Τι είναι ένα μικροσκοπικό κουπόνι μετρητών;

Ένα μικροσκοπικό κουπόνι μετρητών τοποθετείται σε ένα μικροσκοπικό ταμείο μετρητών όποτε τα χρήματα εκταμιεύονται εκ των προτέρων για μια μικρή αγορά.Τα μικρά κεφάλαια μετρητών είναι μικρά χρηματικά ποσά, συνήθως μεταξύ $ 100 και $ 250 δολάρια ΗΠΑ, που αφορούν τις παρεπόμενες αγορές για να αποφύγουν τη σύνταξη ελέγχου ή τη χρήση πιστωτικής κάρτας της εταιρείας.Τα κουπόνια μετρητών και το ποσό των χρημάτων μέσα στο ταμείο Petty Cash θα πρέπει πάντα να ισούται με το συνολικό αρχικό ποσό του ταμείου.

Τα μικρά μετρητά συνήθως εκταμιεύονται με δύο διαφορετικούς τρόπους: μέσω επιστροφών ή μέσω προκαταβολών.Οι αποζημιώσεις συμβαίνουν όταν έχει ήδη γίνει μια αγορά και παρέχεται μια απόδειξη ως τεκμηρίωση ότι ο παραλήπτης οφείλει τα χρήματα.Οι προκαταβολές συμβαίνουν όταν πρέπει να γίνει μια μικρή αγορά και τα χρήματα πρέπει να εκταμιεύονται πριν από την αγορά.Σε αυτή την περίπτωση, ένα κουπόνι μικρού μετρητών τοποθετείται στο ταμείο αντί για το ποσό που εκταμιεύεται.

Μια εταιρεία θα έχει συνήθως διαδικασίες που διέπουν τη χρήση και την παρακολούθηση του Ταμείου Petty Cash.Αυτές οι διαδικασίες θα περιγράφουν λεπτομερώς ποιες πληροφορίες απαιτούνται σε ένα κουπόνι μικρών μετρητών.Αυτό περιλαμβάνει συνήθως την ημερομηνία εκταμίευσης καθώς και το όνομα του ποσού, του σκοπού και του παραλήπτη.Ένα δείγμα Petty Cash Casher μπορεί να μεταφορτωθεί στο διαδίκτυο, να αγοράσει σε ένα κατάστημα εφοδιασμού γραφείου ή απλά να δημιουργηθεί εσωτερικά μέσα στην επιχείρηση ως ένα από τα έθιμα έντυπα του.

Ο θεματοφύλακας του Petty Cash Fund είναι συνήθως επόπτης κάποιου επιπέδου που έχει κερδίσειΗ εμπιστοσύνη της εταιρείας.Αυτός ή αυτή είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι κάθε δεκάρα του Petty Cash Fund αντιπροσωπεύεται μέσω απόδειξης ή ενός μικρού κουπονιού μετρητών.Μόλις παραληφθεί μια απόδειξη ή άλλη κατάλληλη τεκμηρίωση από το άτομο που πήρε τα μετρητά, η γραφειοκρατία θα πρέπει να επισυνάπτεται στο κουπόνι και να κατατεθεί ανάλογα.Γενικά παραμένει στον θεματοφύλακα να καθορίσει τον κατάλληλο λογαριασμό γενικού βιβλίου στον οποίο θα χρεώσει την αγορά.Το κοινό γενικό βιβλίο αντιπροσωπεύει τα παρεπόμενα έξοδα είναι οι προμήθειες γραφείου, οι επιστροφές στάθμευσης και άλλες μικρές αγορές.Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα χρήματα που λείπουν να εντοπίζονται και να εντοπίζονται νωρίς, ενώ το πρόβλημα μπορεί να διορθωθεί.Επιπλέον, αυτό διατηρεί τον θεματοφύλακα υπό έλεγχο, καθώς ακόμη και μικρά ποσά μετρητών μπορούν να κακοποιηθούν.Η κακομεταχείριση των μετρητών είναι μια κοινή μορφή υπεξαίρεσης σε μικρή κλίμακα και μπορεί εύκολα να προσθέσει μέχρι χιλιάδες δολάρια που λείπουν χρήματα για μια περίοδο των ετών, αν παραμείνουν ανεξέλεγκτες.