Τι είναι το αυτοματοποιημένο φωνητικό ταχυδρομείο;

Το αυτοματοποιημένο φωνητικό ταχυδρομείο είναι ένας συγκεκριμένος τύπος συστήματος τηλεφωνικών μηνυμάτων.Παρόμοια με τη λήψη μηνυμάτων τηλεφώνου από έναν μηχανισμό απαντήσεων, το αυτοματοποιημένο φωνητικό ταχυδρομείο παραδίδει ένα φωνητικό μήνυμα ψηφιακά και χωρίς τη χρήση πρόσθετου αυτόνομου εξοπλισμού.Μόλις ένα μήνυμα, γνωστό και ως μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου, αποθηκεύεται σε έναν διακομιστή, οι προοριζόμενοι παραλήπτες μπορούν να ανακτήσουν αυτά τα μηνύματα, συνδεόμενοι σε ένα σύστημα μέσω τηλεφώνου και ακούγοντας την αναπαραγωγή μιας φωνητικής εγγραφής.Τα φωνητικά μηνύματα, το αυτοματοποιημένο φωνητικό ταχυδρομείο λειτουργεί επίσης ως ένας τρόπος για τη δρομολόγηση των εισερχόμενων κλήσεων.Αυτό χρησιμοποιείται συνήθως σε επιχειρήσεις και οργανισμούς με πολλούς υπαλλήλους ή τμήματα.Προσφέροντας στους καλούντες πολλαπλές επιλογές φωνητικού ταχυδρομείου, τα άτομα είναι σε θέση να επιλέξουν τον τρόπο καθοδήγησης των κλήσεων τους στα κατάλληλα μέρη.Αυτό γίνεται επιλέγοντας μία ή περισσότερες προτροπές που απαιτούν από τους καλούντες να πατήσουν τους αντίστοιχους αριθμούς στο pad dial του τηλεφώνου πριν από την προώθηση μιας κλήσης.Εισερχόμενες κλήσεις, λήψη μηνυμάτων και κλήσεις διαδρομής.Ενώ οι εταιρείες εξακολουθούν να απασχολούν συνήθως ρεσεψιονίστ και τηλεφωνικούς φορείς, ο αυτοματοποιημένος τηλεφωνητής συχνά επικαλείται για κλήσεις μετά την ώρα ή για να λάβει μηνύματα όταν ένας υπάλληλος έχει απομακρυνθεί από το γραφείο του.Τα μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου εμποδίζουν τους καλούντες να λαμβάνουν απασχολημένα σήματα ή να αποτρέψουν το παρατεταμένο χτύπημα του τηλεφώνου όταν ένα άτομο δεν είναι σε θέση να το απαντήσει.Ταυτόχρονα, οι καλούντες είναι σε θέση να αφήσουν μηνύματα σχετικά με τη φύση της κλήσης τους, καθώς και τα καλύτερα στοιχεία επικοινωνίας τους, έτσι ώστε ο λόγος για την κλήση τους να μπορεί να αντιμετωπιστεί με επιστρεφόμενη κλήση.είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό στα περισσότερα προσωπικά κινητά τηλέφωνα και χρησιμοποιείται συχνά σε οικιακά σταθερά και συστήματα τηλεφώνου VoIP.Ορισμένοι τύποι συστημάτων τηλεειδοποίησης προσφέρουν επίσης μια επιλογή φωνητικού ταχυδρομείου, όπως και οι εταιρείες που προσφέρουν εικονικούς αριθμούς τηλεφώνου.Δεν είναι ασυνήθιστο ένα άτομο να έχει περισσότερες από μία συσκευές ή αριθμό τηλεφώνου με έναν σχετικό λογαριασμό φωνητικού ταχυδρομείου για τη συλλογή εισερχόμενων μηνυμάτων.

Ενώ ένα αυτοματοποιημένο φωνητικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται κυρίως για τη δρομολόγηση κλήσεων και τη συλλογή τηλεφωνικών μηνυμάτων, μπορούν επίσης να καταγραφούν εξερχόμενα μηνύματα.Τέτοια μηνύματα περιλαμβάνουν συνήθως αιτήματα για έναν καλούντα να αφήσει ένα μήνυμα αφού ζητηθεί από ένα ειδικό τόνο, αλλά πολλά εξερχόμενα μηνύματα περιέχουν σχετικές πληροφορίες που οι χρήστες ενδέχεται να βρουν χρήσιμες στην επιχείρηση ή για προσωπικές γνώσεις.Παραδείγματα περιλαμβάνουν εξερχόμενα αυτοματοποιημένα μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου σχετικά με ειδικές εκδηλώσεις, τοποθεσία υπαλλήλου ή σημαντικά μηνύματα εξυπηρέτησης πελατών.