Điều phối viên hành chính làm gì?

Nói chung, một điều phối viên hành chính quản lý và hỗ trợ các văn phòng của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.Các nhiệm vụ công việc chính thường bao gồm cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện, giám sát nhân viên hỗ trợ và giúp quản lý ngân sách.Những nhiệm vụ này rất phù hợp cho một người tự động viên, tỉ mỉ và thực tế. Nhiệm vụ chính

Vai trò chính của một điều phối viên hành chính là hoạt động như một liên lạc giữa các bộ phận, bên ngoài các nhà cung cấp và nhân viên.Để hoạt động hiệu quả, hầu hết các tổ chức có một hệ thống phân cấp phức tạp của các cá nhân và chuyên gia, những người phải làm việc cùng nhau để hoàn thành công việc.Các điều phối viên hành chính thường tổ chức, giám sát và tạo điều kiện cho quy trình công việc này.Họ cũng có thể được kêu gọi tìm hiểu các chi tiết kỹ thuật và hoạt động bên trong của một tổ chức để cung cấp hỗ trợ chuyên ngành. Ví dụ, nếu một giảng viên tại một trường đại học cần hoàn trả chi phí đi lại, điều phối viên có thể cần phải làm việc với một sốCác bộ phận khác để bảo đảm các quỹ.Anh ấy hoặc cô ấy có thể làm việc với văn phòng du lịch, bộ phận kế toán, nhân viên hỗ trợ giảng viên hoặc những người khác để xử lý thông tin cần thiết cho giảng viên.Một điều phối viên hành chính với kiến thức chuyên môn về giao thức hoàn trả trường đại học thường có thể phục vụ tốt hơn cho giảng viên so với các nhân viên khác của trường. Nhân viên quản lý

Điều phối viên hành chính của một tổ chức lớn thường quản lý nhân viên hỗ trợ.Các nhân viên này thường bao gồm các nhân viên không phải giám sát viên trong bộ phận cung cấp các dịch vụ văn thư, thư ký hoặc tài chính.Hầu hết các điều phối viên cũng chịu trách nhiệm thuê nhân viên mới, đánh giá hoặc khiển trách nhân viên hiện tại và thiết lập các nhiệm vụ công việc..Anh ấy hoặc cô ấy có thể tham gia vào việc duy trì cơ sở dữ liệu, tạo báo cáo, viết thư và làm việc trên các hoạt động hỗ trợ chung khác.Các điều phối viên thường chịu trách nhiệm duy trì văn phòng, bao gồm mua vật tư, làm việc với quản lý cơ sở và đảm bảo bảo trì thiết bị.

Ngân sách Một nhiệm vụ quan trọng khác cho điều phối viên hành chính là giúp chuẩn bị và thực hiện ngân sách tổ chức.Hầu hết các điều phối viên thường tham gia ở một mức độ nào đó trong quản lý tài chính của công ty họ.Họ thường tham gia theo dõi cách chi tiêu tiền, giúp kiểm soát chi phí, phê duyệt chi phí và viết báo cáo tài chính. Trở thành một điều phối viên hành chínhcủa bảy năm trong hỗ trợ hành chính.Nhiều điều phối viên trước đây giữ các vị trí là người quản lý văn phòng hoặc hành chính, trợ lý hành chính hoặc là đại diện dịch vụ khách hàng.Ngoài kinh nghiệm, nhiều vị trí trong số này yêu cầu tối thiểu bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng tốt nghiệp tương đương (GED).Một số tổ chức có thể yêu cầu bằng cử nhân hoặc thậm chí là bằng đại học tốt nghiệp.