Chu kỳ chi tiêu là gì?

Chu kỳ chi tiêu là một loại quy trình giúp xác định những gì xảy ra từ điểm mà doanh nghiệp hoặc người tiêu dùng quyết định rằng việc mua một hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định là cần thiết đến mức mua hàng được trả đầy đủ.Số lượng và loại các bước được bao gồm trong chu kỳ sẽ khác nhau, dựa trên sự phức tạp của việc nghiên cứu và cuối cùng có được sự cho phép để mua hàng.Quá trình này có thể phức tạp hơn dựa trên các chính sách và quy trình liên quan đến việc quyết định thời điểm và cách trả giá thanh toán cho các giao dịch mua đó.Đối với nhiều công ty, chu kỳ chi tiêu bắt đầu bằng việc cấp phép để mua hàng cụ thể.Thông thường, bên muốn thực hiện mua hàng phải gửi những gì được gọi là mẫu đơn xin yêu cầu cho một đại lý mua hàng hoặc bộ phận.Nếu đại lý xem xét yêu cầu và thấy rằng mặt hàng được yêu cầu nằm trong hướng dẫn định giá và hạn chế ngân sách của công ty, bước tiếp theo trong chu kỳ liên quan đến việc phát hành số đơn đặt hàng.Vào thời điểm đó, bên đã gửi yêu cầu ban đầu có thể liên hệ với nhà cung cấp được ủy quyền và đặt hàng, lưu ý một cách cẩn thận rằng số đơn đặt hàng được chỉ định bởi đại lý mua hàng sẽ được đưa vào như một phần của chi tiết được tìm thấy trên hóa đơn cho đơn đặt hàng.

Một khi đơn đặt hàng được đặt và mục được yêu cầu được giao, bước tiếp theo trong chu kỳ chi tiêu liên quan đến việc kế toán việc nhận mặt hàng và gán chi phí cho một bộ phận hoặc bộ phận cụ thể trong cấu trúc công ty.Tùy thuộc vào loại công ty liên quan, mặt hàng có thể được đặt vào một kho hoạt động cho đến khi nó thực sự được giải ngân cho một bộ phận cụ thể.Ví dụ, nguyên liệu thô được sử dụng trong việc tạo ra hàng hóa mà công ty cung cấp có thể được tổ chức trong kho công ty cho đến khi chúng được phát hành và tính phí cho bộ phận đóng vai trò là liên kết đầu tiên trong quy trình sản xuất.Một chu kỳ chi tiêu liên quan đến việc lên lịch thanh toán cho hàng hóa đã mua.Trong một số trường hợp, chu kỳ rất ngắn, vì khi thanh toán phải được đấu thầu tại thời điểm giao hàng.Vào những thời điểm khác, phần cuối cùng của chu kỳ chi tiêu này có thể sắp xếp các hóa đơn chưa thanh toán hiện tại dựa trên các ngày đáo hạn được chỉ định bởi các nhà cung cấp, với một nhóm phải trả việc xem xét và phê duyệt từng hóa đơn để thanh toán.Tại thời điểm đó, khoản thanh toán dự kiến sẽ diễn ra vào hoặc trước ngày đáo hạn thực tế được liệt kê trên hóa đơn.Tùy thuộc vào chính sách của công ty, khoản thanh toán đó có thể ở dạng chuyển khoản điện tử được thực hiện vào tài khoản nhà cung cấp, hoặc kiểm tra giấy được chuẩn bị và gửi đến địa chỉ chuyển tiền do nhà cung cấp cung cấp.Thông thường, chu kỳ chi tiêu được coi là hoàn thành sau khi thanh toán đã được xử lý và đã xóa ngân hàng phát hành.