Ano ang ginagawa ng isang law firm na receptionist?

Sa isang ligal na tanggapan, ang isang law firm na receptionist ay nakikipag -ugnay sa mga kliyente, drafts sulat, nag -aalaga ng mga file ng kaso at singil sa mga gumagamit ng mga serbisyo ng kumpanya.Bilang mukha ng tanggapan ng batas, inaasahang magsasagawa ang iba pang mga tungkulin tulad ng pagpapanatiling malinis ang kanyang lugar ng trabaho upang kumatawan nang positibo.Kung ang receptionist ay mayroon ding sertipikasyon ng paralegal, maaaring magbigay siya ng mas direktang suporta sa mga miyembro ng opisina.Kasunod nito, ang receptionist ay dapat tumugon o mga tawag sa ruta o iba pang sulat, batiin ang kliyente at magbigay ng mas maraming impormasyon hangga't maaari.Maaari rin niyang idirekta ang mga kliyente sa mga pampalamig sa loob ng lobby, i -escort ang kliyente sa tanggapan ng abugado, o sabihin sa kliyente kung gaano katagal ang paghihintay ay makita ang abugado kung ang kliyente ay walang appointment.Ang mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon sa lipunan at pandiwang ay kinakailangan para sa mga gawaing ito.

Ang isa pang gawain na karaniwang nakumpleto ng isang firm firm ay karaniwang nakumpleto ay ang pagbalangkas ng sulat.Ang ilan sa mga sulat ay medyo simple, tulad ng pagtugon sa isang email tungkol sa pagkakaroon o bayad ng mga (mga) abugado.Ang iba pang sulat ay mas kumplikado, tulad ng mga titik sa iba pang mga abugado o korte.Para sa sulat na ito, ang receptionist ay kailangang magkaroon ng sapat na pag -unawa sa ligal na terminolohiya at regulasyon.

Sa ilang mga kumpanya ng batas, tungkulin din ng receptionist ng law firm na lumikha, mapanatili at makuha ang mga file ng kaso para sa mga (mga) abugado.Kadalasan ito ay ginagawa nang elektroniko sa pamamagitan ng mga database upang madagdagan ang kahusayan at makatipid ng puwang sa opisina, kaya ang mga ligal na receptionist ay kailangang maging komportable gamit ang mga computer at kaugnay na teknolohiya.Kung ang isang abugado ay nangangailangan ng mga tiyak na dokumento na nakalimbag at tipunin para sa sanggunian at gamitin sa labas ng opisina, ang pagtanggap ng mga ito ay humahawak din sa mga pangangailangan na ito.Dapat niyang gawin ito nang mabilis, tulad ng kung ang abugado ay kailangang magmadali sa isang pagdinig sa korte ng emerhensiya.Karamihan sa mga impormasyon sa loob ng mga file ng kliyente ay kumpidensyal, kaya ang isang firm firm receptionist ay dapat na panatilihing ligtas ang mga file sa pamamagitan ng mga programa ng software o iba pang mga mekanismo tulad ng drawer, gabinete o ligtas na mga kandado.Mga aspeto ng pagsingil.Kasama dito ang pagbibigay ng mga resibo at invoice, na inaalam ang mga kliyente ng mga natitirang singil, na nagpapaalam sa mga kliyente ng mga pamamaraan ng mga pagbabayad na tinanggap at pag -set up at pagsubaybay sa mga bangko ng kumpanya o iba pang mga account.Kung nadiskubre ng receptionist ang isang error sa pagsingil, dapat siyang gumawa ng mga hakbang upang iwasto ang error tulad ng paglabas ng isang refund check o pag -aalok ng kliyente ng isang kredito.

Katulad sa iba pang mga receptionist, inaasahang makumpleto ng isang receptionist ng law firm ang iba pang mga tungkulin tulad ng itinalaga.Para sa mga pangkalahatang tungkulin, maaaring mangahulugan ito ng anumang bagay mula sa pag -agaw ng isang tasa ng kape para sa isang mahalagang kliyente o paglalagay ng ilang mga dekorasyon sa opisina sa mga pista opisyal.Sa ilang mga kaso, ang mga firm firm na receptionist ay doble bilang mga paralegals, gayunpaman, kung saan nagbibigay sila ng mas direktang suporta para sa abugado, na madalas na kasama ng abugado sa korte at pagsasagawa ng pangunahing pananaliksik sa kaso.