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν.Το πρόγραμμα υπολογιστή μπορεί να είναι σε θέση να μάθει από τις διορθώσεις και να εφαρμόσει αυτό σε μελλοντικές εργασίες μεταγραφής εγγράφων για να μειώσει το ποσοστό σφάλματος.ψηφιακό αντίγραφο.Αυτό μπορεί να είναι απαραίτητο όταν τα έγγραφα περιλαμβάνουν περιορισμένο ή ασυνήθιστο χειρόγραφο ότι ένας υπολογιστής μπορεί να έχει προβλήματα ή ειδικούς χαρακτήρες που δεν χρησιμοποιούνται συνήθως.Τα ιστορικά έγγραφα στα αγγλικά, για παράδειγμα, μπορεί να περιέχουν αρκετούς χαρακτήρες που δεν χρησιμοποιούνται στα σύγχρονα αγγλικά ότι ένας υπολογιστής θα δυσκολεύεται να ερμηνεύσει.

Ιστορικά έγγραφα μπορεί να απαιτήσει ειδική φροντίδα επειδή οι μεταγραφείς θέλουν να αποφύγουν τη ζημιά στο πρωτότυπο.Η σάρωση και παρόμοιες δραστηριότητες μπορούν να εκθέσουν έγγραφα σε υπεριώδη φως και πρέπει να εκτελούνται με προσοχή για να διατηρηθούν η ακεραιότητα του πρωτότυπου.Οι μεταγραφές πρέπει επίσης να κρατήσουν τα χέρια τους καθαρά και να φορούν γάντια ενώ χειρίζονται το υλικό.Η ψηφιοποίηση μέσω της μεταγραφής εγγράφων μπορεί να καταστήσει τα ιστορικά αρχεία πιο προσιτά στους ερευνητές και στο ευρύ κοινό.Μια εγκατάσταση θα μπορούσε, για παράδειγμα, να μεταφορτώσει ιστορικές επιστολές στην ιστοσελίδα της για όσους ενδιαφέρονται για να μειωθούν.

Η κυβερνητική γραφειοκρατία μπορεί να υποβληθεί σε μεταγραφή εγγράφων.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ιστορικά αρχεία όπως παλιά δεδομένα απογραφής καθώς και νεότερα έγγραφα που δεν είναι διαθέσιμα σε ψηφιοποιημένη μορφή.Μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν πιστοποιημένο μεταγραφέα λόγω της ευαισθησίας των πληροφοριών, για να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα δεν θα τροποποιηθούν όταν εισάγονται σε ψηφιακή μορφή.Οι άνθρωποι που σχεδιάζουν να χρησιμοποιούν ψηφιοποιημένα έγγραφα από την πατρίδα τους για δραστηριότητες όπως οι αιτήσεις ιθαγένειας ενδέχεται να θέλουν να ζητήσουν από έναν κυβερνητικό αξιωματούχο για τυχόν βήματα που πρέπει να ληφθούν για την επικύρωση της μεταγραφής του εγγράφου.