Trợ lý dự án làm gì?

Một trợ lý dự án thường giúp một người quản lý dự án hoặc giám đốc dự án với các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện một công việc.Trong hầu hết các trường hợp, điều này bao gồm các chức năng văn thư và hành chính.Trợ lý dự án cũng có thể tham dự các cuộc họp và có thể sẽ chịu trách nhiệm trả lời các câu hỏi trong sự vắng mặt của các nhà quản lý dự án.Tùy thuộc vào quy mô của dự án, trợ lý có thể được dành riêng cho một công việc và người quản lý dự án hoặc có thể hỗ trợ nhiều hơn một người quản lý trong nhiều hơn một dự án..Hầu hết các dự án phụ thuộc rất nhiều vào các tập tin và bảng tính, bao gồm dòng thời gian, ngân sách và danh sách nhiệm vụ.Giữ các bản cập nhật này, truyền đạt các bản cập nhật và thay đổi ghi lại là một phần quan trọng của quản lý dự án và là nhiệm vụ thường thuộc về trợ lý khi có.Nhiều công ty có các yêu cầu cụ thể liên quan đến những gì phải được ghi lại và những gì phải được lưu trong các tệp vật lý.Điều này có thể bao gồm yêu cầu và nộp các mẫu bảo hiểm và giấy phép, điền vào đơn đặt hàng và nhiều hơn nữa.Nó cũng thường xuyên bao gồm quản lý thư từ, chẳng hạn như cung cấp các báo cáo và cập nhật thường xuyên cho khách hàng.

Trợ lý dự án cũng thường sẽ tham dự các cuộc họp và tham gia các cuộc gọi hội nghị.Điều này thường bao gồm cả các cuộc họp nhóm nội bộ cũng như các cuộc họp của khách hàng.Trong nhiều trường hợp, trợ lý sẽ được giao nhiệm vụ ghi chú từ cuộc họp và phát triển và phân phối một báo cáo cuộc họp sau đó.Một phần quan trọng của các báo cáo như vậy là việc xác định các mục hành động và việc chuyển nhượng trách nhiệm cho mỗi mục.Điều quan trọng là phải xác định ngày đáo hạn. Trong khi người quản lý dự án hoặc giám đốc theo truyền thống có trách nhiệm hơn trong việc đưa ra quyết định, quản lý các mối quan hệ khách hàng và đảm bảo rằng dự án vẫn ở trong ngân sách và theo lịch trình, trợ lý phải nhận thức được tình trạng củaDự án mọi lúc vì anh ta có thể được gọi để trả lời các câu hỏi nếu người quản lý không có sẵn.Các nhà quản lý dự án có thể tham gia các cuộc họp, bị bệnh hoặc trong kỳ nghỉ khi cần một phần thông tin của một thành viên trong nhóm hoặc khách hàng.Biết nơi tìm dữ liệu là rất quan trọng.Điều này có nghĩa là trợ lý phải rất có tổ chức.Anh ta cũng phải có khả năng ưu tiên các nhiệm vụ và biết phải làm gì khi yêu cầu của hai hoặc nhiều dự án xung đột.