Ano ang isang recordkeeper?

Ang isang recordkeeper ay isang empleyado ng tanggapan na nagtatrabaho, nag -aayos at nag -iimbak ng impormasyon tulad ng mga ulat, file, minuto ng pulong, ledger at iba't ibang sulat.Siya ay may pananagutan sa pagpapanatiling maayos ang mga tala pati na rin madaling ma -access para sa iba pang mga manggagawa, o sa labas ng mga partido tulad ng mga abogado na maaaring mangailangan ng impormasyon.Ang isang mga libro sa pananalapi ng mga kumpanya, mga file at resibo ay dapat na panatilihin sa isang napapanahon na order ng isang recordkeeper para sa mga layunin ng buwis.

Ang mga talaan ng buwis ay dapat mapanatili at patuloy na na-update sa isang masusing paraan, kabilang ang mga breakdown ng mga gastos.Ang mga talaan sa pananalapi tulad ng mga resibo ay kinakailangan upang patunayan ang impormasyon sa mga pagbabalik ng buwis sa kumpanya.Ang pamamahala sa talaan ng pananalapi sa negosyo ay nahahati sa pangunahing mga kategorya ng natatanggap at mababayaran.Ang mga account na natatanggap ay ang pagbabayad na ginawa ng mga customer, habang ang babayaran ng mga transaksyon ay kagamitan at iba pang mga item na binili ng kumpanya.

Ang isang recordkeeper ay dapat mapanatili ang isang listahan ng mga kliyente na labis na nabayaran sa kanilang mga pagbabayad, dahil ang mga account na ito para sa isang kakulangan, o pagbawas, sa kung ano ang dapat na natanggap ng kumpanya para sa mga pagbabayad ayon sa pag -invoice nito.Ang mga invoice ay inisyu sa oras na ang isang customer ay tumatanggap ng isang mahusay o serbisyo at binibilang sa magkakasunod na pagkakasunud -sunod.Ang mga customer ng cash ay nagbabayad kaagad ng mga invoice, habang ang mga may credit account ay nagbabayad ng kanilang account sa bawat buwan o iba pang napagkasunduan sa iskedyul.Dapat siguraduhin ng mga recordkeepers na ang lahat ng mga invoice ay accounted para sa;Ang anumang kanseladong mga order ng customer ay minarkahan bilang walang bisa, habang ang mga pahayag ay inisyu sa mga customer ng kredito.Ang mga pahayag ay mga dokumento na ipinadala nang regular sa mga kliyente ng kredito na kasama ang mga halaga na mayroon sila o hindi bayad patungo sa mga invoice sa kanilang mga credit account.

Ang mga recordkeepers ay nag-uuri ng cash, sales, payroll at mga pagbili ng kumpanya sa madaling i-locate na impormasyon na umaangkop sa isang pangkalahatang sistema tulad ng computerized accounting software.Sa mga computer na sistema ng accounting, ang mga recordkeepers ay maaaring maging responsable sa pag -download ng isang impormasyon sa bangko ng kumpanya sa mga programa ng software.Ang pag -back up ng mga file sa kaso ng isang sunog sa opisina o iba pang emergency ay isa pang karaniwang responsibilidad.Sa ilang mga kaso, ang isang recordkeeper ay maaaring kailanganin pa ring i -record ang ilang mga resibo at mga item sa isang pinasiyahan na libro ng ledger.Ang mga recordkeepers ay madalas na namamahala sa maliit na cash at sinusubaybayan ang mga pagbili ng supply ng opisina.

Ang isang mahusay na recordkeeper ay nag -aayos at nag -file ng mga item araw -araw kaysa sa pagpapaalam sa mga resibo at pile up ng impormasyon.Ang nasabing pang -araw -araw na pag -record ay isang pangunahing bahagi ng ganitong uri ng trabaho sa mga manggagawa sa opisina, ngunit maaaring italaga ang iba pang gawaing pang -administratibo.Ang mga recordkeepers ay madalas na tumatagal ng ilang minuto sa mga pagpupulong, bago ipamahagi at kalaunan ay iniimbak ang impormasyon.