Τι είναι ένα αρχείο λεπτομερειών;

Ένα αρχείο λεπτομερειών είναι ένα αρχείο υπολογιστή που καταγράφει ένα συμβάν ή μια συναλλαγή που έχει συμβεί.Για το λόγο αυτό, ονομάζεται επίσης αρχείο συναλλαγής.Τα αρχεία λεπτομερειών αποτελούνται από μια σειρά πεδίων πληροφοριών που αποτελούν εγγραφή υπολογιστή.Τα πεδία μπορούν συχνά να χρησιμοποιηθούν για την αναζήτηση σε ολόκληρη τη συλλογή αρχείων λεπτομερειών που δημιουργούνται.Τα αρχεία λεπτομερειών συνήθως έχουν ένα πεδίο κλειδιού που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κριτήριο αναζήτησης, όπως ο αριθμός των εργαζομένων, ο αριθμός λογαριασμού πελατών, η ημερομηνία ή άλλες σημαντικές πληροφορίες.

Μια συλλογή αρχείων λεπτομερειών ή αρχείων συναλλαγών αποθηκεύεται και υποβάλλεται σε επεξεργασία από ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών.Κάθε αρχείο λεπτομερειών αποθηκεύεται για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα εντός του συστήματος επεξεργασίας συναλλαγών εάν πληροί ένα σύνολο κριτηρίων διατήρησης.Για παράδειγμα, το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών μπορεί να προγραμματιστεί για να διατηρήσει μόνο ένα αρχείο λεπτομερειών που έχει πλήρη εγγραφή στην οποία όλα τα πεδία κατέχουν έγκυρα δεδομένα.

Κάθε αρχείο λεπτομερειών είναι ένα σημαντικό κομμάτι πληροφοριών που πρέπει να ανακτηθούν και να υποβληθούν σε επεξεργασία από το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών ως μέρος των κανονικών διαδικασιών λειτουργίας μιας επιχείρησης.Για παράδειγμα, ένα αρχείο λεπτομερειών μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη οικονομική συναλλαγή.Προκειμένου να γίνει πληρωμή, το αρχείο λεπτομερειών πρέπει να συλληφθεί και να υποβληθεί σε επεξεργασία.Το αρχείο θα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με ποιον να πληρώσει, πόσο να πληρώσει και γιατί γίνεται η πληρωμή, καθώς και οποιοδήποτε άλλο πεδίο που προγραμματίζεται το σύστημα υπολογιστών για να συλλάβει.

Υπάρχουν διάφορα χαρακτηριστικά ενός συστήματος επεξεργασίας αρχείου και συναλλαγών λεπτομερειών που είναι σημαντικά για την αποδοτική απόδοση του συστήματος.Τα αρχεία λεπτομερειών θα πρέπει να σχεδιάζονται για ταχεία επεξεργασία, ώστε να μπορούν να μεταδοθούν, να επεξεργαστούν και να αποθηκευτούν το συντομότερο δυνατό.Το σύστημα που μεταδίδει τα αρχεία λεπτομέρειας πρέπει να είναι αξιόπιστο, έτσι ώστε να μην έχουν χαθεί ή να μην είναι εσφαλμένα αρχεία.Τα αρχεία λεπτομερειών πρέπει να τυποποιηθούν για να είναι αποτελεσματικά.Έχοντας τον ίδιο σχεδιασμό για κάθε αρχείο λεπτομερειών σημαίνει ότι το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών μπορεί να επεξεργαστεί γρήγορα το αρχείο.Τέλος, τα αρχεία λεπτομέρειας πρέπει να είναι προσβάσιμα μόνο υπό ορισμένες συνθήκες, έτσι ώστε να διατηρηθεί η ακεραιότητα των πληροφοριών.

Τα αρχεία λεπτομερειών μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία με διαφορετικούς τρόπους.Μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία σε μια παρτίδα σε ορισμένες προκαθορισμένες ώρες κάθε μέρα, εβδομάδα ή μήνα.Θα μπορούσαν αντ 'αυτού να υποβληθούν σε επεξεργασία αμέσως ή σε πραγματικό χρόνο, όπως κατά τη διάρκεια των ηλεκτρονικών συναλλαγών.Τα μέσα επεξεργασίας των αρχείων εξαρτώνται από τις ανάγκες της επιχείρησης και τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες του πελάτη.