Τι κάνει ένας βοηθός έργου;

Ένας βοηθός έργου βοηθά συνήθως έναν διαχειριστή έργου ή έναν διευθυντή έργου με τα καθήκοντα που απαιτούνται για την εκτέλεση εργασίας.Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό περιλαμβάνει γραφικές και διοικητικές λειτουργίες.Ο βοηθός του έργου μπορεί επίσης να παρακολουθήσει συναντήσεις και πιθανότατα θα είναι υπεύθυνος για την απάντηση σε ερωτήσεις στην απουσία του διαχειριστή του έργου.Ανάλογα με το μέγεθος του έργου, ο βοηθός μπορεί να είναι αφιερωμένος σε μια ενιαία εργασία και υπεύθυνο έργου ή μπορεί να βοηθήσει περισσότερους από έναν διαχειριστή σε περισσότερα από ένα έργα ταυτόχρονα.

Ο πυρήνας της δουλειάς ενός έργου γενικά περιστρέφεται γύρω από τους κληρικούς και τα διοικητικά καθήκοντα.Τα περισσότερα έργα βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε αρχεία και υπολογιστικά φύλλα, συμπεριλαμβανομένων των χρονικών γραμμών, των προϋπολογισμών και των καταλόγων εργασιών.Η διατήρηση αυτών των ενημερωμένων, η επικοινωνία των ενημερώσεων και η τεκμηρίωση των αλλαγών αποτελούν κρίσιμο μέρος της διαχείρισης του έργου και αποτελούν καθήκοντα που γενικά εμπίπτουν στον βοηθό όταν υπάρχει ένα.Πολλές εταιρείες έχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις σχετικά με το τι πρέπει να τεκμηριωθεί και τι πρέπει να διατηρηθεί σε φυσικά αρχεία.

Άλλοι τύποι γραφειοκρατίας συχνά πέφτουν και στον βοηθό του έργου.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αίτηση και την κατάθεση των ασφαλιστικών εντύπων και των αδειών, τη συμπλήρωση παραγγελιών αγοράς και πολλά άλλα.Συχνά περιλαμβάνει συχνά τη διαχείριση της αλληλογραφίας, όπως η παροχή τακτικών αναφορών και ενημερώσεων στον πελάτη.

Ο βοηθός του έργου θα παρακολουθήσει συχνά συναντήσεις και θα συμμετάσχει σε κλήσεις συνεδρίων.Αυτό περιλαμβάνει συνήθως τόσο εσωτερικές συναντήσεις ομάδας όσο και συναντήσεις πελατών.Σε πολλές περιπτώσεις, ο βοηθός θα είναι επιφορτισμένος με τη λήψη σημειώσεων από τη συνάντηση και την ανάπτυξη και διανομή μιας έκθεσης συνάντησης μετά.Ένα σημαντικό μέρος τέτοιων εκθέσεων είναι η αναγνώριση των στοιχείων δράσης και η ανάθεση ευθύνης για κάθε ένα.Είναι επίσης σημαντικό να προσδιοριστούν οι ημερομηνίες λήξης. Ενώ ο διευθυντής του έργου ή ο διευθυντής παραδοσιακά έχει μεγαλύτερη ευθύνη για τη λήψη αποφάσεων, τη διαχείριση των σχέσεων των πελατών και τη διασφάλιση ότι το έργο παραμένει στον προϋπολογισμό και στο χρονοδιάγραμμα, ο βοηθός πρέπει να γνωρίζει το καθεστώς τουΈργο ανά πάσα στιγμή επειδή μπορεί να κληθεί να απαντήσει σε ερωτήσεις εάν ο διαχειριστής δεν είναι διαθέσιμος.Οι διαχειριστές του έργου ενδέχεται να βρίσκονται σε συναντήσεις, να είναι άρρωστοι ή σε διακοπές όταν απαιτείται μια πληροφορία από ένα μέλος της ομάδας ή έναν πελάτη, για παράδειγμα.Η γνώση του πού να βρείτε τα δεδομένα είναι κρίσιμα.

Ένας βοηθός έργου που δεν είναι αφιερωμένος σε ένα μόνο έργο, αλλά είναι υπεύθυνος για την υποστήριξη πολλαπλών διαχειριστών ή πολλαπλών έργων, θα είναι υπεύθυνη για την εκτέλεση αυτών των καθηκόντων για κάθε έργο.Αυτό σημαίνει ότι ο βοηθός πρέπει να είναι πολύ οργανωμένος.Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να δώσει προτεραιότητα στα καθήκοντα και να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει όταν οι απαιτήσεις δύο ή περισσότερων συγκρούσεων έργων.