Τι κάνει ένας διαχειριστής τεκμηρίωσης;

Οι διαχειριστές τεκμηρίωσης είναι συχνά υπεύθυνοι για τις ομάδες ειδικών καθώς δημιουργούν τεχνική τεκμηρίωση.Οι διαχειριστές ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για τους προϋπολογισμούς των τμημάτων και την ποιότητα της εργασίας που παράγεται.Η κατανόηση της τεχνολογίας, οι άριστες δεξιότητες επικοινωνίας και η δυνατότητα συνεργασίας με άλλους είναι χρήσιμες για κάποιον που ενδιαφέρεται για μια σταδιοδρομία διαχείρισης τεκμηρίωσης.

Αυτοί οι διαχειριστές συχνά οδηγούν ομάδες τεχνικών συγγραφέων και άλλων τεχνικών επικοινωνιών.Ένας διαχειριστής τεκμηρίωσης μπορεί να έχει την ευθύνη για την πρόσληψη και την εκτόξευση και την αξιολόγηση της απόδοσης των μελών της ομάδας.Επιπλέον, ο διευθυντής μπορεί να αναθέτει την εργασία στην ομάδα ειδικών τεκμηρίωσης και να αναπτύξει σχέδια κατάρτισης για να τους βοηθήσει να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την εξισορρόπηση του χρόνου που τα μέλη της ομάδας δίδονται για να εργαστούν σε ένα έργο ενάντια στο επίπεδο της απαιτούμενης ποιότητας.Ο διαχειριστής μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη διαδικασιών, διαδικασιών και προτύπων ποιότητας για την ομάδα της.Σε ορισμένους οργανισμούς, ο διαχειριστής τεκμηρίωσης μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία τεχνικών επικοινωνιών, τέτοιων εγχειριδίων έντυπων εκπαιδευτικών, ηλεκτρονικών βοήθειας και τεχνικών προδιαγραφών.

Αυτό το πεδίο συχνά εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την τεχνολογία.Ο διαχειριστής τεκμηρίωσης μπορεί να χρειαστεί να περάσει χρόνο μαθαίνοντας για τις τάσεις που επηρεάζουν τη βιομηχανία του οργανισμού της και τα εργαλεία και τις διαδικασίες της ομάδας της.Δεν είναι όλες οι τάσεις, ωστόσο, θα είναι τεχνικές.Για παράδειγμα, η αύξηση του πληθυσμού των μεταναστών μιας περιοχής μπορεί να σημαίνει ότι η τεκμηρίωση θα πρέπει να διατίθεται σε πολλές γλώσσες και όχι μόνο μία.

Κάθε οργανισμός που παράγει τεχνική τεκμηρίωση που πρέπει να δημιουργηθεί, να διανεμηθεί και να παρακολουθείται μπορεί να χρησιμοποιήσει διαχειριστές τεκμηρίωσης.Μερικά παραδείγματα αυτών των τύπων οργανισμών περιλαμβάνουν την ανάπτυξη λογισμικού και τις εταιρείες κοινής ωφέλειας.Άλλοι οργανισμοί που μπορούν να προσλάβουν αυτούς τους τύπους διαχειριστών είναι κατασκευαστές βιομηχανικών, χημικών ή τεχνικών προϊόντων.

Ένα τετραετές πτυχίο σε σχετικό τομέα, όπως οι επικοινωνίες ή η τεχνική γραφή, μπορούν να βοηθήσουν σε κάποιον που ενδιαφέρεται να γίνει υπεύθυνος τεκμηρίωσης.Οι δεξιότητες γραφής είναι συνήθως απαραίτητες και οι βασικές δεξιότητες σχεδιασμού γραφικών μπορεί να είναι χρήσιμες.Ο μελλοντικός διευθυντής μπορεί να ξεκινήσει την καριέρα του ως τεχνικός συγγραφέας ή επικοινωνίας.Καθώς κερδίζει δεξιότητες και εμπειρία, μπορεί να επιθυμεί να υποβάλει αίτηση για θέσεις διαχείρισης.

Ορισμένα χαρακτηριστικά που είναι χρήσιμα για την αναζήτηση εργασιών διαχείρισης τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν την προσοχή στη λεπτομέρεια και τις άριστες γραπτές και προφορικές δεξιότητες επικοινωνίας.Ο διαχειριστής θα πρέπει να είναι σε θέση να κατανοήσει γρήγορα τις τεχνικές έννοιες και να τις μεταφράσει με τρόπο που να μπορεί να καταλάβει τα μη τεχνικά ακροατήρια.Θα πρέπει να είναι σε θέση να εργάζεται αποτελεσματικά με την ομάδα της και τους άλλους υπαλλήλους της.Ο διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να διαπραγματευτεί με τους συνομηλίκους της σχετικά με τη βοήθεια των υφισταμένων τους για τη σύνταξη έργων ως εμπειρογνώμονες θέματος (ΜΜΕ).