Ποιος είναι ο κύκλος των δαπανών;

Ο κύκλος των δαπανών είναι ένας τύπος διαδικασίας που βοηθά στον καθορισμό του τι συμβαίνει από το σημείο που μια επιχείρηση ή καταναλωτής αποφασίζει ότι η αγορά ενός δεδομένου αγαθού ή υπηρεσίας είναι απαραίτητη για το σημείο που η αγορά πληρώνεται πλήρως.Ο αριθμός και ο τύπος των βημάτων που περιλαμβάνονται στον κύκλο θα διαφέρουν, με βάση την πολυπλοκότητα της έρευνας και τελικά την απόκτηση άδειας για την πραγματοποίηση της αγοράς.Η διαδικασία μπορεί περαιτέρω να είναι περίπλοκη με βάση τις πολιτικές και τις διαδικασίες που εμπλέκονται στη λήψη απόφασης για το πότε και πώς να προσφέρουν πληρωμή για αυτές τις αγορές.

Για πολλές εταιρείες, ο κύκλος των δαπανών αρχίζει με τη χορήγηση άδειας για την πραγματοποίηση μιας συγκεκριμένης αγοράς.Συνήθως, το συμβαλλόμενο μέρος που επιθυμεί να κάνει την αγορά πρέπει να υποβάλει αυτό που είναι γνωστό ως έντυπο απαίτησης σε έναν πράκτορα ή ένα τμήμα αγορών.Εάν ο πράκτορας αναθεωρήσει την απαίτηση και διαπιστώσει ότι το ζητούμενο στοιχείο βρίσκεται εντός των κατευθυντήριων γραμμών τιμολόγησης και των προϋπολογιστικών περιορισμών της εταιρείας, το επόμενο βήμα στον κύκλο περιλαμβάνει την έκδοση ενός αριθμού παραγγελίας αγοράς.Σε εκείνο το σημείο, ο διάδικος που υπέβαλε το αρχικό αίτημα μπορεί να επικοινωνήσει με τον εξουσιοδοτημένο πωλητή και να θέσει την παραγγελία, σημειώνοντας προσεκτικά ότι ο αριθμός παραγγελίας αγοράς που έχει εκχωρηθεί από τον πράκτορα αγορών πρέπει να συμπεριληφθεί ως μέρος των λεπτομερειών που βρέθηκαν στο τιμολόγιο για την παραγγελία.

Μόλις τοποθετηθεί η παραγγελία και παραδοθεί το ζητούμενο στοιχείο, το επόμενο βήμα στον κύκλο δαπανών περιλαμβάνει τη λογιστική για την παραλαβή του αντικειμένου και την ανάθεση του κόστους σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή διαίρεση εντός της δομής της εταιρείας.Ανάλογα με τον τύπο της εμπλεκόμενης εταιρείας, το στοιχείο μπορεί να τοποθετηθεί σε ενεργό απόθεμα μέχρι να εκταμιευθεί σε ένα συγκεκριμένο τμήμα.Για παράδειγμα, οι πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται στη δημιουργία αγαθών που προσφέρει η εταιρεία προς πώληση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε μια αποθήκη εταιρείας μέχρι να απελευθερωθούν και να χρεωθούν στο τμήμα που χρησιμεύει ως ο πρώτος σύνδεσμος στη διαδικασία κατασκευής.

Τα τελικά βήματαΟ κύκλος των δαπανών περιλαμβάνει τον προγραμματισμό πληρωμής για τα αγορασθέντα αγαθά.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο κύκλος είναι πολύ μικρός, όπως και όταν η πληρωμή πρέπει να προσφέρεται κατά τη στιγμή της παράδοσης.Σε άλλες εποχές, αυτό το τελικό τμήμα του κύκλου των δαπανών μπορεί να οργανώσει τα τρέχοντα εκκρεμή τιμολόγια με βάση τις ημερομηνίες λήξης που εκχωρούνται από τους προμηθευτές, με μια ομάδα πληρωτέων λογαριασμών να αναθεωρεί και να εγκρίνει κάθε τιμολόγιο για πληρωμή.Σε αυτό το σημείο, η πληρωμή έχει προγραμματιστεί να πραγματοποιηθεί κατά την πραγματική ημερομηνία λήξης που αναφέρεται στο τιμολόγιο.Ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας, η πληρωμή αυτή μπορεί να έχει τη μορφή ηλεκτρονικής μεταφοράς που γίνεται στο λογαριασμό του πωλητή ή σε έλεγχο χαρτιού που προετοιμάζεται και ταχυδρομείται στη διεύθυνση εμβασμάτων που παρέχεται από τον πωλητή.Συνήθως, ο κύκλος των δαπανών θεωρείται πλήρης όταν η πληρωμή έχει υποβληθεί σε επεξεργασία και έχει εκκαθαρίσει την τράπεζα έκδοσης.