Những lời khuyên tốt nhất cho định dạng tài liệu là gì?

Định dạng tài liệu đôi khi có thể rất minh bạch đối với người dùng và những lần khác nó có thể rất bực bội.Một cách để đạt được kết quả định dạng tốt với nỗ lực tối thiểu là rất quen thuộc với chương trình đang được sử dụng.Một mẹo khác là giữ cho định dạng đơn giản nhất có thể và suy nghĩ vượt ra ngoài chức năng cơ bản của các công cụ có sẵn để chúng có thể được sử dụng với tiềm năng tối đa của chúng.Biết mục tiêu của tài liệu được định dạng, cho dù đó là máy in, thiết bị cầm tay hoặc trang web, có thể giúp tránh các cơ chế định dạng tài liệu có thể không chuyển sang phương tiện cuối.Hiểu các khía cạnh về cách sử dụng tài liệuđịnh dạng.Những gì có vẻ giống như một tập hợp các công cụ đơn giản có thể trở nên ngày càng phức tạp khi các tương tác của chúng với văn bản và nhau bắt đầu tạo ra kết quả không thể đoán trước.Kết thúc văn bản, ngắt dòng, các lớp và các đối tượng được chèn như ô bảng tính đều có thể bị loại bỏ bởi các kiểu hoặc yếu tố cụ thể.Định dạng thậm chí có thể xuất hiện hoàn hảo cho đến khi xuất hoặc gửi đến máy in.Biết cách thức và lý do tại sao một chương trình hoạt động theo cách nó có thể loại bỏ phần lớn sự thất vọng này.

Điều quan trọng là thiết kế định dạng tài liệu với kết quả cuối cùng trong tâm trí.Có rất ít mục đích trong việc sử dụng Color Clip Art trong các tài liệu sẽ được in màu đen và trắng.Một số định dạng phức tạp, đặc biệt là các đối tượng được liên kết giữa các bộ văn phòng, có thể không chuyển tốt thành tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HTML).Sách điện tử, báo cáo hoặc tờ rơi quảng cáo đều có các yêu cầu cụ thể cho định dạng của chúng có thể thay đổi lượng nội dung và bản chất của thiết kế.Sử dụng các mẫu hoặc vạch ra bố cục của một tài liệu trước khi bắt đầu có thể tiết kiệm thời gian và ngăn chặn các vấn đề.

Thông thường, định dạng tài liệu đơn giản là hiệu quả nhất.Các bố cục phức tạp liên quan đến khung hoặc bảng được lồng bên trong các bảng khác có thể không được hiển thị chính xác thông qua một thiết bị hoặc chương trình khác.Tương tự như vậy, không bao giờ là một ý tưởng tốt để sử dụng các không gian riêng lẻ để định dạng.Nên sử dụng các công cụ định dạng trong trình chỉnh sửa vì chúng được dự định để định dạng, không có các phím tắt, để đảm bảo khả năng đầu ra hoàn hảo cao nhất.Chuyển đến biên tập viên.Tạo định dạng trên con ruồi có thể khiến người dùng mất tầm nhìn thiết kế lớn hơn.Cố gắng tạo nội dung cho định dạng trong khi nhảy từ phần tử này sang phần tử khác có thể dẫn đến lỗi hoặc phá vỡ trong định dạng.Với một kế hoạch vững chắc cho định dạng tài liệu và nội dung tại chỗ trước thời hạn, kết quả cuối cùng có thể được hoàn thành trong các vấn đề tối thiểu.