Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη μορφοποίηση εγγράφων;

Η μορφοποίηση εγγράφων μπορεί μερικές φορές να είναι πολύ διαφανής σε έναν χρήστη και άλλες φορές μπορεί να είναι πολύ απογοητευτική.Ένας τρόπος για να επιτευχθούν καλά αποτελέσματα μορφοποίησης με ελάχιστη προσπάθεια είναι να είστε πολύ εξοικειωμένοι με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται.Μια άλλη συμβουλή είναι να διατηρηθεί η μορφοποίηση όσο το δυνατόν πιο απλή και να σκεφτεί πέρα από τη βασική λειτουργικότητα των διαθέσιμων εργαλείων, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο μέγιστο δυναμικό τους.Η γνώση του στόχου του μορφοποιημένου εγγράφου, είτε πρόκειται για εκτυπωτή, φορητή συσκευή είτε για ιστοσελίδα, μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή μηχανισμών μορφοποίησης εγγράφων που ενδέχεται να μην μεταφράζονται στο τελικό μέσο.Η κατανόηση των πτυχών του τρόπου με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο μπορεί να βοηθήσει στον ορισμό αντικειμένων, όπως εικόνες, έτσι φαίνεται επαγγελματική και έχει εξαιρετική ποιότητα όταν κάποιος εξάγει το έγγραφο.

Γνώση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί το λογισμικό επεξεργασίας εγγράφων είναι ζωτικήςμορφοποίηση.Αυτό που μπορεί να φαίνεται σαν ένα απλό σύνολο εργαλείων μπορεί να γίνει όλο και πιο πολύπλοκο καθώς οι αλληλεπιδράσεις τους με το κείμενο και ο ένας τον άλλον αρχίζει να παράγει απρόβλεπτα αποτελέσματα.Η περιτύλιξη κειμένου, τα διαλείμματα γραμμής, τα στρώματα και τα τοποθετημένα αντικείμενα, όπως τα κύτταρα υπολογιστικών φύλλων, μπορούν να πεταχτούν από συγκεκριμένα στυλ ή στοιχεία.Η μορφοποίηση μπορεί να φαίνεται τέλεια έως ότου εξαχθούν ή αποσταλούν σε εκτυπωτή.Γνωρίζοντας πώς και γιατί ένα πρόγραμμα λειτουργεί με τον τρόπο που μπορεί να εξαλείψει μεγάλο μέρος αυτής της απογοήτευσης.

Είναι σημαντικό να σχεδιάσουμε τη μορφοποίηση εγγράφων με το τελικό αποτέλεσμα στο μυαλό.Υπάρχει λίγος σκοπός στη χρήση χρωμάτων κλιπ σε έγγραφα που θα εκτυπωθούν σε ασπρόμαυρο.Ορισμένη σύνθετη μορφοποίηση, ειδικά συνδεδεμένα αντικείμενα μεταξύ σουιτών γραφείων, μπορεί να μην μεταφράζονται καλά σε ένα αρχείο γλωσσικής γλώσσας HyperText (HTML).Τα ηλεκτρονικά βιβλία, οι εκθέσεις ή τα διαφημιστικά φυλλάδια έχουν όλες τις συγκεκριμένες απαιτήσεις για τη μορφοποίηση τους που μπορούν να αλλάξουν το ποσό του περιεχομένου και της φύσης του σχεδιασμού.Χρησιμοποιώντας πρότυπα ή σχεδιάζοντας τη διάταξη ενός εγγράφου πριν ξεκινήσετε μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει προβλήματα.

Συχνά, η απλή μορφοποίηση εγγράφων είναι η πιο αποτελεσματική.Οι σύνθετες διατάξεις που περιλαμβάνουν πλαίσια ή πίνακες που είναι ένθετα μέσα σε άλλα τραπέζια ενδέχεται να μην γίνονται σωστά μέσω άλλης συσκευής ή προγράμματος.Ομοίως, δεν είναι ποτέ καλή ιδέα να χρησιμοποιείτε μεμονωμένους χώρους για μορφοποίηση.Τα εργαλεία μορφοποίησης στον επεξεργαστή θα πρέπει να χρησιμοποιούνται καθώς προορίζονταν για μορφοποίηση, χωρίς συντομεύσεις, για να εξασφαλίσουν τις υψηλότερες πιθανότητες άψογης παραγωγής.Μετακίνηση στον επεξεργαστή.Η δημιουργία μορφοποίησης εν κινήσει μπορεί να αναγκάσει έναν χρήστη να χάσει το μεγαλύτερο σχέδιο.Η προσπάθεια δημιουργίας περιεχομένου για τη μορφή, ενώ το άλμα από το ένα στοιχείο στο άλλο μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα ή σπασίματα στη μορφοποίηση.Με ένα σταθερό σχέδιο για τη μορφοποίηση εγγράφων και το περιεχόμενο στη θέση του μπροστά από το χρόνο, το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε ελάχιστα προβλήματα.