Τι είναι ο έλεγχος τεχνολογίας;

Ο πρωταρχικός σκοπός ενός τεχνολογικού ελέγχου είναι να δημιουργηθεί ένας ακριβής κατάλογος όλων των τεχνολογικών εξοπλισμού και προγραμμάτων που ανήκουν ή λειτουργούν από έναν οργανισμό.Υπάρχουν τρεις τομείς εστίασης για έναν τεχνολογικό έλεγχο: υλικό, λογισμικό και υποδομή.Ο έλεγχος τεχνολογίας συνήθως ολοκληρώνεται μία φορά το χρόνο ως μέρος των διαδικασιών του τέλους του έτους.

Τα δεδομένα που συλλέγονται κατά τη διάρκεια ενός τεχνολογικού ελέγχου χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία ενός στιγμιότυπου του τρέχοντος επιπέδου επενδύσεων στην τεχνολογία της πληροφορίας.Για οικονομικές καταστάσεις, οι αποτιμήσεις εξοπλισμού μπορούν να ενημερωθούν με βάση τον έλεγχο.Η άλλη χρήση για αυτά τα δεδομένα είναι η δημιουργία σημείων αναφοράς για μακροπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα τεχνολογικά σχέδια.

Το πρώτο βήμα που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός τεχνολογικού ελέγχου είναι να δημιουργηθεί ένα φύλλο εργασίας απογραφής για υλικό, λογισμικό και υποδομή.Τα δεδομένα από το προηγούμενο έτος χρησιμοποιούνται ως σημείο εκκίνησης, τότε διεξάγεται έλεγχος αποθεμάτων.Οι περισσότερες λίστες απογραφής περιλαμβάνουν τη θέση κάθε εξοπλισμού, το οποίο είναι το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε.Κάθε κομμάτι εξοπλισμού επιθεωρείται για να επιβεβαιώσει την τοποθεσία του και να καθορίζει την κατάλληλη τιμή του.Οι συμφωνίες αδειοδότησης λογισμικού εξετάζονται για τον προσδιορισμό των οφειλόμενων πληρωμών και του αριθμού των διαθέσιμων αδειών.

Το επόμενο στάδιο ενός τεχνολογικού ελέγχου είναι η προσαρμογή της αξίας που αναφέρεται στις οικονομικές καταστάσεις για τον τεχνολογικό εξοπλισμό ώστε να αντικατοπτρίζει την τρέχουσα αγοραία αξία.Τα αποτελέσματα του τεχνολογικού ελέγχου χρησιμοποιούνται για να αποφασίσουν ποιος εξοπλισμός είναι παρωχημένος, μειώνοντας την τιμή στο μηδέν.Αυτό μπορεί να βασίζεται στην ηλικία του εξοπλισμού ή των προβλημάτων υλικού που σχετίζονται με τον εξοπλισμό.

Οι έλεγχοι τεχνολογίας συνήθως ολοκληρώνονται από τα μέλη του προσωπικού υποστήριξης λειτουργίας.Ένα ορισμένο επίπεδο γνώσεων πληροφορικής απαιτείται για να εντοπίσει σωστά κάθε κομμάτι εξοπλισμού και τη θέση των δωματίων διακομιστή και των καλωδίων δικτύωσης.Σε μεγάλους οργανισμούς, οι γραμμικοί κώδικες και οι σαρωτές χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση του εξοπλισμού καθώς μεταφέρονται καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.

Ο έλεγχος τεχνολογίας λογισμικού είναι λιγότερο χρονοβόρος για να ολοκληρωθεί, διότι είναι απλώς θέμα επανεξέτασης των συμφωνιών παραχώρησης άδειας χρήσης για όλο το λογισμικό που αγοράστηκε.Το πιο σημαντικό μέρος αυτού του τύπου ελέγχου είναι να επιβεβαιωθεί ο πραγματικός αριθμός των αδειών που χρησιμοποιούνται και το συνολικό κόστος της σύμβασης.Πολλές συμβάσεις λογισμικού περιλαμβάνουν μια συμφωνία επιπέδου υπηρεσιών που αναφέρει αναβαθμίσεις, τη διάρκεια της υποστήριξης για την τρέχουσα έκδοση και το σχετικό κόστος.Τα έξοδα της σύμβασης πρέπει να συγκριθούν με το πραγματικό κόστος προκειμένου να διαχειρίζεται σωστά αυτή η σχέση.Η επένδυση σε έναν τεχνολογικό έλεγχο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του στρατηγικού σχεδιασμού της τεχνολογίας της πληροφορίας.