Τι είναι η προδιαγραφή διαδικασίας;

Η προδιαγραφή διαδικασίας είναι η παροχή σαφούς, λεπτομερείς οδηγίες για να επιτρέψει σε οποιονδήποτε να ακολουθήσει μια σειρά βημάτων για να ολοκληρώσει μια εργασία όπως η τοποθέτηση ενός αντικειμένου μαζί ή η σωστή μορφοποίηση μιας αναφοράς.Αυτά τα βήματα μπορούν να ακολουθήσουν ένα άκαμπτο σύνολο κανόνων για να τα καταστήσουν όσο το δυνατόν τυποποιημένα, ώστε ένας αναγνώστης να μπορεί εύκολα να τα κατανοήσει.Σε άλλες περιπτώσεις, η προδιαγραφή της διαδικασίας μπορεί να περιλαμβάνει μη τυποποιημένη γλώσσα ή θέματα συζήτησης και μπορεί να είναι λιγότερο καθολικά κατανοητή.

Σε μια προδιαγραφή διαδικασίας, ο αναγνώστης ακολουθεί μια σειρά βημάτων που εκτίθενται με τη μορφή ενός διαγράμματος ροής.Σε κάθε βήμα, μπορεί να υπάρχουν πιρούνια για να αντικατοπτρίζουν διαφορετικές προσεγγίσεις στη διαδικασία ή σε διαφορετικά τελικά προϊόντα.Εάν ο αναγνώστης ακολουθεί τα βήματα ακριβώς, θα τελειώσει με ένα τελικό προϊόν που θα πρέπει να διακρίνεται από αυτό που παράγεται από άλλο άτομο που ακολουθεί τις ίδιες κατευθύνσεις.Οι προδιαγραφές της διαδικασίας μπορούν να επιτρέψουν τα προϊόντα που παράγονται μεμονωμένα ή μπορούν να παρέχουν οδηγίες για μαζική παραγωγή χρησιμοποιώντας εξοπλισμό κατασκευής.

Οι κατασκευαστές χρησιμοποιούν τις προδιαγραφές της διαδικασίας για να εξασφαλίσουν την τυποποιημένη και ακριβή ολοκλήρωση των έργων.Αυτό το έγγραφο μπορεί να σταλεί σε ένα άλλο εργοστάσιο, το οποίο θα είναι σε θέση να παράγει ακριβώς το ίδιο τελικό προϊόν ακολουθώντας τα βήματα.Τα βήματα περιγράφουν λεπτομερώς τους τύπους των υλικών που χρησιμοποιούνται, τα χρώματα τους και τη μέθοδο συναρμολόγησης, εκτός από την παροχή λεπτομερών σχεδίων και συζητήσεων τεχνικών κατασκευής.Οι σαφείς κατευθυντήριες γραμμές του εγγράφου καθιστούν δυνατή την αναπαραγωγή προϊόντων χωρίς τις προσωπικές οδηγίες κάποιου με εμπειρία στην κατασκευή τους. Η κατασκευή δεν είναι η μόνη εργασία που μπορεί να τυποποιηθεί με την προδιαγραφή της διαδικασίας.Η ανάπτυξη λογισμικού, η παραγωγή εγγράφων και άλλες εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν με οδηγίες παρόμοιου χαρακτήρα.Σε όλες τις περιπτώσεις, ο στόχος είναι να δημιουργηθούν σαφείς, κατανοητές κατευθύνσεις που θα εκτελούνται από οποιονδήποτε με βασική εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα ενδιαφέροντος.Ένας διοικητικός βοηθός εξοικειωμένος με τα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, για παράδειγμα, μπορεί να ακολουθήσει οδηγίες για τη δημιουργία μιας αναφοράς για τη χρήση των διαχειριστών.

Η σύνταξη μιας προδιαγραφής διαδικασίας απαιτεί λεπτομερή κατανόηση της διαδικασίας και της γλώσσας που χρησιμοποιείται στη συγκεκριμένη βιομηχανία.Για ορισμένες διαδικασίες, είναι διαθέσιμοι οδηγοί τυποποιημένης ορολογίας και συμβάσεων.Αυτά μπορεί να είναι ένας χρήσιμος πόρος τόσο για το προσωπικό που προετοιμάζει τις προδιαγραφές όσο και τα μέλη του προσωπικού που μπορεί να χρειαστεί να τα διαβάσουν και να τα ακολουθήσουν.Εάν προκύψουν ερωτήσεις σχετικά με τις προδιαγραφές της διαδικασίας, ο οδηγός μπορεί συχνά να δώσει την απάντηση καθορίζοντας τη χρήση της γλώσσας και επιτρέποντας στον αναγνώστη να καταλάβει ακριβώς τι σημαίνει μια δεδομένη δήλωση.