Τι είναι ένας λογαριασμός ελέγχου;

Ένας λογαριασμός ελέγχου είναι ένας συνοπτικός λογαριασμός στο πλαίσιο ενός χρηματοοικονομικού γενικού βιβλίου που συσσωρεύει τις λεπτομέρειες ενός λογαριασμού σε ένα θυγατρικό Ledger MDASH.Τα γενικά βιβλία παρακολούθησαν όλες τις οικονομικές συναλλαγές σε μια εταιρεία.Οι πληροφορίες που διαχειρίζονται σε θυγατρικό βιβλίο είναι η λεπτομέρεια που υποστηρίζει τις πληροφορίες σχετικά με το γενικό βιβλίο.Τα θυγατρικά βιβλία χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση μιας ποικιλίας αντικειμένων που συσσωρεύονται σε ένα γενικό βιβλίο, συμπεριλαμβανομένων των εισπρακτέων λογαριασμών, των πληρωτέων λογαριασμών, των αποθεμάτων και των εσόδων.Εκτός από τα ποσά των συναλλαγών, τα θυγατρικά βιβλία θα περιλαμβάνουν συχνά ονόματα, τοποθεσίες, περιγραφές και ημερομηνίες.Κάθε ένα από τα θυγατρικά στοιχεία του Ledger συνήθως θα έχει λογαριασμό ελέγχου στο γενικό βιβλίο.

Τα λογιστικά τμήματα χρησιμοποιούν τα ισορροπία δοκιμών που παράγονται από το γενικό βιβλίο κατά τη συσσώρευση μηνιαίων, τριμηνιαίων και ετήσιων οικονομικών στοιχείων.Γενικά, τα λογιστικά τμήματα σπάνια απαιτούν τον τύπο λεπτομέρειας που παρακολουθείται σε θυγατρικό βιβλίο.Για παράδειγμα, ένα τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών θα πρέπει να είναι σε θέση να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες πελατών, όπως έναν αριθμό τηλεφώνου, προκειμένου να επικοινωνήσει με έναν πελάτη σχετικά με τα μη καταβληθέντα υπόλοιπα.Ωστόσο, το τμήμα λογιστικής, κάτω από τις περισσότερες περιπτώσεις, θα προτιμούσε να βλέπει σύνολα εξαιρετικών απαιτήσεων και όχι στις πληροφορίες των πελατών που συνδέονται με συγκεκριμένες συναλλαγές.Κάθε φορά που ένα τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών ενημερώνει ένα ποσό που οφείλεται σε ένα αρχείο πελάτη, ο λογαριασμός ελέγχου στο γενικό βιβλίο ενημερώνεται με την αλλαγή, η οποία παρέχει άμεσα διαθέσιμη πρόσβαση στους συνολικούς εισπρακτέους λογαριασμούς.Μεταφορά πληροφοριών στο γενικό βιβλίο.Το χρονοδιάγραμμα των ενημερώσεων για τον έλεγχο των λογαριασμών εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, συμπεριλαμβανομένης της πολυπλοκότητας των εμπλεκόμενων συστημάτων, του μεγέθους της εταιρείας και ακόμη και του προγραμματισμού των στενών δραστηριοτήτων λογιστικής.Στις μεγαλύτερες εταιρείες, το γενικό σύστημα Ledger θα είναι συνήθως το δικό του ανεξάρτητο σύστημα λογισμικού, ξεχωριστό από τις θυγατρικές συνοπτικές που παρακολουθεί τις συναλλαγές για αντικείμενα όπως εισπρακτέους λογαριασμούς ή απογραφή.Οι λογαριασμοί ελέγχου σε καταστάσεις όπως αυτό ενδέχεται να μην είναι ενημερωμένοι καθ 'όλη τη διάρκεια του μήνα, επειδή ο προγραμματισμός της μεταφοράς πληροφοριών μεταξύ του θυγατρικού βιβλίου και του γενικού βιβλίου δεν είναι σε πραγματικό χρόνο.Οι μικρότερες επιχειρήσεις ενδέχεται να μην έχουν το ίδιο ζήτημα, διότι τα γενικά βιβλία και τα θυγατρικά βιβλία θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν σε ένα πακέτο λογισμικού.

Ένα από τα οφέλη των λογαριασμών ελέγχου είναι η πιθανότητα αύξησης του διαχωρισμού των καθηκόντων, πράγμα που είναι χρήσιμο για να συμβάλει στον περιορισμόΣφάλμα και απάτη.Πολλές φορές, τα άτομα που απαιτούνται για την παρακολούθηση των δεδομένων στα θυγατρικά της θυγατρικής είναι ξεχωριστά από αυτά που συσσωρεύουν τα οικονομικά στοιχεία.Ως εκ τούτου, όταν δημιουργούνται οι οικονομικές καταστάσεις, θα διεξαχθούν οι συμφωνίες μεταξύ λογαριασμών ελέγχου και θυγατρικών βιβλίων για να εξασφαλιστεί ότι θα αναφερθεί το σωστό υπόλοιπο για ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής.Τελικά, οι λογαριασμοί ελέγχου επιτρέπουν ευκολότερη και ταχύτερη συσσώρευση οικονομικών δεδομένων για λογιστικά τμήματα.