Τι κάνει ένας βοηθός γραφείου;
Ο βοηθός γραφείου είναι ένας ασαφής όρος που μπορεί να περιγράψει πολλούς διαφορετικούς τύπους θέσεων εργασίας που εργάζονται σε ένα γραφείο.Μπορεί μερικές φορές να χρησιμοποιηθεί συνώνυμα με λέξεις όπως ο διοικητικός βοηθός ή μπορεί να αναφέρεται στο προσωπικό υποστήριξης γραφείου που βοηθά το έργο των διοικητικών βοηθών, των εκτελεστικών βοηθών ή των γραμματείων.Ο μέσος βοηθός γραφείου μπορεί να λειτουργήσει μια ποικιλία θέσεων εργασίας στο περιβάλλον γραφείου και γενικά χρειάζεται βασικές δεξιότητες γραφείου για την εργασία.
Ο βοηθός γραφείου αυτού του τελευταίου τύπου μπορεί να κάνει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες εργασίες:
- Απάντηση τηλεφώνων
- Αρχείοκαι να οργανώσετε πληροφορίες
- Λάβετε μηνύματα
- Εκτέλεση ντετέκτινων
- Τύπος
- Καταχωρήστε δεδομένα ή επεξεργασία κειμένου
- Εργασία για να υποστηρίξετε άλλο προσωπικό γραφείου
- Λειτουργήστε εξοπλισμό γραφείου όπως φωτοαντιγραφικά ή μηχανήματα φαξ
- Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα προγράμματα όπως Microsoft Word , Excel
- Παρέχετε υποστήριξη πελατών
- Βοήθεια στη λογιστική γραφείου
Οι πιο προηγμένοι βοηθοί γραφείου θα μπορούσαν να είναι υπεύθυνοι για τη λειτουργία ενός γραφείου, την άμεση υποστήριξη στελεχών και την επίβλεψη άλλων υπαλλήλων γραφείου.Συνήθως όταν η υποστήριξη σε στελέχη ή υπαλλήλους υψηλού επιπέδου είναι πιο άμεση, ο βοηθός γραφείου μπορεί να ονομαστεί διοικητικός ή εκτελεστικός βοηθός.Εάν ο βοηθός γραφείου εποπτεύει άλλους υπαλλήλους, μπορεί να ονομαστεί διευθυντής γραφείου.
Συχνά, οι βοηθοί γραφείου πρέπει να είναι υπάλληλοι "Jack of All Trades".Πρέπει να έχουν καλές δεξιότητες δακτυλογράφησης, να είναι πρόθυμοι να λάβουν εντολές από άλλους υπαλλήλους, να είναι έτοιμοι να εργαστούν σε διάφορες ικανότητες και να έχουν τουλάχιστον αρχική γνώση του τυπικού λογισμικού γραφείου.Οι εργασίες μπορεί να διαφέρουν από μέρα σε μέρα και μπορεί να εξαρτώνται από τις τρέχουσες ανάγκες του γραφείου.Μπορεί να εισάγετε δεδομένα μια μέρα, να καταθέσετε το επόμενο και να αποσταλούν με φαξ ή να αποστέλλονται διαφημιστικά υλικά σε μια άλλη μέρα.Μερικές φορές, εάν το γραφείο βασίζεται σε εξυπηρέτηση πελατών, ο βαθμός στον οποίο είστε απασχολημένοι μπορεί να εξαρτάται από την κυκλοφορία των πελατών.
Ένας βοηθός γραφείου μπορεί να έχει ολοκληρώσει προγράμματα πιστοποιητικών μέσω εμπορικών σχολείων ή κοινοτικών κολλεγίων.Άλλοι έχουν διπλωμάματα γυμνασίου και λίγοι δεν έχουν ακόμη και αυτό.Οι κύριες δεξιότητες που αναζητούνται είναι η δυνατότητα να πληκτρολογείτε γρήγορα και με ακρίβεια, καλούς τρόπους τηλεφώνου, καλές δεξιότητες ανθρώπων και αποδεδειγμένη ικανότητα οργάνωσης.Άλλες εταιρείες θέλουν να βεβαιωθούν ότι μπορείτε να συνεργαστείτε με το λογισμικό γραφείου και ορισμένες εταιρείες απαιτούν από εσάς να κάνετε δοκιμές σε αυτό το λογισμικό για να επιδείξετε ικανότητα. "Όταν οι βοηθοί γραφείου είναι πραγματικά άμεσοι βοηθοί στους επαγγελματίες, οι δουλειές τους μπορεί να είναι πιο εστιασμένες.Θα κάνουν ουσιαστικά ό, τι απαιτούνται καθήκοντα γραφείου, ώστε ο επαγγελματίας να μην χρειάζεται.Οι διοικητικοί και εκτελεστικοί βοηθοί τείνουν να έχουν περισσότερη εμπειρία με το λογισμικό γραφείου και συχνά ενεργούν ως Go Betweens για τους πελάτες και τα στελέχη τους.Μπορούν να διαχειριστούν γραφεία και να προσλαμβάνουν και να πυρπολήσουν βοηθοί που μπορούν να τους βοηθήσουν με την εργασία τους στην υποστήριξη του επαγγελματία. "Δεδομένου ότι ο όρος μπορεί να σημαίνει τόσα πολλά πράγματα, το εύρος πληρωμών μπορεί επίσης να είναι μεταβλητή.Ο βοηθός γραφείου με ελάχιστες δεξιότητες γραφείου μπορεί να κάνει ελάχιστα τον ελάχιστο μισθό.Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν να διοικούν υψηλότερο μισθό, με μέσο μισθό στην περιοχή των δολαρίων ΗΠΑ 30.000 δολαρίων (USD).Πολλοί κάνουν πολύ περισσότερα από αυτό, ανάλογα με την εμπειρία τους και τις ευθύνες εργασίας τους.