Mit csinál egy ügyvédi iroda recepciós?

Egy jogi hivatalban az ügyvédi iroda recepciós kapcsolatba lép az ügyfelekkel, levelezést készít, gondoskodik az ügy iratokról és számlákat, akik a cégek szolgáltatásait használják.Mint az Ügyvédi Iroda arca, a recepciós várhatóan más feladatokat lát el, például a munkaterületét tisztán tartva, hogy a cég pozitív képviseletét képviselje.Ha a recepciósnak is van paralegal tanúsítása, akkor közvetlenebb támogatást nyújthat az iroda tagjainak.Ezt követően a recepciósnak válaszolnia kell, vagy más levelezésre vagy más levelezésre, üdvözölnie kell az ügyfelet, és minél több információt kell megadnia.Lehet, hogy az ügyfeleket az előcsarnokon belüli frissítőkre, az ügyfél kíséretére kísérelheti az ügyvédi irodába, vagy megmondhatja az ügyfélnek, hogy mennyi ideig várja meg az ügyvédet, ha az ügyfélnek nincs kinevezése.A kiváló társadalmi és verbális kommunikációs készségek elengedhetetlenek ezeknek a feladatoknak.

Egy másik feladat, amelyet az ügyvédi iroda recepciós általában befejez, a levelezés megteremtése.A levelezés egy része meglehetősen egyszerű, például az ügyvéd rendelkezésre állásáról vagy díjairól szóló e -mailre való válaszadás.Más levelezés sokkal összetettebb, például levelek más ügyvédeknek vagy bíróságoknak.Ehhez a levelezéshez a recepciósnak megfelelően meg kell értenie a jogi terminológiát és a rendeleteket.Néhány ügyvédi irodában az ügyvédi iroda recepciós kötelessége az ügyvéd (ek) esetének létrehozása, karbantartása és letöltése is.Ezt gyakran elektronikusan adatbázisokon keresztül végzik annak érdekében, hogy növeljék a hatékonyságot és a helymegtakarítást az irodában, így a jogi recepciósoknak kényelmesnek kell lenniük a számítógépek és a kapcsolódó technológiák használatával.Ha az ügyvédnek az irodán kívüli referenciaként és felhasználás céljából kinyomtatott és összeszerelhető dokumentumokra van szüksége, a recepciós ezeket az igényeket is kezeli.Képesnek kell lennie arra, hogy ezt gyorsan megtegye, például ha az ügyvédnek sürgősségi bírósági tárgyalásra kell rohannia.Az ügyfélfájlokban szereplő információk nagy része bizalmas, tehát az ügyvédi iroda recepciósnak képesnek kell lennie arra, hogy a fájlokat szoftverprogramok vagy más mechanizmusok, például fiók, kabinet vagy biztonságos zárakon keresztül biztonságban kell tartania. Néhány ügyvéd azt is elvárja, hogy az ügyvédi iroda recepciós kezelőszervezője kezelje.A számlázás szempontjai.Ez magában foglalja a bevételek és a számlák nyújtását, az ügyfelek értesítését a fennmaradó díjakról, az ügyfelek tájékoztatását az elfogadott fizetési módszerekről, valamint a cégek bankja vagy más számlák felállításáról és nyomon követéséről.Ha a recepciós számlázási hibát fedez fel, akkor lépéseket kell tennie a hiba kijavítására, például a visszatérítési ellenőrzés kiadására vagy az ügyfél hitelének felajánlására.

A többi recepcióshoz hasonlóan az ügyvédi iroda recepciós várhatóan más feladatokat teljesít.Általános feladatok esetén ez bármit jelenthet, ha megragad egy csésze kávét egy fontos ügyfél számára, vagy néhány dekorációt az irodában ünnepnapokon.Egyes esetekben az ügyvédi iroda recepciós szakemberei paralegalsként dupláznak, ebben az esetben azonban közvetlenebb támogatást nyújtanak az ügyvédnek, gyakran az ügyvédet a bírósághoz és az elsődleges eset -kutatások elvégzésével.