Τι κάνει ένας γραμματέας από το σπίτι;

Ένας γραμματέας από το σπίτι εκτελεί μια ποικιλία διοικητικών καθηκόντων για ένα άλλο άτομο ή μια επιχειρηματική οντότητα.Ορισμένες επιχειρήσεις προσφέρουν γραμματέα από υπηρεσίες στο σπίτι και αυτές οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μεγάλο αριθμό έμπειρων γραμματείων ή διαχειριστών σε συμβατική βάση.Άλλες εργασίες από τους γραμματείς του εγχώριου είναι αυτοαπασχολούμενοι που δεν συνδέονται με γραμματειακές επιχειρήσεις.Ο πελάτης μπορεί να έχει την τηλεφωνική του γραμμή να διαβιβαστεί στην αρχική γραμμή του γραμματέα, αλλά σε άλλες περιπτώσεις, ο πελάτης παρέχει στους πελάτες τον αριθμό του γραμματέα.Όπως κάθε διοικητικός βοηθός, ένας γραμματέας από το σπίτι πρέπει να λαμβάνει μηνύματα και να προωθήσει σημαντικές κλήσεις προς τον πελάτη.Συνήθως, ο πελάτης συνδέεται με τον γραμματέα καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας και παρέχει στον γραμματέα με οδηγίες που περιγράφουν τις οποίες οι πελάτες καλούν προς προώθηση και ώρες της ημέρας, όταν ο πελάτης θα είναι μη ασχολούμενος. Οι γραμματείς που βασίζονται στο σπίτι αποδέχονται και απαντούν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό τουένας πελάτης.Όπως και με τις τηλεφωνικές κλήσεις, τα επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να μεταβιβαστούν απευθείας στον πελάτη, ενώ τα λιγότερο σημαντικά μηνύματα μπορούν να αποθηκευτούν και να απαντηθούν αργότερα.Μερικοί πελάτες μπορούν να οργανώσουν κλήσεις συνεδρίων με τον γραμματέα τους κατά τη διάρκεια των οποίων ο πελάτης θα υπαγορεύει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ο γραμματέας πρέπει στη συνέχεια να συνθέσει και να στείλει στους πελάτες.Επιπλέον, ένας γραμματέας από το σπίτι μπορεί επίσης να πρέπει να συνθέσει και να ταχυδρομήσει επιστολές για λογαριασμό ενός πελάτη.

Ορισμένες μικρές επιχειρήσεις απαιτούν επίσης από τους γραμματείς να χειρίζονται διοικητικά καθήκοντα που σχετίζονται με ιστότοπους της εταιρείας.Ο πελάτης προσλαμβάνει κανονικά έναν προγραμματιστή για τη ρύθμιση του ιστότοπου, αλλά ο γραμματέας μπορεί να είναι εφοδιασμένος με πληροφορίες σύνδεσης και ζήτησε να ενημερώσει τις πληροφορίες του ιστότοπου σε καθημερινή ή εβδομαδιαία βάση.Όταν μια επιχείρηση οργανώνει μια προώθηση, ο γραμματέας μπορεί να χρειαστεί να τοποθετήσει λεπτομέρειες σχετικά με την προώθηση στην ιστοσελίδα της εταιρείας, καθώς και να συνθέτει και να στέλνει διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά πρέπει να οργανώνουν συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο με πελάτες για να διαπραγματευτούν τις συμβάσεις πωλήσεων και παροχής υπηρεσιών.Σε πολλές περιπτώσεις, ένας γραμματέας που βασίζεται στο σπίτι μπορεί να οργανώσει αυτές τις συναντήσεις με τη σύνταξη με τους επιχειρηματικούς εταίρους του πελάτη και τους μελλοντικούς πελάτες.Κανονικά, οι γραμματείς έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ημερολόγιο ή προγραμματιστές του πελάτη, έτσι ώστε ο γραμματέας να μπορεί να καταγράψει λεπτομέρειες σχετικά με αυτές τις συναντήσεις.

Τα προσόντα για έναν γραμματέα από το σπίτι ποικίλλουν ανάλογα με τις ανάγκες του πελάτη.Γενικά, ένας γραμματέας πρέπει να έχει καλές δεξιότητες πληκτρολόγησης και εξυπηρέτησης πελατών.Ορισμένες επιχειρήσεις που συμβάλλουν σε γραμματείς απαιτούν από τους συμβεβλημένους εργαζόμενους να έχουν υποβληθεί σε κάποιο είδος επαγγελματικής κατάρτισης σε σχολές κολλεγίων ή γραμματειακών εκπαιδευτικών.Οι πελάτες που ασχολούνται με τους πελάτες στο εξωτερικό ενδέχεται να απαιτούν εργασία από τους γραμματείς στο σπίτι για να έχουν δεύτερες γλωσσικές δεξιότητες.