Tài khoản điều khiển là gì?

Một tài khoản kiểm soát là một tài khoản tóm tắt trong một sổ cái chung tài chính tích lũy các chi tiết của một tài khoản trong một sổ cái công ty con mdash;Các sổ cái chung theo dõi tất cả các giao dịch tài chính trong một công ty.Thông tin được quản lý trong một sổ cái công ty con là chi tiết hỗ trợ thông tin về sổ cái chung.Các sổ cái công ty con được sử dụng để theo dõi nhiều mặt hàng tích lũy trên sổ cái chung, bao gồm các tài khoản phải thu, tài khoản phải trả, hàng tồn kho và doanh thu.Ngoài số tiền giao dịch, các sổ cái công ty con thường sẽ bao gồm tên, vị trí, mô tả và ngày.Mỗi mục sổ cái công ty con thường có tài khoản kiểm soát trên sổ cái chung. Bộ phận kế toán sử dụng số dư thử nghiệm được tạo từ sổ cái chung khi tích lũy dữ liệu tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm.Nói chung, các bộ phận kế toán hiếm khi yêu cầu loại chi tiết được theo dõi trong một sổ cái công ty con.Ví dụ, bộ phận phải thu sẽ cần có khả năng truy cập thông tin khách hàng, chẳng hạn như số điện thoại, để có khả năng liên hệ với khách hàng về số dư chưa trả.Tuy nhiên, bộ phận kế toán trong hầu hết các tình huống, muốn xem tổng số các khoản phải thu chưa thanh toán chứ không phải thông tin khách hàng gắn liền với các giao dịch cụ thể.Bất cứ khi nào một bộ phận phải thu tài khoản cập nhật số tiền đến hạn trong hồ sơ khách hàng, tài khoản kiểm soát trong sổ cái chung được cập nhật với thay đổi, cung cấp quyền truy cập có sẵn vào tổng số tài khoản phải thu.Chuyển thông tin vào sổ cái chung.Thời điểm cập nhật để kiểm soát các tài khoản phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau, bao gồm sự phức tạp của các hệ thống liên quan, quy mô của tập đoàn và thậm chí cả việc lên lịch các hoạt động gần kết thúc kế toán.Trong các tập đoàn lớn hơn, hệ thống sổ cái chung thường sẽ là hệ thống phần mềm độc lập của riêng mình, tách biệt với các sổ cái công ty con theo dõi các giao dịch cho các mục như tài khoản phải thu hoặc hàng tồn kho.Các tài khoản kiểm soát trong các tình huống như thế này có thể không được cập nhật trong suốt tháng vì việc lên lịch chuyển thông tin giữa sổ cái công ty con và sổ cái chung không phải là thời gian thực.Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể không có cùng một vấn đề vì các sổ cái chung và sổ cái công ty con có thể được đưa vào một gói phần mềm.lỗi và gian lận.Thông thường, các cá nhân được yêu cầu theo dõi dữ liệu trong các sổ cái công ty con tách biệt với các cá nhân tích lũy dữ liệu tài chính.Do đó, khi báo cáo tài chính được tạo, việc đối chiếu giữa các tài khoản kiểm soát và sổ cái công ty con sẽ được tiến hành để đảm bảo số dư chính xác được báo cáo cho một mục dòng cụ thể.Cuối cùng, các tài khoản kiểm soát cho phép tích lũy dữ liệu tài chính dễ dàng và nhanh hơn cho các bộ phận kế toán.