Τι είναι μια αναφορά εξόδων;

Μια αναφορά εξόδων είναι ένα έγγραφο που περιγράφει τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος ή κατά την εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας ή ανάθεσης.Μια αναφορά εξόδων μπορεί να είναι αρκετά ευρεία, μερικές φορές καλύπτοντας ολόκληρα τμήματα εντός μιας επιχείρησης ή οι εκθέσεις μπορούν να εξατομικευθούν, εφαρμόζοντας μόνο σε έναν υπάλληλο και εργασία.Τις περισσότερες φορές, οι εκθέσεις εξόδων χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση των δαπανών που καθίστανται απαραίτητες ενώ οι εργαζόμενοι εργάζονται εκτός του κανονικού περιβάλλοντος γραφείου.Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εκθέσεις εξόδων εξετάζονται από τους επικεφαλής των τμημάτων και στη συνέχεια μεταβιβάζονται στη λογιστική.

Μερικές φορές οι αναφορές εξόδων χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την επιστροφή των εργαζομένων.Αυτό ισχύει για έναν υπάλληλο που βρίσκεται εκτός του γραφείου και πρέπει να χρησιμοποιήσει τα δικά του κεφάλαια για δαπάνες που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις.Προκειμένου να επιστραφούν, ο εργαζόμενος αναμένεται συνήθως να καταθέσει μια αναφορά εξόδων, επισυνάπτοντας τις αποδείξεις που επιβεβαιώνουν τις δαπάνες.Πρόκειται για ένα προκαθορισμένο χρηματικό ποσό που έχει στη διάθεσή τους για χρήση όταν είναι μακριά από το γραφείο, αλλά ασχολείται με δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία.Οι εργαζόμενοι με λογαριασμούς εξόδων, αν και δεν χρησιμοποιούν τα δικά τους χρήματα, εξακολουθούν να απαιτούνται συνήθως για την υποβολή έκθεσης εξόδων για να τεκμηριώσουν τις δαπάνες τους.Σε πολλές περιπτώσεις, τα κεφάλαια λογαριασμών δαπανών κρατούνται σε πιστωτική ή χρεωστική κάρτα της εταιρείας που εκδίδεται στον μεμονωμένο εργαζόμενο.Αυτό ισχύει ιδιαίτερα με τους υπαλλήλους των οποίων οι θέσεις εργασίας απαιτούν να ταξιδεύουν ή να ξοδεύουν πολύ χρόνο μακριά από το γραφείο.Οι εργαζόμενοι που εργάζονται σε πωλήσεις συχνά ξοδεύουν πολύ χρόνο στο δρόμο και σε πολλές περιπτώσεις οι εργοδότες τους αποζημιώνουν για γεύματα ενώ ταξιδεύουν.Άλλες περιπτώσεις όπου τα γεύματα μπορούν να θεωρηθούν δαπάνες περιλαμβάνουν γεύματα όπου συζητούνται οι πραγματικές επιχειρήσεις ή σε περιπτώσεις ψυχαγωγίας πελατών.Τα έξοδα μεταφοράς, όπως τα αεροπορικά εισιτήρια, το ναύλο των αμαξοστοιχιών και η ενοικίαση αυτοκινήτων είναι επίσης συνήθως τεκμηριωμένα.Συνήθως, οι περισσότεροι τύποι αγαθών ή υπηρεσιών που απαιτούνται, ενώ ένας υπάλληλος βρίσκεται στη διαδικασία διεξαγωγής επιχειρήσεων θα μπορούσε να είναι επιλέξιμος για επιστροφή χρημάτων.

Οι περισσότερες εταιρείες παρακολουθούν προσεκτικά τις εκθέσεις εξόδων.Ψάχνουν για αιχμές στις δαπάνες ή άλλες ενδείξεις ότι ένας υπάλληλος μπορεί να είναι κακοδιαχείριση κεφαλαίων.Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργοδότες μπορούν να θέσουν όρια δαπανών σε ορισμένα στοιχεία.Για παράδειγμα, ο εργαζόμενος μπορεί να έχει ανώτατο όριο για το ποσό των χρημάτων που μπορούν να δαπανηθούν ανά διανυκτέρευση για διαμονή.Οποιαδήποτε κεφάλαια που δαπανήθηκαν πέρα από την κατανομή αυτή θα ήταν ευθύνη του εργαζομένου.