Nhân viên tiếp tân công ty luật làm gì?

Trong một văn phòng pháp lý, một nhân viên tiếp tân của công ty luật tương tác với khách hàng, dự thảo thư từ, chăm sóc các hồ sơ trường hợp và hóa đơn những người đã sử dụng các dịch vụ của công ty.Là bộ mặt của văn phòng luật, nhân viên tiếp tân dự kiến sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác như giữ cho khu vực làm việc của cô sạch sẽ để đại diện cho công ty một cách tích cực.Nếu nhân viên tiếp tân cũng có chứng nhận Paralegal, cô có thể cung cấp hỗ trợ trực tiếp hơn cho các thành viên của văn phòng. Một nhân viên tiếp tân của công ty luật thường là người đầu tiên mà khách hàng gặp phải khi vào, gọi điện hoặc gửi email cho văn phòng luật.Sau đó, nhân viên tiếp tân phải trả lời hoặc định tuyến các cuộc gọi hoặc thư từ khác, chào khách hàng và cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt.Cô cũng có thể hướng khách hàng đến giải khát trong sảnh, hộ tống khách hàng đến văn phòng luật sư hoặc nói với khách hàng trong thời gian chờ đợi sẽ gặp luật sư nếu khách hàng không có cuộc hẹn.Kỹ năng giao tiếp xã hội và bằng lời nói tuyệt vời là điều bắt buộc cho các nhiệm vụ này.Một nhiệm vụ khác mà một nhân viên tiếp tân của công ty luật thường hoàn thành là soạn thảo thư từ.Một số thư từ khá đơn giản, chẳng hạn như trả lời email liên quan đến tính khả dụng hoặc phí của luật sư.Các thư từ khác phức tạp hơn nhiều, chẳng hạn như thư cho các luật sư hoặc tòa án khác.Đối với thư từ này, nhân viên tiếp tân phải có một sự hiểu biết đầy đủ về thuật ngữ và quy định pháp lý.Trong một số công ty luật, nhiệm vụ của nhân viên tiếp tân của công ty luật là tạo, duy trì và truy xuất các hồ sơ vụ án cho (các) luật sư.Thông thường, điều này được thực hiện bằng điện tử thông qua cơ sở dữ liệu để tăng hiệu quả và tiết kiệm không gian trong văn phòng, vì vậy nhân viên tiếp tân hợp pháp phải thoải mái khi sử dụng máy tính và công nghệ liên quan.Nếu một luật sư cần các tài liệu cụ thể được in và lắp ráp để tham khảo và sử dụng bên ngoài văn phòng, nhân viên tiếp tân cũng xử lý các nhu cầu này.Cô ấy sẽ có thể làm điều này một cách nhanh chóng, chẳng hạn như nếu luật sư cần vội vã đến phiên tòa khẩn cấp.Phần lớn thông tin trong các tệp khách hàng là được bảo mật, vì vậy một nhân viên tiếp tân của công ty luật phải có khả năng giữ an toàn cho các tệp thông qua các chương trình phần mềm hoặc các cơ chế khác như ngăn kéo, tủ hoặc khóa an toàn.Các khía cạnh của hóa đơn.Điều này bao gồm cung cấp biên lai và hóa đơn, thông báo cho khách hàng về các khoản phí chưa thanh toán, thông báo cho khách hàng về các phương thức thanh toán được chấp nhận và thiết lập và giám sát ngân hàng công ty hoặc các tài khoản khác.Nếu nhân viên tiếp tân phát hiện ra lỗi thanh toán, cô ấy phải thực hiện các bước để sửa lỗi như cấp séc hoàn tiền hoặc cung cấp cho khách hàng một khoản tín dụng.Tương tự như các nhân viên tiếp tân khác, một nhân viên tiếp tân của công ty luật dự kiến sẽ hoàn thành các nhiệm vụ khác như được giao.Đối với các nhiệm vụ chung, điều này có thể có nghĩa là bất cứ điều gì từ lấy một tách cà phê cho một khách hàng quan trọng hoặc đưa một số đồ trang trí trong văn phòng vào các ngày lễ.Trong một số trường hợp, nhân viên tiếp tân của công ty luật tăng gấp đôi như các trợ lý, tuy nhiên, trong trường hợp đó họ cung cấp hỗ trợ trực tiếp hơn cho luật sư, thường đi cùng luật sư đến tòa án và tiến hành nghiên cứu trường hợp chính.