Τι είναι το διάγραμμα ροής δεδομένων;

Ένα διάγραμμα ροής δεδομένων είναι μια δομημένη απεικόνιση δεδομένων που κινούνται μέσα και έξω από ένα σύστημα πληροφοριών.Η λεπτομέρεια μέσα σε ένα διάγραμμα ροής δεδομένων ποικίλλει ανάλογα με το επίπεδο που του έχει εκχωρηθεί.Γενικά, ένα διάγραμμα υψηλού επιπέδου έχει μόνο περιορισμένες πληροφορίες που περιλαμβάνονται μέσα σε αυτό, ενώ ένα διάγραμμα χαμηλότερου επιπέδου έχει πολύ πιο λεπτομερείς πληροφορίες.Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται από μια ομάδα ανάπτυξης για τη διαχείριση των δεδομένων μέσα σε ένα σύστημα πληροφοριών. "Καθώς μια ομάδα αναπτύσσει ένα σύστημα πληροφόρησης, δημιουργεί ένα διάγραμμα ροής δεδομένων για να τεκμηριώσει τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες θα εισέλθουν και θα βγουν από το σύστημα.Αρχικά, αυτές οι πληροφορίες δημιουργούνται σε πολύ υψηλό επίπεδο, με μόνο τα όρια του συστήματος πληροφοριών που περιλαμβάνονται στο διάγραμμα.Καθώς η ομάδα αναπτύσσει περισσότερη λειτουργικότητα του συστήματος πληροφοριών, κάθε μία από τις διαδικασίες εντός του συστήματος μπορεί να συμπεριληφθεί στο διάγραμμα ροής δεδομένων.Αυτό το διάγραμμα βοηθά την ομάδα να καθορίσει πού θα αποθηκευτούν τα δεδομένα για να υποστηρίξουν το σύστημα.Τα εξωτερικά συστήματα μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε ένα δεδομένο σύστημα πληροφοριών.Αυτές οι ανταλλαγές μεταξύ των συστημάτων τεκμηριώνονται έτσι ώστε οι αναλυτές να μπορούν να παρακολουθούν κάθε αλληλεπίδραση του συστήματος.Τέτοιες αλληλεπιδράσεις είναι σημαντικές πληροφορίες στη διαδικασία διαχείρισης δεδομένων κάθε οργανισμού.

Οι κυβερνητικοί νόμοι και κανονισμοί απαιτούν διαχείριση και αποθήκευση ορισμένων δεδομένων.Οι κανονισμοί αυτοί διαφέρουν ανάλογα με τη βιομηχανία.Το διάγραμμα ροής δεδομένων βοηθά κάθε οργανισμό να διαχειριστεί τον τρόπο με τον οποίο ο οργανισμός θα ανταποκρίνεται στις κυβερνητικές απαιτήσεις για την αποθήκευση δεδομένων.Ορισμένοι κανονισμοί απαιτούν αποθήκευση για παρατεταμένες χρονικές περιόδους.Ο οργανισμός πρέπει να σχεδιάσει ανάλογα για την κατάλληλη ποσότητα αποθήκευσης δεδομένων.

Τα διαγράμματα ροής δεδομένων βοηθούν επίσης τις εκθέσεις σχεδιασμού της ομάδας ανάπτυξης και τη λειτουργικότητα της οθόνης καθώς το σύστημα πληροφοριών συνέρχεται.Η ομάδα πρέπει να γνωρίζει πού να συλλέξει τα δεδομένα προκειμένου να τα παρουσιάσει στον τελικό χρήστη.Ενώ το ίδιο το διάγραμμα ροής δεδομένων δεν αντιμετωπίζει τη λειτουργικότητα του συστήματος, τεκμηριώνει ποιο σύστημα είναι υπεύθυνο για την αποθήκευση ενός συγκεκριμένου έργου δεδομένων.Η ομάδα ανάπτυξης χρησιμοποιεί τις πληροφορίες ροής δεδομένων για να περιγράψει στη λειτουργική της τεκμηρίωση όπου θα κοιτάξει για να βρει πληροφορίες που θα εμφανιστεί για τον τελικό χρήστη.

Κάθε οργανισμός έχει ένα σύνολο διαγραμμάτων ροής δεδομένων για να τεκμηριώσει τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στα συστήματα πληροφοριών του οργανισμού.Αυτό το σύνολο διαγραμμάτων χρησιμοποιείται για τη σωστή διαχείριση και ικανοποίηση των απαιτήσεων αποθήκευσης δεδομένων του οργανισμού.Οι απαιτήσεις αποθήκευσης δεδομένων κάθε οργανισμού καθορίζονται από τον ίδιο τον οργανισμό προκειμένου να συμμορφωθούν με διάφορους κυβερνητικούς κανονισμούς και άλλες νομικές απαιτήσεις.