Mit csinál egy projekt asszisztens?

Egy projekt asszisztens általában segít a projektmenedzsernek vagy a projekt igazgatójának a munka végrehajtásához szükséges feladatokkal.A legtöbb esetben ez magában foglalja a papi és adminisztratív funkciókat.A projekt asszisztense részt vehet az üléseken is, és valószínűleg felelős a projektmenedzser távollétében a kérdések megválaszolásáért.A projekt méretétől függően az asszisztens egyetlen munkával és projektmenedzserre is elkötelezhető, vagy egyszerre egynél több projektnél is segíthet.-A legtöbb projekt nagymértékben támaszkodik a fájlokra és a táblázatokra, ideértve az idővonalakat, a költségvetéseket és a feladatlistákat.A frissítések és a változások dokumentálásának frissítésének fenntartása a projektmenedzsment kritikus részét képezi, és olyan feladatok, amelyek általában az asszisztensre esnek, amikor van ilyen.Számos vállalatnak vannak konkrét követelményei arra vonatkozóan, hogy mit kell dokumentálni, és mit kell tartani a fizikai fájlokban.

Más típusú papírmunka gyakran a projekt asszisztensére is esik.Ez magában foglalhatja a biztosítási űrlapok és engedélyek kérését és benyújtását, a megrendelések kitöltését és még sok más.Gyakran magában foglalja a levelezés kezelését is, például rendszeres jelentéseket és frissítéseket az ügyfél számára.Ez általában magában foglalja mind a belső csapatbeszélgetéseket, mind az ügyfelek találkozóit.Sok esetben az asszisztens feladata, hogy jegyzeteket készítsen az ülésről, valamint a találkozó jelentés kidolgozása és terjesztése utána.Az ilyen jelentések fontos része a cselekvési tételek azonosítása és a felelősség kiosztása az egyesekért.Fontos az is, hogy azonosítsuk az esedékességi dátumokat.A projekt mindig, mert fel lehet hívni, hogy válaszoljon a kérdésekre, ha a menedzser nem érhető el.A projektmenedzserek lehetnek üléseken, betegek vagy nyaraláson, ha például egy csapattag vagy egy ügyfél számára információra van szükség.Annak ismerete, hogy hol találja meg az adatokat.Ez azt jelenti, hogy az asszisztensnek nagyon szervezettnek kell lennie.Képesnek kell lennie arra is, hogy prioritássá tegye a feladatokat, és tudjon, mit kell tennie, ha két vagy több projekt igényei konfliktusok.