Báo cáo chi phí là gì?

Báo cáo chi phí là một tài liệu phác thảo các chi phí phát sinh trong suốt một khoảng thời gian cụ thể hoặc trong khi thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể.Một báo cáo chi phí có thể khá rộng, đôi khi bao gồm toàn bộ các bộ phận trong một doanh nghiệp hoặc các báo cáo có thể được cá nhân hóa, chỉ áp dụng cho một nhân viên và nhiệm vụ.Hầu hết thời gian, các báo cáo chi phí được sử dụng để ghi lại chi tiêu trở nên cần thiết trong khi nhân viên đang làm việc bên ngoài môi trường văn phòng bình thường.Trong hầu hết các trường hợp, báo cáo chi phí được xem xét bởi các trưởng bộ phận, sau đó được chuyển sang kế toán.Đôi khi các báo cáo chi phí được sử dụng riêng cho mục đích hoàn trả nhân viên.Điều này áp dụng cho một nhân viên ở bên ngoài văn phòng và phải sử dụng tiền của mình cho các chi phí liên quan đến kinh doanh.Để được hoàn trả, nhân viên thường dự kiến sẽ nộp một báo cáo chi phí, đính kèm các biên lai chứng thực chi tiêu. Một số nhân viên được cung cấp tài khoản chi phí.Đây là một số tiền được xác định trước được sử dụng để sử dụng khi họ rời khỏi văn phòng, nhưng tham gia vào các hoạt động liên quan đến công việc.Nhân viên có tài khoản chi phí, mặc dù không sử dụng tiền của chính họ, vẫn thường được yêu cầu nộp báo cáo chi phí để ghi lại chi tiêu của họ.Trong nhiều trường hợp, quỹ tài khoản chi phí được giữ trên một khoản tín dụng hoặc thẻ ghi nợ của công ty được cấp cho cá nhân nhân viên.

Ăn các bữa ăn thường được nộp cho các báo cáo chi phí.Điều này đặc biệt đúng với các nhân viên có công việc yêu cầu họ đi du lịch hoặc dành rất nhiều thời gian rời khỏi văn phòng.Nhân viên làm việc trong bán hàng thường dành nhiều thời gian trên đường và trong nhiều trường hợp, các nhà tuyển dụng hoàn trả cho họ cho bữa ăn trong khi họ đang đi du lịch.Các trường hợp khác trong đó các bữa ăn có thể được coi là một chi phí bao gồm các bữa ăn trong đó doanh nghiệp thực tế được thảo luận hoặc trong các trường hợp giải trí của khách hàng.Chi phí vận chuyển, như vé máy bay, giá vé xe lửa và cho thuê ô tô cũng thường được ghi nhận.Thông thường, hầu hết mọi loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết trong khi một nhân viên đang trong quá trình tiến hành kinh doanh đều có thể đủ điều kiện để hoàn trả. Hầu hết các công ty theo dõi cẩn thận các báo cáo chi phí.Họ tìm kiếm sự tăng đột biến trong chi tiêu hoặc các chỉ dẫn khác cho thấy một nhân viên có thể là các quỹ sai.Trong một số trường hợp, nhà tuyển dụng có thể đặt giới hạn chi tiêu cho một số mặt hàng nhất định.Chẳng hạn, nhân viên có thể có giới hạn về số tiền có thể dành cho mỗi đêm cho chỗ ở.Bất kỳ khoản tiền nào đã bỏ ra ngoài việc phân bổ đó sẽ là trách nhiệm của nhân viên.