Τι είναι ένας αρχειοθέτης;

Ένας καταγραφέας είναι υπάλληλος γραφείου που συνεργάζεται, οργανώνει και αποθηκεύει πληροφορίες όπως αναφορές, αρχεία, πρακτικά συνάντησης, βιβλία και διάφορα αλληλογραφία.Αυτός ή αυτή είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση των αρχείων κανονικών καθώς και εύκολα προσβάσιμων για άλλους εργαζόμενους ή εξωτερικούς χώρους όπως οι δικηγόροι που μπορεί να χρειαστούν τις πληροφορίες.Τα οικονομικά βιβλία, τα αρχεία και τα έσοδα της Companys πρέπει να διατηρούνται σε μια ενημερωμένη σειρά από έναν καταγραφέα για φορολογικούς σκοπούς.Τα οικονομικά αρχεία, όπως οι αποδείξεις, απαιτούνται για να αποδειχθούν οι πληροφορίες σχετικά με τις φορολογικές δηλώσεις της εταιρείας.Η διαχείριση των επιχειρηματικών χρηματοοικονομικών αρχείων χωρίζεται στις κύριες κατηγορίες εισπρακτέων και πληρωτέων.Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι η πληρωμή από τους πελάτες, ενώ οι πληρωτέες συναλλαγές είναι εξοπλισμός και άλλα αντικείμενα που αγοράζουν η εταιρεία.

Ένας καταγραφέας πρέπει να διατηρήσει έναν κατάλογο πελατών που έχουν καθυστερήσει στις πληρωμές τους, επειδή αυτό αντιπροσωπεύει ένα έλλειμμα ή μείωση, σε ό, τι θα έπρεπε να έχει λάβει η εταιρεία για πληρωμές σύμφωνα με την τιμολόγησή της.Τα τιμολόγια εκδίδονται κατά τη στιγμή που ένας πελάτης λαμβάνει ένα καλό ή υπηρεσία και αριθμείται σε διαδοχική σειρά.Οι πελάτες μετρητών πληρώνουν άμεσα τα τιμολόγια, ενώ όσοι έχουν πιστωτικούς λογαριασμούς πληρώνουν τον λογαριασμό τους κάθε μήνα ή άλλο συμφωνημένο με το χρονοδιάγραμμα.Οι καταγραφείς πρέπει να είναι βέβαιοι ότι όλα τα τιμολόγια υπολογίζονται.Οποιεσδήποτε ακυρωμένες εντολές πελατών επισημαίνονται ως άκυρες, ενώ οι δηλώσεις εκδίδονται στους πελάτες πιστωτικής.Οι δηλώσεις είναι έγγραφα που αποστέλλονται τακτικά σε πιστωτικούς πελάτες που περιλαμβάνουν τα ποσά που έχουν ή δεν έχουν καταβληθεί για τιμολόγια στους πιστωτικούς λογαριασμούς τους.

Οι αρχειοθέτες κατηγοριοποιούν τα μετρητά, τις πωλήσεις, τις μισθοδοσίες και τις εταιρείες αγορές σε πληροφορίες που είναι εύχρηστες που ταιριάζουν σε ένα συνολικό σύστημα, όπως λογισμικό λογιστικής λογιστικής.Στα ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα, οι αρχειοθέτες ενδέχεται να είναι υπεύθυνες για τη λήψη πληροφοριών τραπεζών Companys σε προγράμματα λογισμικού.Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων σε περίπτωση πυρκαγιάς γραφείου ή άλλης έκτακτης ανάγκης είναι μια άλλη κοινή ευθύνη.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας καταγραφέας μπορεί ακόμα να χρειαστεί να καταγράψει μερικές αποδείξεις και αντικείμενα σε ένα βιβλίο που κυβερνάει.Οι καταγραφείς είναι συχνά υπεύθυνοι για μικρά μετρητά και παρακολουθούν αγορές εφοδιασμού γραφείου.

Ένας αποτελεσματικός καταγραφέας οργανώνει και αρχειοθετεί τα αντικείμενα καθημερινά αντί να αφήνει τις αποδείξεις και τις πληροφορίες να συσσωρεύονται.Αυτή η καθημερινή τήρηση αρχείων αποτελεί το κύριο μέρος αυτού του τύπου εργασίας των εργαζομένων γραφείου, αλλά μπορεί να ανατεθεί και άλλες διοικητικές εργασίες.Οι καταγραφείς συχνά χρειάζονται λεπτά στις συναντήσεις, πριν από τη διανομή και αργότερα την αποθήκευση των πληροφοριών.