Τι κάνει ένας διοικητικός συντονιστής;

Γενικά, ένας διοικητικός συντονιστής διαχειρίζεται και υποστηρίζει τα γραφεία μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού.Τα κύρια καθήκοντα εργασίας περιλαμβάνουν συνήθως την παροχή ολοκληρωμένης διοικητικής υποστήριξης, την εποπτεία του προσωπικού υποστήριξης και τη συμβολή στη διαχείριση του προϋπολογισμού.Αυτά τα καθήκοντα είναι κατάλληλα για ένα άτομο που είναι αυτο-κίνητρο, σχολαστικό και πρακτικό.

Πρωτοβάθμια καθήκοντα

Ο κύριος ρόλος του διοικητικού συντονιστή ενεργεί ως σύνδεσμος μεταξύ των τμημάτων, των εξωτερικών πωλητών και των μελών του προσωπικού.Προκειμένου να λειτουργούν αποτελεσματικά, οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν μια σύνθετη ιεραρχία ατόμων και ειδικών που πρέπει να συνεργαστούν για να γίνουν τα πράγματα.Οι διοικητικοί συντονιστές συνήθως οργανώνουν, εποπτεύουν και διευκολύνουν αυτήν τη ροή εργασίας.Μπορούν επίσης να κληθούν να μάθουν τις τεχνικές λεπτομέρειες και τις εσωτερικές λειτουργίες ενός οργανισμού προκειμένου να παρέχουν εξειδικευμένη υποστήριξη.

Για παράδειγμα, εάν ένα μέλος της σχολής σε ένα πανεπιστήμιο χρειάζεται επιστροφή χρημάτων για έξοδα ταξιδίου, ο συντονιστής μπορεί να χρειαστεί να συνεργαστεί με πολλάΆλλα τμήματα για την εξασφάλιση των κεφαλαίων.Ο ίδιος μπορεί να συνεργαστεί με το γραφείο ταξιδιού, το τμήμα λογιστικής, το προσωπικό υποστήριξης των διδασκόντων ή άλλους για να επεξεργαστεί τις απαραίτητες πληροφορίες για το μέλος της σχολής.Ένας διοικητικός συντονιστής με εξειδικευμένες γνώσεις σχετικά με το πανεπιστημιακό πρωτόκολλο αποζημίωσης μπορεί συνήθως να εξυπηρετήσει καλύτερα το μέλος της σχολής από τους άλλους υπαλλήλους του σχολείου.Αυτά τα μέλη του προσωπικού συνήθως περιλαμβάνουν μη υπευθύνους υπαλλήλους στο τμήμα που παρέχουν γραφικές, γραμματειακές ή χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες.Οι περισσότεροι συντονιστές είναι επίσης υπεύθυνοι για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων, την αξιολόγηση ή την επίπληξη των σημερινών υπαλλήλων και τον καθορισμό εργασιών..Αυτός ή αυτή μπορεί να συμμετέχει στη διατήρηση βάσεων δεδομένων, στη δημιουργία αναφορών, στη σύνταξη επιστολών και στην εργασία σε άλλες γενικές δραστηριότητες υποστήριξης.Οι συντονιστές είναι συχνά υπεύθυνοι για τη διατήρηση του γραφείου, συμπεριλαμβανομένης της αγοράς προμηθειών, της συνεργασίας με τη διαχείριση των εγκαταστάσεων και την εξασφάλιση συντήρησης για εξοπλισμό.Οι περισσότεροι συντονιστές συνήθως εμπλέκονται σε κάποιο βαθμό στην οικονομική διαχείριση της εταιρείας τους.Συχνά συμμετέχουν στην παρακολούθηση του τρόπου δαπανώσεως των χρημάτων, βοηθώντας στον έλεγχο των δαπανών, την έγκριση των δαπανών και τη σύνταξη οικονομικών εκθέσεων.

να γίνει διοικητικός συντονιστής

Το κύριο προσόν για έναν διοικητικό συντονιστή είναι η προηγούμενη εργασιακή εμπειρία, με πολλούς οργανισμούς που απαιτούν ισοδύναμοτων επτά ετών στη διοικητική υποστήριξη.Πολλοί συντονιστές είχαν προηγουμένως θέσεις ως γραφεία ή διοικητικά διευθυντικά στελέχη, διοικητικοί βοηθοί ή ως εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών.Εκτός από την εμπειρία, πολλές από αυτές τις θέσεις απαιτούν τουλάχιστον δίπλωμα γυμνασίου ή γενικό δίπλωμα ισοδυναμίας (GED).Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να απαιτούν πτυχίο Bachelor ή ακόμα και πτυχίο κολλεγίων μεταπτυχιακών επιπέδων.