Τι κάνει ένας δικηγορικός ρεσεψιονίστ;

Σε ένα νομικό γραφείο, ένας δικηγορικός ρεσεψιονίστ αλληλεπιδρά με τους πελάτες, τα σχέδια αλληλογραφίας, φροντίζει τα αρχεία και τους λογαριασμούς που έχουν χρησιμοποιήσει τις υπηρεσίες επιχειρήσεων.Ως πρόσωπο του δικηγορικού γραφείου, ο ρεσεψιονίστ αναμένεται να εκτελέσει άλλα καθήκοντα, όπως η διατήρηση της περιοχής εργασίας της καθαρής για να εκπροσωπεί θετικά την επιχείρηση.Εάν ο ρεσεψιονίστ έχει επίσης πιστοποίηση Paralegal, μπορεί να παράσχει πιο άμεση υποστήριξη στα μέλη του γραφείου.

a receptionist της δικηγορικής εταιρείας είναι το πρώτο πρόσωπο που ένας πελάτης συναντά κατά την είσοδο, τηλεφωνώντας ή στέλνοντας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο δικηγορικό γραφείο.Στη συνέχεια, ο ρεσεψιονίστ πρέπει να ανταποκριθεί ή να δρομολογήσει κλήσεις ή άλλη αλληλογραφία, να χαιρετήσει τον πελάτη και να παρέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες.Μπορεί επίσης να κατευθύνει τους πελάτες σε αναψυκτικά μέσα στο λόμπι, να συνοδεύσουν τον πελάτη στο γραφείο δικηγόρων ή να ενημερώσουν τον πελάτη πόσο καιρό θα είναι η αναμονή να δει τον πληρεξούσιο εάν ο πελάτης δεν έχει ραντεβού.Εξαιρετικές κοινωνικές και λεκτικές δεξιότητες επικοινωνίας είναι απαραίτητο για αυτά τα καθήκοντα. Ένα άλλο καθήκον που συνήθως ολοκληρώνει ο ρεσεψιονίστ είναι η σύνταξη αλληλογραφίας.Ορισμένες από τις αλληλογραφίες είναι αρκετά απλή, όπως η ανταπόκριση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τη διαθεσιμότητα ή τα τέλη του δικηγόρου.Η άλλη αλληλογραφία είναι πολύ πιο περίπλοκη, όπως επιστολές σε άλλους δικηγόρους ή δικαστήρια.Για αυτή την αλληλογραφία, ο ρεσεψιονίστ πρέπει να έχει επαρκή κατανόηση της νομικής ορολογίας και των κανονισμών. Σε ορισμένες δικηγορικές εταιρείες, είναι επίσης καθήκον του δικηγορικού ρεσεψιονίστ να δημιουργήσει, να διατηρήσει και να ανακτήσει αρχεία περιπτώσεων για τους πληρεξούσιους.Συχνά αυτό γίνεται ηλεκτρονικά μέσω βάσεων δεδομένων προκειμένου να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα και να εξοικονομήσει χώρο στο γραφείο, έτσι οι νόμιμοι ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι άνετοι χρησιμοποιώντας υπολογιστές και σχετική τεχνολογία.Εάν ένας πληρεξούσιος χρειάζεται συγκεκριμένα έγγραφα εκτυπωμένα και συναρμολογημένα για αναφορά και χρήση εκτός του γραφείου, ο ρεσεψιονίστ χειρίζεται επίσης αυτές τις ανάγκες.Θα πρέπει να είναι σε θέση να το κάνει αυτό γρήγορα, όπως εάν ο πληρεξούσιος πρέπει να βιαστεί σε ακρόαση έκτακτης ανάγκης.Μεγάλο μέρος των πληροφοριών στα αρχεία πελατών είναι εμπιστευτικές, οπότε ένας δικηγορικός ρεσεψιονίστ πρέπει να είναι σε θέση να διατηρήσει τα αρχεία ασφαλή μέσω προγραμμάτων λογισμικού ή άλλων μηχανισμών όπως συρτάρι, υπουργικό συμβούλιο ή ασφαλείς κλειδαριές. Μερικοί δικηγόροι αναμένουν επίσης ότι ένας δικηγορικός ρεσεψιονίστ να χειριστείπτυχές της χρέωσης.Αυτό περιλαμβάνει την παροχή εισπράξεων και τιμολογίων, την ειδοποίηση των πελατών των εκκρεμών χρεώσεων, την ενημέρωση των πελατών σχετικά με τις μεθόδους πληρωμών που έγιναν αποδεκτές και τη δημιουργία και την παρακολούθηση της τράπεζας επιχειρήσεων ή άλλων λογαριασμών.Εάν ο ρεσεψιονίστ ανακαλύψει σφάλμα χρέωσης, πρέπει να λάβει μέτρα για να διορθώσει το σφάλμα, όπως η έκδοση ελέγχου επιστροφής χρημάτων ή η προσφορά στον πελάτη. Παρόμοια με άλλους ρεσεψιονίστ, ένας δικηγορικός ρεσεψιονίστ αναμένεται να ολοκληρώσει άλλα καθήκοντα όπως ανατίθεται.Για γενικά καθήκοντα, αυτό μπορεί να σημαίνει οτιδήποτε από το να αρπάξει ένα φλιτζάνι καφέ για έναν σημαντικό πελάτη ή να τοποθετήσει κάποιες διακοσμήσεις στο γραφείο στις διακοπές.Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι δικηγορικοί ρεσεψιονίστ διπλασιάζονται ως paralegals, ωστόσο, οπότε παρέχουν πιο άμεση υποστήριξη για τον πληρεξούσιο, που συχνά συνοδεύουν τον πληρεξούσιο στο δικαστήριο και διεξάγουν πρωτοβάθμια έρευνα.