Người ghi âm là gì?

Một người ghi âm là một nhân viên văn phòng làm việc cùng, tổ chức và lưu trữ thông tin như báo cáo, tệp, biên bản cuộc họp, sổ cái và thư từ linh tinh.Anh ấy hoặc cô ấy có trách nhiệm giữ hồ sơ có trật tự cũng như dễ dàng truy cập cho các công nhân khác hoặc các bên bên ngoài như luật sư có thể cần thông tin.Một cuốn sách tài chính, hồ sơ và biên lai của Companys phải được giữ theo thứ tự cập nhật bởi một người ghi chép cho mục đích thuế. Hồ sơ thuế phải được duy trì và liên tục được cập nhật một cách kỹ lưỡng, bao gồm cả việc phân chia chi phí.Hồ sơ tài chính như biên lai là cần thiết để chứng minh thông tin về tờ khai thuế của công ty.Quản lý hồ sơ tài chính kinh doanh được chia thành các loại chính của khoản phải thu và phải trả.Tài khoản phải thu là thanh toán của khách hàng, trong khi các giao dịch phải trả là thiết bị và các mặt hàng khác mà công ty mua.

Một người ghi âm phải duy trì danh sách các khách hàng quá hạn trong các khoản thanh toán của họ, bởi vì điều này chiếm thâm hụt hoặc giảm, những gì công ty nên nhận được cho các khoản thanh toán theo hóa đơn.Hóa đơn được cấp tại thời điểm khách hàng nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ và được đánh số theo thứ tự liên tiếp.Khách hàng tiền mặt thanh toán hóa đơn ngay lập tức, trong khi những người có tài khoản tín dụng thanh toán tổng số tài khoản của họ mỗi tháng hoặc lịch trình khác theo lịch trình.Chủ lưu trữ phải chắc chắn tất cả các hóa đơn được tính đến;Bất kỳ đơn đặt hàng khách hàng bị hủy nào đều được đánh dấu là vô hiệu, trong khi các tuyên bố được ban hành cho khách hàng tín dụng.Báo cáo là các tài liệu được gửi thường xuyên cho các khách hàng tín dụng bao gồm số tiền họ có hoặc không trả cho hóa đơn trên tài khoản tín dụng của họ.Người giữ hồ sơ phân loại tiền mặt, bán hàng, bảng lương và mua hàng của công ty thành thông tin dễ đặt phù hợp với một hệ thống tổng thể như phần mềm kế toán máy tính.Trong các hệ thống kế toán được vi tính hóa, các chủ lưu trữ có thể chịu trách nhiệm tải thông tin ngân hàng của công ty vào các chương trình phần mềm.Sao lưu các tập tin trong trường hợp hỏa hoạn văn phòng hoặc trường hợp khẩn cấp khác là một trách nhiệm chung khác.Trong một số trường hợp, một người ghi âm vẫn có thể cần phải ghi lại một số biên lai và các mục trong một cuốn sách sổ cái cai trị.Chủ hồ sơ thường chịu trách nhiệm về tiền mặt nhỏ và theo dõi mua hàng cung cấp văn phòng.Một người ghi âm hiệu quả tổ chức và nộp các mục hàng ngày thay vì để biên lai và thông tin chồng chất.Lưu trữ hồ sơ hàng ngày như vậy là một phần chính của loại công việc nhân viên văn phòng này, nhưng các công việc hành chính khác có thể được chỉ định.Chủ lưu trữ thường dành vài phút tại các cuộc họp, trước khi phân phối và sau đó lưu trữ thông tin.