Τι είναι η αυτοματοποιημένη λογιστική;

Η αυτοματοποιημένη λογιστική είναι μια προσέγγιση για τη διατήρηση ενημερωμένων λογιστικών αρχείων με τη βοήθεια λογιστικού λογισμικού.Το επιχειρηματικό λογισμικό αυτού του τύπου είναι συχνά διαμορφωμένο ώστε να επιτρέπει την εύκολη διασταυρούμενη απόσπαση των εισπρακτέων και υποχρεώσεων, εξαλείφοντας την ανάγκη να εισαγάγετε πολλαπλές δημοσιεύσεις προκειμένου να διατηρηθούν τα λογιστικά αρχεία σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές.Πολλά από τα πιο δημοφιλή αυτοματοποιημένα λογιστικά συστήματα μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να ταιριάζουν στις ανάγκες της εταιρείας που αγοράζουν το λογισμικό, καθιστώντας δυνατή τη δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών καθώς και τη χρήση των τυποποιημένων μορφών αναφοράς που περιλαμβάνονται στο πακέτο λογισμικού.

Η διαδικασία της αυτοματοποιημένης λογιστικής μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο κατά την απόσπαση πιστώσεων και χρεώσεων.Αντί να πρέπει να κάνετε καταχωρήσεις σε διαφορετικά βιβλία, όπως συμβαίνει με τις πιο παραδοσιακές μεθόδους, τα περισσότερα λογιστικά πακέτα λογισμικού είναι δομημένα ώστε να επιτρέπουν τη χειροκίνητη είσοδο της συναλλαγής σε ένα πεδίο σε μία σελίδα.Από εκεί, το λογισμικό συνδέει αυτόματα τη συναλλαγή σε όλα τα άλλα σχετικά αρχεία εντός του πακέτου λογισμικού.Μόλις εισαχθεί η συναλλαγή, τα δεδομένα θα συμπεριληφθούν σε οποιαδήποτε αναφορά που δημιουργείται που είναι δομημένη για να καλύψει την ημερομηνία αυτής της καταχώρησης.σε λογαριασμούς πιστωτικών καρτών και τραπεζών.Χρησιμοποιώντας τη διεπαφή που είναι ενσωματωμένη στο λογισμικό, οι πληρωμές μπορούν να μεταφερθούν στους πωλητές και να εφαρμοστούν αυτόματα στον κατάλληλο λογαριασμό προμηθευτή και τον αριθμό τιμολογίου εντός των λογιστικών αρχείων.Ταυτόχρονα, οι πελάτες μπορούν να παραδώσουν μια ηλεκτρονική πληρωμή μέσω συνδέσμων που το σύστημα περιλαμβάνει με τυχόν ηλεκτρονικά τιμολόγια που διανέμονται σε αυτούς τους πελάτες.Χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο για την υποβολή πληρωμής, το λογισμικό λαμβάνει αυτόματα την πληρωμή, το δημοσιεύει στον σωστό λογαριασμό πελατών και τον αριθμό τιμολογίου και στη συνέχεια δρομολογεί την πληρωμή στον τραπεζικό λογαριασμό που καθορίζεται από τον τελικό χρήστη.

Σήμερα, η αυτοματοποιημένη λογιστική θεωρείται βασική συνιστώσα των περισσότερων στρατηγικών για τον προγραμματισμό των πόρων των επιχειρήσεων ή τις στρατηγικές ERP.Τα ασφαλή χαρακτηριστικά και η εξοικονόμηση χρόνου μπορούν να αυξήσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα της λογιστικής ομάδας.Επιπλέον, το λογισμικό λογιστικής περιλαμβάνει χαρακτηριστικά που επιτρέπουν τη δημιουργία και τη διανομή ηλεκτρονικών τιμολογίων στους πελάτες είναι ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο.Η χρήση αυτών των χαρακτηριστικών καθιστά δυνατή τη λήψη πληρωμών σε σύντομο χρονικό διάστημα, είτε επειδή ο πελάτης είναι σε θέση να εγκρίνει την πληρωμή και να ταχυδρομήσει μια επιταγή σε λιγότερο χρόνο, είτε επειδή χρησιμοποιεί την επιλογή να υποβάλει ηλεκτρονική πληρωμή.Σε κάθε σενάριο, η εταιρεία επωφελείται από την αύξηση των αποδείξεων στις απαιτήσεις της σε σύντομο χρονικό διάστημα, δίνοντας την πρόσβαση των επιχειρήσεων σε περισσότερα μετρητά στο χέρι για να διαχειριστεί την καθημερινή λειτουργία.